【正文】 合部負(fù)責(zé)對公司文書、科技和財務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。公司檔案全宗見附表1。第七章 電腦檔案的管理第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責(zé)任人。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、安全、完整 第二章 歸檔范圍第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍第六條 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項(xiàng)目批文、合同第九條 公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）第十條 各分公司及各部門工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽(yù)資料第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。第三篇：公司檔案管理制度檔案管理制度第一章 總則第一條 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。利用檔案的單位和個人未經(jīng)上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。第七條 會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。資料均應(yīng)該歸檔。會計期間分為、半、季度和月度。工程項(xiàng)目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項(xiàng)目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項(xiàng)目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。項(xiàng)目檔案號=分類號+案卷順序號。、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項(xiàng)目整理。、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按、工程整理。(2)在公司各類工程項(xiàng)目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。收集范圍包括立項(xiàng)文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件等。項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則。工程項(xiàng)目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。，受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理。，由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。、膠片進(jìn)行檢查。聲像檔案的管理:,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明?！龃鎯﹄娮游募妮d體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。必要時,復(fù)制第三套,異地保存?！雒糠蓦娮游募柙陔娮游募怯洷碇械怯洝！鐾ㄓ密浖a(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)?！鲇糜嬎銠C(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。計算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。對存放的照片要定期檢查。■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全?！鲂枰L期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上?！霰緲?biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等?！鲭娮游募怯洷砣绻瞥呻娮颖砀?應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。■計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件?！鲇梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性?！鲈?9。 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可借閱。未經(jīng)許可不得私自涂改。電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交。會計類檔案資料保存期應(yīng)按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。: 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報告,經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重程度做出相應(yīng)處理決定。,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。,編制歸檔目錄。,對文件、材料等的安全性、保密性負(fù)責(zé),并且忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作,并建立獨(dú)立的檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。經(jīng)營運(yùn)行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。 聲像檔案的管理： 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明?！龃鎯﹄娮游募妮d體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。必要時，復(fù)制第三套，異地保存?！雒糠蓦娮游募柙陔娮游募怯洷碇械怯洝！鐾ㄓ密浖a(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)?！鲇脪呙鑳x等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集?！霰４媾c紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。 文件檔案的管理： 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。 年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報總經(jīng)理。 項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部，歸檔存放。■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》，連同原文件一并存檔、備案。 工程檔案（土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營；水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長期保存；會計類檔案資料保存期應(yīng)按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由銷毀檔案材料的所屬部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷。 借用存檔文件資料時，檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級，要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準(zhǔn)。 檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃，按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。 公司檔案工作實(shí)行二級管理。第一篇：建筑公司檔案管理制度檔案管理制度為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全面加強(qiáng)公司各部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理，促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門的各項(xiàng)工作更好的服務(wù)，公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)，制定本公司的檔案管理制度。具體的主要分類包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律，法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。 堅持平時整理。 保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。 會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財務(wù)核對和審批工作。 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。 借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況，檔案管理員立即向綜合部部長報告，經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重程度做出相應(yīng)處理決定。特殊情況下，外單位來人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。 檔案保存期限： 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。檔案交接時，雙方當(dāng)面點(diǎn)清，并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。 工程竣工檔案管理： 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi)，項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目，并上報各相關(guān)主管部門審核合格后，裝訂成冊，上交綜合部，辦理檔案移交手續(xù)。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。按先后順序整齊存放，并填寫《竣工檔案登記明細(xì)表》，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長審批。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留?！鲇梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性?！鲇捎嬎銠C(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 收集、積累方法：■及時按照要求制作電子文件備份。 歸檔要求：■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年?！稣掌淖匀粡垜?yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。,是指公司在各項(xiàng)建筑施工。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理。 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督,指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類存放,便于利用和歸檔。 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃,按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準(zhǔn)。涉及知識產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn)保管。 檔號編制方法■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類號、(一級分類、