【正文】 ，須客戶服務中心總經(jīng)理批準 ，如需 調(diào)出或 復制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須 經(jīng)客戶服務中心總經(jīng)理和物業(yè)分公司總經(jīng)理 兩級 批準 ， 并由有關(guān)檔案人員記錄去向和跟蹤有關(guān)信息資料及其 銷毀情況 。 第 二十 九 條 檔案資料的銷毀 資料，由 檔案室 負責人妥善處理，不得作其他用途或當作廢紙出售 （請參 見附件 十 《檔案鑒定與銷毀目錄》） ； 。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。其它以此類推。 檔號結(jié)構(gòu)： 2020 1Y1 件號（第一 件） 保管期限（永久： Y） 類型編號（如：文書類） 組卷年度（綜合檔案組卷年度） 2）傳統(tǒng)方式組卷 （建議客服中心用此種組卷方式） ：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。按各樓盤管理處的資產(chǎn)設備立項、購置、安裝、使用、維護等過程形成的資料裝盒組卷，其中包括使用指南或說明書等。保管期限一般為永久。聲像檔案中照片（附：底片）、錄音帶等按形成時間分類型分別編順序號。 實物檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 錦旗， 獎牌， 獎杯， 題詞， 其它。每 10 年給定一個目錄序號。 聲像檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 照片， 錄音帶， 錄像帶， 磁盤、光碟等。 檔號結(jié)構(gòu)： YH X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（第一棟） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（業(yè)戶檔案類） 人事檔案： 人事檔案的目錄代字為 RS，類別號為 5。其它的類型可按此原則分類。工程檔案的一級屬類以各樓盤客戶服務中心為單位順序編號為 3……，二級屬類根據(jù)類型分為 綜合類（房屋資料、驗收資料等）， 圖類（規(guī)劃圖、管網(wǎng)圖等）， 維修類（維修請示、批復、價目 表等）， 其它類（系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、年檢報告、安全鑒定書等）。按年度 — 問題（內(nèi)容） — 保管期限 件號組卷。歸還時，以此作為銷賬記錄。銷毀完畢須在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字； 應及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 第 九 章 檔案資料管理和鑒定 第 二十 六 條 檔案室 的設置 檔案室 原則上分為綜合檔案室和資料保管室，并且?guī)旆吭瓌t上要求獨立，下屬各客戶服務中心可根據(jù)自身實際情況， 是否 設置 與檔案室分開的 獨立 資料 保管室 。 各物業(yè)分公司于 每 年 6 月 30日 和 12月 31日 前 分別 將整理好的 半年的 檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往 集團物業(yè)管理中心 備案。 第十 六 條 移交： 各客戶服務中心暫時不用并需要長期 保存的檔案可 定 期移交物業(yè)分公司 檔案室 保存 ， 主要 包括 實物檔案、聲像檔案等， 資料類檔案由各客服中心自行保存不需移交 （移交相關(guān)表格請參 見附件二《檔案移交書》、附件 三 《檔案移交案卷目錄表》、附件 四 《卷內(nèi)目錄》） 1. 資料歸檔前 各 客戶服務中心 檔案資料管理員 須按類整理好，并填寫檔案資料移交表， 履行移交手續(xù)； 2. 移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務中心檔案資料管理員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章 ； 3. 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務中心交接人各留存一份 ； 4. 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室 簽字確認，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 （ 6）物業(yè)租賃材料。 （ 2） 人事管理相關(guān) 材料。因此，業(yè)戶檔案資料的管理是各客戶服務中心檔案工作的重點。 第十三條 物業(yè)分公司 主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料： 公章和相關(guān)證照由 物業(yè)分公司 統(tǒng)一管理 ； 、公函、工作計劃和上級來文、國家與當?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)等檔案資料。物業(yè)分公司主要收集和保管 分 公 司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料， 下屬各客戶服務中心具體管理 各自的 物業(yè)檔案和資料 。 第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理 金碧物業(yè)有限公 司 各 分公司 及各下屬客戶服務中心有關(guān)存檔資料檔案，維護檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。 第五條 物業(yè)管理中心在集團檔案中心的指導下，對其內(nèi)部檔案進行保存、利用和管理，制定有關(guān)檔案管理的方針 、 政策 和指導意見等 ，并可根據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用 、復制 各 物業(yè)分公司或各客戶服務中心的有關(guān) 檔案和 資料 。 第 十一 條 檔案資料專員崗位職責 ： （ 1） 貫徹執(zhí)行《檔案法》、《恒大地產(chǎn)集團檔案管理制度》 、 《 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 》等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務知識，并負責起草和 完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心檔案資料管理工作相關(guān)規(guī)章制度； （ 2） 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責物業(yè)分公司各類檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化 建設 ； （ 3） 督促分公司各部門及下屬各客戶服務中心檔案資料的移交工作。主要包括分公司 所簽訂的合同資料， 監(jiān)察職能部門對分公司進行檢查的書面及取證材料以及分公司固定資產(chǎn)相關(guān)材料 ； ； 、聲像類檔案，包括各種電子檔案。在盒上面?zhèn)溆邢鄳獧n案標簽，將制作好的檔案標簽貼在檔案盒（夾）的側(cè)立面距頂部 3CM 位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。各客戶服務中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設文件、委外、合作文件。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀念品。 第 六 章 歸檔 檔案資料檢 查 第 十 八 條 物業(yè)分公司的檔案資料工作 應 納入日常管理當中。借出的檔案資料 一般不超過 7 天，超過 7 天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15天者，對相關(guān)責任人進行失職問責處理 ，在借閱期間造 成重要資料丟失者，對相關(guān)責任人進行失職問責并報上級領導部門處理； 、拍照、復制檔案資料，凡 經(jīng)允許摘抄、復制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對； ，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還； 實物檔案一般不外借，聲像檔案資料應以復印件提供利用。標準溫度 1424℃，標準濕度 4560%；聲像類庫房溫度宜 1824℃，相對濕度宜 3545%； （ 3）庫房內(nèi)盡力按分類設置，檔案資料柜（架）應按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽光直射并便于通風，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號，編制檔案 資料存放位置索引。 第三十 二 條 因管理或使用不當，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復制與轉(zhuǎn)借他人等情況，將根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相關(guān)責任人相應處分。 下屬各客戶服務中心可根據(jù)開盤時間依次編號為 1， 2， 3……例如： HD2（ NJ01）表示金碧 物業(yè)南京分公司恒大金碧天下客戶服務中心， HD2（ NJ02）表示金碧物業(yè)南京分公司恒大綠洲客戶服務中心，其他以此類推。目錄編號每 10 年為一個目錄字段。工程檔案按個樓盤管理處以每類所形成的資料分別組卷裝盒，每個類目可立卷若干。 檔號結(jié)構(gòu)： ZC X .1 .1 1 盒（件）號（第一件） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（資產(chǎn)類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（資產(chǎn)檔案類） 業(yè)戶檔案： 業(yè)戶檔案的目錄代字為 YH，類別號為 4。保管期限一般為長期。 檔號結(jié)構(gòu)： SX X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（照片類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（聲像檔案類） 實物檔案： 實物檔案（榮譽檔案）的 目錄代字為 SW，類別號為 7。 需提供附件 （鑒定與銷毀） 聯(lián)系人 電話 申請部門意見： 鑒定小組意見： 公司領導意見： 備注： 恒大地產(chǎn)集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定 附件 十 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 鑒定與銷毀案卷目錄表 鑒定人： 鑒定時間： 年 月 日 卷號 總登記號﹡ 檔號﹡ 案卷題名 編制 案卷 頁數(shù) 保管 期限﹡ 密級﹡ 鑒定意 見 備注 單位 /部門 時間 注： ﹡ 由物業(yè) 分公司 填寫 恒大地產(chǎn)集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定