【正文】 要求 ：以下主要是指檔案類歸檔內(nèi)容的歸檔要求，資料類檔案歸檔時要求按日期分類裝訂，以方便自行 保存、查閱即可 1. 各 物業(yè)分公司及下屬客服中心 按照本管理 辦法的歸檔范圍及歸檔日期要求及時、準確、規(guī)范 地進行 歸檔； 2. 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全 ； 歸檔案卷應(yīng)進行分類、排列， 并加蓋檔號章、 裝盒、編制檔案目錄 ； 3. 幅面一般采用標準 A4型 （ 297mmx210mm)， 圖樣折疊時標題欄露在右下角。 非 A4 圖幅 圖紙 可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成 A4 規(guī)格，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅，圖表欄露 在外面 ； 4. 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如 使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等 ，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆， 字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔， 簽字蓋章手續(xù)完備 ； 5. 歸檔的文件原則上一律為原件 （除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外） ，要盡量追加原件，必要時復(fù)印件 并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔； 6. 熱敏傳真紙不能直 接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處； 7. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù) 以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整； 8． 歸檔資料必須準確記 錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出 來 ； 9. 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合 集團檔案中心規(guī)定的 歸檔規(guī)范和標準， 并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等 文字信息， 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。 第 六 章 歸檔 檔案資料檢 查 第 十 八 條 物業(yè)分公司的檔案資料工作 應(yīng) 納入日常管理當(dāng)中。 第 十 九 條 物業(yè)分公司負責(zé)檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)并考核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作 。統(tǒng)計匯總下屬各客服中心歸檔資料目錄清單，定期對 下屬各客服服務(wù)中心 檔案 的 歸檔 工作 進行 實地 檢 查 ，主要 檢 查其歸檔資料完整性、及時性、準確性，并對 檢 查結(jié)果進行記錄 。 第 二十 條 物業(yè)分公司 所屬的 檔案資料管理工作接受集團 地區(qū)地產(chǎn)公司檔案室 和 物業(yè)管理中心 的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。 集團物業(yè)管理中心不定期對各物業(yè)分公司的檔案管理工作進行抽查或?qū)嵉貦z查， 包括各物業(yè)分公司 檔案管理、分公司對下屬樓盤檔案監(jiān)督檢查情況、移交檔案的及時性等方面。 各物業(yè)分公司于 每 年 6 月 30日 和 12月 31日 前 分別 將整理好的 半年的 檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往 集團物業(yè)管理中心 備案。 第 七 章 檔案資料的 利用 第 二十一 條 檔案資料借閱基本程序 檔案資料借閱使用時，僅在檔案室查閱 一般 資料 ， 辦理普通登記手續(xù)即可；查閱重要密級資料，須履行檔案借閱審批手續(xù) （ 具體各項檔案借閱審批權(quán)限請參見附件一 ） ；且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印 （相關(guān)表格請參 見附件 五 《檔案借閱申請表》、附件 六 《檔案借還登記表》） 。 第 二十二 條 檔案資料借閱事項規(guī)定 ，并及時辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料 一般不超過 7 天，超過 7 天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15天者，對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)處理 ，在借閱期間造 成重要資料丟失者，對相關(guān)責(zé)任人進行失職問責(zé)并報上級領(lǐng)導(dǎo)部門處理； 、拍照、復(fù)制檔案資料，凡 經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對； ，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還； 實物檔案一般不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。 第二十 三 條 檔案資料密級確定及管理 密級分為機密、秘密、 普通三等級 ，密級事項劃分詳見檔案資料歸檔范圍； ，只能在 檔案室 內(nèi)查閱； ， 且 檔案室 內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖； 的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴肅處理。 第二十 四 條 各 物業(yè)分公司應(yīng)注意保護業(yè)主和住戶的個人信息， 業(yè)主個人信息檔案只保存在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中， 如需調(diào)用調(diào)閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等 個人 隱私信息 ，須客戶服務(wù)中心總經(jīng)理批準 ，如需 調(diào)出或 復(fù)制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須 經(jīng)客戶服務(wù)中心總經(jīng)理和物業(yè)分公司總經(jīng)理 兩級 批準 ， 并由有關(guān)檔案人員記錄去向和跟蹤有關(guān)信息資料及其 銷毀情況 。 第 八 章 檔案資料分類及編目原則 第二十 五 條 詳見附件 七 《檔案分類 及 編目規(guī)定》及附件 八 《檔案 分類體 系一覽表》 。 第 九 章 檔案資料管理和鑒定 第 二十 六 條 檔案室 的設(shè)置 檔案室 原則上分為綜合檔案室和資料保管室，并且?guī)旆吭瓌t上要求獨立，下屬各客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實際情況， 是否 設(shè)置 與檔案室分開的 獨立 資料 保管室 。 若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放 ， 但在室內(nèi) 須 分類明確， 至少保證具有相對獨立的空間并能保 證資料的安全與完備 。 ： （ 1）庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施， 禁止 放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材，標示 禁止 煙火標志； （ 2）庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。標準溫度 1424℃，標準濕度 4560%；聲像類庫房溫度宜 1824℃，相對濕度宜 3545%； （ 3）庫房內(nèi)盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽光直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號，編制檔案 資料存放位置索引。 第 二十 七 條 檔案資料統(tǒng)計 12月 31日前對檔案資料的收進、移出 、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計； 、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整； 總經(jīng)理，下屬各客戶服務(wù)中 心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報客戶服務(wù)中心總經(jīng)理； 4. 統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際。 第 二十 八 條 檔案資料的鑒定 料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料 主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀； 定后仍無法確定其保存價值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定 （請參見附件 九 《檔案鑒定申請表》） ； ，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見； ，年代或名稱 判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。 第 二十 九 條 檔案資料的銷毀 資料，由 檔案室 負責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或當(dāng)作廢紙出售 （請參 見附件 十 《檔案鑒定與銷毀目錄》） ； 。監(jiān)銷人應(yīng)認真復(fù)核 做銷毀的 檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字； 應(yīng)及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 第 十 章 獎罰 第 三十 條 集團物業(yè)管理中心根據(jù) 每 年 檢查結(jié)果 對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的單位、部門或個人， 將給予相應(yīng)表彰或獎勵 等 。 第三十 一 條 對于工作不負責(zé)，未認真貫徹執(zhí)行集團公司及 集團 物業(yè)管理中心檔案工作要求 的物業(yè)分公司 ，導(dǎo)致檔案管理工作混亂， 集團 物業(yè)管理中心 對檔案管理具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 將提出薪資、職務(wù)或獎金降級的建議，或提 請對其進行 失職問責(zé) 的處罰 。 第三十 二 條 因管理或使用不當(dāng)，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，將根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處分。 物業(yè)管理中心 二 00八年七月二日 附件一 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍及審批權(quán)限參考表 類別 序號 歸檔范圍 歸檔時 間 保管期限 密級 審批權(quán)人 備注 一、檔案類 綜合檔案 文書檔案 證照 1 物業(yè)分公司及下屬客戶服務(wù)中心各類證照、公司 章程、啟用印信和印模登記等 辦理完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 文件 2 以物業(yè)分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報、合同、協(xié)議、統(tǒng)計表、紀要、制度及分公司領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上的重要講話等 文件發(fā)出即歸檔 長期 秘密 各種重要決定、決議、紀要、合同、協(xié)議由 所屬 機構(gòu) 總經(jīng)理審批，其他文件可直接到檔案管理員處借閱 公函 3 集團公 司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物管中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示，包括請示、報告、規(guī)定、批復(fù)、證明、委托書、承諾函、對外函件等 批辦完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 所屬機構(gòu) 行政人事部經(jīng)理及 以上 計劃總結(jié) 4 物業(yè)分公司及下屬客戶服務(wù)中心年度、季度和月度重要節(jié)點工作計劃及總結(jié)、會議紀要、表彰大會材料等 批辦完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 上級 來文 5 與物業(yè)分公司職能有密切關(guān)系或由物業(yè)分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件 收文后三個工作日以內(nèi) 長期 秘密 政策法規(guī) 6 國家及部 門頒布的物業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)、條例 頒布 一個月 內(nèi) 長期 普通 所屬機構(gòu)行政人事部經(jīng)理及 以上 7 省市政府職能部門頒布的物業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)、條例 頒布 一個月 內(nèi) 長期 普通 8 物業(yè)管理協(xié)會發(fā)布的規(guī)章制度 發(fā)布 一個月 內(nèi) 長期 普通 管 理 監(jiān) 9 監(jiān)察職能部門對物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心工作進行重要檢查的書面及取證材料，包括：檢查方案、總結(jié)分析、檢查報告、照片（含底片）、光盤等 取得公司領(lǐng)導(dǎo)批示后一個工作日內(nèi)部門歸檔完畢，定期集中移交物業(yè) 分公司 本部 檔案室 長期 機密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 察 檔 案 10 物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心經(jīng)營中出現(xiàn)的重大違規(guī)、違紀以及重大事故的調(diào)查報告、處理意見等 長期 機密 合 同 檔 案 11 物品采購、工程建設(shè)、工程委托、清潔、綠化、 服裝等合同 合同簽訂后即歸檔 長期 秘密 所屬機構(gòu) 總經(jīng)理 12 廣告設(shè)計、宣傳和發(fā)布合同，以及各類品牌宣傳 載體的拍攝制作等合同 長期 秘密 13 房屋租賃、商鋪租賃、場地租賃等經(jīng)營合同 合同期滿后兩年 秘密 牽涉糾紛等特殊情況的長期保存