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2024-09-04 19:01本頁面
【正文】 由檔案管理員分類建立目錄。 資料整理及登記目錄：各單位資料管理員、檔案管理員對追蹤收集到的合格資料進行整理，整理時應確保完全按照《資料及檔案管理明細表》的規(guī)定進行明確分類，同時按《資料及檔案管理明細表》及其說明的規(guī)定在自己電腦文件夾中登記形成資料、檔案的電子目錄，確保檔案目錄無遺漏。確保在組卷裝訂前的資料查找有序、快捷。 在裝袋時必須將密不可分的文件資料應依時間序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 檔案立卷、裝訂： 立卷時須編制好卷內(nèi)檔案目錄及內(nèi)容摘要，把文件的收/發(fā)單位、標題、日期，以及檔案的銷毀時間等項目填寫清楚（當有復印件存放入其它類別檔案中，必須在目錄中予以標明） 。 檔案裝訂時必須確保檔案整齊，裝訂牢固，如有皺折、破損，應先整補，后裝訂,檔案在項目驗收后一月內(nèi)裝訂。尺寸不統(tǒng)一時必須折疊或裝裱為 A4 幅面的尺寸，卷厚不得超過 3cm。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字頁正面的右上角和反面的左上角編上連續(xù)的頁號，不允許有缺號。 電子檔案的保管：對需歸檔的電子檔案材料清晰、完整、有效。光盤（或其他存貯器）需專門放在專用電子檔案柜或光盤存放箱中，豎放且遠離陽光直射和磁場。重要電子檔案的備份和刻錄由檔案管理員負責完成。各單位應努力做到檔案信息及時錄入、智能檢索化和利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。歸檔資料按件分類、排列、編號、編目、裝盒、有序歸集。 檔案保管： 檔案保管工作應做到四不：不散——不使檔案分散。**機構(gòu)7不丟——檔案不丟失、不泄密。 案卷以案卷號排列次序裝入專用的檔案盒（或檔案袋） ，置于檔案柜內(nèi)保存。嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。 檔案保密守則: 不該說的機密，不說； 不該問的機密，不問； 不該看的機密，不看； 不該記錄的機密，不記錄； 利用：檔案主要用于查閱和參考分析。 移交：指已形成檔案，在原檔案管理員處經(jīng)過一段時間管理的檔案的交接。如有需移交作為檔案保管的，移交和接收人須按本文規(guī)定移交和驗收，須確保檔案齊全完整，達到標準化要求，按檔案管理明細規(guī)定，不屬于檔案也無需再利用的必須按本文規(guī)定流程進行銷毀。 銷毀：檔案管理員在每年年末按《資料及檔案管理明細表》規(guī)定的各檔案的保管年限結(jié)合歸檔檔案目錄按以下流程清理應銷毀檔案。《檔案資料銷毀清單》經(jīng)批準后，檔案管理員應在責任經(jīng)理指定監(jiān)督人監(jiān)督下銷毀檔案,并在《檔案資料銷毀清單》上簽字， 《銷毀清單》應保存?zhèn)洳椤?對于需作廢的圖紙和資料，需蓋上作廢章并保存目錄。： 違反上述規(guī)定的人員，據(jù)情節(jié)輕重給予 50—500 元處罰以及警告直至解雇，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任。 擅自向外界提供檔案或檔案信息。9．4 未及時上報歸檔或管理失職。:一級代碼為文件類型拼音首個大寫；二級代碼為年號；三級代碼為流水號
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