公司檔案管理制度模板(文件)
【正文】 等損壞。 檔案室要注意防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防微生物、防污染。 所有部門自行管理的檔案、資料在項(xiàng)目實(shí)施完畢后，均須由內(nèi)業(yè)全面清理，形成目錄且擬定處理意見，提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)需求識別后，再提交檔案管理員存檔，當(dāng)檔案管理員認(rèn)為不屬歸檔范圍的，再提交行政人事經(jīng)理作檔案管理需求識別后處置。 經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案,由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀清單》 ，報單位責(zé)任經(jīng)理和其上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。便于對照查閱。 涂改、偽造檔案。附件一：檔案移交表序號 文件名稱 數(shù)量 類型 移交部門 移交人/日期 接收人/日期 備注**機(jī)構(gòu)9附件二：檔案借閱登記表序號 文件名稱 借閱時間 借閱人 檔案員 歸還時間 歸還人附件三：員工檔案查閱申請表申請部門 申請人 職務(wù) 查閱理由 申請部門領(lǐng)導(dǎo) 申請部門分管領(lǐng)導(dǎo) 人力資源部經(jīng)理 檔案管理員 查閱日期 。 未按手續(xù)向他人借閱、外帶或越級查閱檔案。 毀損、丟失或擅自銷毀檔案，視情況給予 50200 元處罰。 檔案被銷毀后，檔案管理員在分類帳上注明“已銷毀” ， 并標(biāo)明《檔案資料銷毀清單》編號和銷**機(jī)構(gòu)8毀時間，并同時在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中對這部分文件進(jìn)行注明（不必刪除的可不刪除） 。 無論檔案管理員或資料管理員離職或調(diào)動，必須按《資料及檔案管理明細(xì)表》中本崗位所管理的所有檔案目錄逐項(xiàng)進(jìn)行盤點(diǎn)式清理。凡已歸檔的檔案一律不允許私自借閱，必須經(jīng)《明細(xì)表》規(guī)定的查閱權(quán)限人同意方可借閱。 檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)的保密規(guī)定。不亂——不使檔案互相混亂。 檔案的歸檔：按《資料及檔案管理明細(xì)表》要求收集的檔案資料屬歸檔范圍。項(xiàng)目公司檔案信息應(yīng)及時錄入，由檔案管理員負(fù)責(zé)利用光盤實(shí)現(xiàn)擋案發(fā)全文存儲。 包括聲像在內(nèi)的電子檔案在目錄中必須詳細(xì)登記事由、時間、地點(diǎn)、重要人物、背景、攝錄者等，聲像資料必須是原版、清晰、完整。 主類別中的檔案須是原件或原始資料，檔案除圖紙外應(yīng)統(tǒng)一使用 A4 紙。與同一單位簽訂的所有的補(bǔ)充合同、會議紀(jì)要、合同附件等文件均需與主合同跟帖在一起。保證目錄與實(shí)物檔案一致。 各資料管理員必須按檔案管理員的要求對資料進(jìn)行甄別、分類、整理。 移交的記錄證據(jù)：在實(shí)物資料、檔案移交過程中，接收方的檔案管理員、資料管理員必須對照清單逐一驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，移交雙方在打印出的《檔案移交表》流程表單上簽字確認(rèn)并注明移交時間及驗(yàn)收情況，移交清單一式 2 份，交接雙方各執(zhí) 1 份備查。 資料的移交： 各單位資料管理員和其他提交責(zé)任人必須按照《資料及檔案管理明細(xì)表》規(guī)定在規(guī)定時間內(nèi)，向檔案管理員移交資料，確保及時歸檔。在管理過程中主要強(qiáng)調(diào)機(jī)要檔案和普通檔案。詳細(xì)內(nèi)容見附件《資料及檔案管理明細(xì)表》
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