【正文】 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 第一部分： 組織結(jié)構(gòu)與部門劃分 (一 ) XXX 集團組織結(jié)構(gòu) 圖 (二 ) XXX 有限公司組織結(jié)構(gòu)圖 XXX 有限公司 董事長 商務(wù)中心 X 制造中心 商務(wù)中心經(jīng)理 制造中心經(jīng)理 經(jīng)管 管理部 財務(wù)部 行政 辦公室 采購部 技術(shù) 質(zhì)量部 生產(chǎn)部 銷售部 綜合 辦公室 集團 董事長 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (三 ) XXX 有限公司 商務(wù)中心重點部門 崗位圖 （ 1）銷售部 （ 2）經(jīng)營管理部 建設(shè)： （ 1） 可以 把辦事處及經(jīng)銷商納入經(jīng)營管理部。 （ 2）報價主管及合同主管暫由一人負責(zé)即可。 銷售部經(jīng)理 國際貿(mào)易部 經(jīng)理 國內(nèi)貿(mào)易部 經(jīng)理 辦事處事業(yè)部經(jīng)理 經(jīng)銷商事業(yè)部經(jīng)理 外貿(mào) 業(yè)務(wù) 商務(wù) 代表 商務(wù) 內(nèi)勤 外貿(mào) 內(nèi)勤 經(jīng)營管理部 經(jīng)理 合同管理主管 報價管理主管 發(fā)貨內(nèi)勤 技術(shù)支持 制單內(nèi)勤 報價內(nèi)勤 貨款管理 內(nèi)勤 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (四 ) XXX 有限公司 部門職能描述 部門名稱 經(jīng)營管理部 部門負責(zé)人職位 經(jīng)管部經(jīng)理 說明： 經(jīng)營管理部受營銷總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)，直接向營銷總監(jiān)報告工作。 部門主要職能： 1. 負責(zé)商務(wù)中心的總體管理工作； 2. 協(xié)助公司制定總體營銷戰(zhàn)略、銷售計劃、量化目標，并分解目標，及時調(diào)整策略 及計劃，制定糾正措施，對各部門工作計劃進行督辦和檢查。 20. 公司行政類的各項事務(wù)。其部門職責(zé)主要是全力負責(zé)所 屬區(qū)域的銷售工作， 鞏固、開拓市場，確保銷售回款目標的完成 。 12. 其他相關(guān)職責(zé)。 其主要職責(zé) 是 公司財務(wù)活動的控制和管理，是企業(yè)經(jīng) 營管理工作的核心部門 部門主要職能： 1. 貫徹執(zhí)行國家財經(jīng)方針、政策、制度，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行嚴格的核算和監(jiān)督，參與公司經(jīng)營決策，增收節(jié)支、降低成本，促進公司完成經(jīng)營目標。 3. 切實做好記帳、算帳、對帳、報帳工作，做到手續(xù)完備、數(shù)字準確、帳目清楚、月清月結(jié)、按期結(jié)算。 5. 負責(zé)公司日常財務(wù)核算，參與公司的經(jīng)營管理。 7. 收集公司經(jīng)營活動情況、資金動態(tài)、營業(yè)收入和費用開支的信息資料、進行分析并提出建議，定期向總經(jīng)理匯報。 9. 根據(jù)公司資金運作情況，合理調(diào)配資金，確保公司資金正常運轉(zhuǎn)。 11. 收入有關(guān)單據(jù)、費用支付、應(yīng)收帳款的審核及帳務(wù)處理。 13. 積極為經(jīng)營管理服務(wù)，使企業(yè)取得較好的經(jīng)濟效益； 14. 與工廠、門市對帳， 會同有關(guān)部門及時回收貨款，及其他銷售收入，清理債權(quán)債務(wù)。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 生產(chǎn)部 部門負責(zé)人職位 生產(chǎn)部經(jīng)理 說明： 生產(chǎn) 部受 生產(chǎn) 部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)， 向制造中心經(jīng)理直接匯報工作。 部門主要職能： 1. 根據(jù)公司經(jīng)營部下達的生產(chǎn)任務(wù)， 合理安排生產(chǎn)，按期交貨 。 3. 負責(zé)本公司生產(chǎn)設(shè)備、工裝、轉(zhuǎn)運工具的使用管理，組織實施設(shè)備、工裝的安裝調(diào)試、維修、保養(yǎng)。 5. 執(zhí)行物耗控制計劃和定額，提高生產(chǎn)效益； 6. 實施 工藝改進和技術(shù)改造，提高勞動生產(chǎn)率； 7. 加強質(zhì)量管理，降低質(zhì)量投訴率、返工率； 8. 積極做好修廢利舊工作，降低成本； 9. 建立高效生產(chǎn)組織及生產(chǎn)秩序，認真組織、合理安排、均衡生產(chǎn)。 11. 加強員工的思想文化、專業(yè)技術(shù)教育，培養(yǎng)優(yōu)秀員工隊伍。其主要職能是 收集各類行業(yè)信息，采購滿足市場，滿足生產(chǎn)需要的各類主、輔料及各項生產(chǎn)用品。 2. 負責(zé)對供方提供的樣品進行檢驗，評估與驗證參與對采購的原、輔料和貨物樣品進行監(jiān)督和封存。 4. 負責(zé)采購合同所規(guī)定事項的執(zhí)行，全過程質(zhì)量控制、檢驗、評定和監(jiān)督。 6. 負責(zé)催收貨款。 8. 掌握市場信息，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用。 匯總各系統(tǒng)的物資需求計劃，平衡采購計劃。 13. 采購物資的報驗和入庫工作。 15. 采購合同、檔案及各種表單的保管與定期歸檔工作。其主要職責(zé)是 原材料和成品的質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)控和 本公司的 技術(shù)管理。 2. 制定并組織實施年度質(zhì)量工作計劃。 4. 負責(zé)檢驗、測量和監(jiān)控裝置的使用、保管、檢測。 6. 組織 不合格品的審理、處置、及復(fù)檢工作，參與各種質(zhì)量評審、售后服務(wù)和質(zhì)量培訓(xùn)工作。 9. 現(xiàn)有產(chǎn)品在設(shè)計上的研究、改良與規(guī)范。 11. 對代理商、客戶及其他部門提供產(chǎn)品的技術(shù)支持。 13. 參與產(chǎn)品特殊要求的評 審和嚴重不合格品、技術(shù)質(zhì)量問題的分析和處理，以及對現(xiàn)場執(zhí)行工藝紀律的檢查、考核。 15. 負責(zé)公司技術(shù)培訓(xùn)的講授工作。主要是為制造中心提供各項行政性事務(wù)支持并做好后勤工作。 2. 制造中心 文件、資料的收發(fā)、登記、編號 、歸檔及保管。 4. 制造中心 人事作業(yè)程序、待遇研究、改進及人員的招聘、任免、考勤、考績、差假、遷調(diào)、獎懲等事宜的辦理。及時調(diào)處治安糾紛，防止矛盾激化，開展社會治安綜合治理，積極開展 “創(chuàng)安 ”活動及創(chuàng)建文明單位工作。 7. 負責(zé)公司房產(chǎn)、房屋維修、環(huán)境衛(wèi)生、綠化、職工生活、職工福利等后勤方面的管理工作。 9. 其 他無管部門和工作的管理。 對于特殊情況下產(chǎn)生運費的支付方式： （ 1） 在我方按合同交期履行的情況下，如客戶要求發(fā)快遞或德邦卡車航班、空運等其它加急方式，我方不承擔(dān)加急部分的費用。 （ 3） 對于整個合同需分批發(fā)貨且都要求送貨的情況下，如因客戶原因造成，我方只承擔(dān)合同條款中所約定的送貨地址的送貨費用；如因制造中心不能滿足交期而造成的分批發(fā)貨需履行運費審批手續(xù)，經(jīng)制造中心認可后因分批發(fā) 貨所產(chǎn)生的費用由制造中心承擔(dān)。 （ 5） 因售后而產(chǎn)生的運費，由責(zé)任方承擔(dān)。如未按此原則執(zhí)行，產(chǎn)生的費用由直接經(jīng)手人承擔(dān)，公司不予支付或報銷。 公司產(chǎn)品的銷售銷售底價為公司商務(wù)保密內(nèi)容，未經(jīng)許可不得隨意泄漏。 在進行報價提出以前，銷售人員必須盡量正確地收集客戶各項信息，必須慎重考慮有無洽談?wù)劭鄣男枨笄倚枰袑嵚鋵嵥鶊螽a(chǎn)品是否的確是最佳 配置，技術(shù)人員及報價人員應(yīng)給予有利的報價前的各項評審。低于底價銷售的須經(jīng)過董事長的特殊批準同意。 報價單提出后，銷售人員應(yīng)及時跟蹤并提供準確的反饋，并根據(jù)反饋做出相應(yīng)的價格或銷售策略調(diào)整。 在報價過程中，應(yīng)加強非價格競爭策略，如進 行售前服務(wù)，推薦適用產(chǎn)品，必要有提供樣機；與客戶進行技術(shù)交流，更行產(chǎn)品研討等等。 編制 /日期 審核 /日期 批準 /日期 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (二 ) 合同管理辦法及規(guī)范 標 題 合同管理辦法及規(guī)范 版 本 編 碼 生效日期 年 月 日 執(zhí)行主體 監(jiān)督主體 考評主體 為規(guī)范本公司合同管理工 作，增強公司在經(jīng)濟、技術(shù)交往活動中的自我保護、自我約束及自我發(fā)展的能力，提高合同的簽約質(zhì)量及履約率，防范與控制合同風(fēng)險，維護公司的合法權(quán)益并促進公司的健康、穩(wěn)步發(fā)展，特制訂本制度。 一、 合同編號規(guī)則 （ 1） 對 現(xiàn)有客戶進行分類匯總，實現(xiàn)編號管理。字母含義是以國內(nèi)客戶所在區(qū)域來劃分，具體區(qū)域及編號情況如下表： 地區(qū) (省 ) 編號首字母 地區(qū) 編號首字母 說明 北京 B 河北 L 每個客戶按所屬區(qū)域進行順序編號，如B001，即為北京區(qū)的 1 號客戶 天津 T 河南 X 上海 H 山西 A 重慶、四川 Y 東三?。ㄟ|、吉、黑） D 云南貴州廣西 N 江蘇浙江安徽 J 山東 K 陜甘寧青 W 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 湖南、湖北 F 廣東、海南 G 江西、福建 E 新疆、內(nèi)蒙、西藏 Z b) 外貿(mào)客戶：編號原則為國外客戶代號字母 Q 加三位順序號。 c) 經(jīng)銷商：編號原則為經(jīng)銷商代號字母 S 加三位順序號 . 如 S001 即為公司的 1號經(jīng)銷商。 （ 2） 對公司目前運營中所使用的主要文件進行編號及目錄管理，便于查詢、存檔 a) 合同單編號：公司代號（ XX） 年份 月份 順序號－客戶代號 如： XX1101001B001 b) 生產(chǎn)單編號（面向工廠）：生產(chǎn)單編號采用與合同統(tǒng)一編號的原則，并視合同情況在編號后加 A 或不加，具體要求如下： 對應(yīng)的合同無門市采購商品，編號后不用加 A，即與合同號保持一致 如： XX1101001B001 對應(yīng)的合同有門市采購商品，編號后加 A 如： XX1101001B001A c) 如外貿(mào)部 門需自行單獨編號，編號原則同上，公司代號改為 FT 即可。 e) 報價單編號：公司代號（ BJ）年份 月份 順序號 如： BJ1101001 f) 售后單編號：公司代號（ SH）年份 月份 順序號－客戶代號 如： SH1101001B001 注：為保護自身利益，規(guī)范采購及供貨程序，公司的長期采購商及供貨商需簽訂長期協(xié)議，如無協(xié)議需補簽。公司合同范本分以下幾類，具體《范本匯編》 （ 2） 各市場部及采購部根據(jù)市場需求及公司生產(chǎn)計劃按標準合同范本擬訂合同草案，擬定合同前必須對供（需）方有相應(yīng)了了解及調(diào)查，一般情況下如無部門經(jīng)理確認不 得與自然人簽訂合同。 三、 合同評審 （ 1） 合同擬訂完畢后，需進行合同評審工作。 （ 2） 銷售合同則由各市場部 負責(zé)識別顧客的需求與期望 ,組織有關(guān)部門對產(chǎn)品需求進行評審 ,并負責(zé)與顧客溝通 ， 合同評審工作可根據(jù)合同具體情況進行審核程序。具體評審如下： ? 數(shù)量小于 100 臺且客戶 對交貨期沒有加急要求的訂單則由經(jīng)營管理部確認后可直接下達生產(chǎn)訂單，兩小時內(nèi)無異議則完成訂單評審； ? 訂 貨數(shù)量不限，但交貨期要求加急的訂單或訂貨數(shù)量小于 100 臺的訂單，此類訂單由各市場部與生產(chǎn)及采購部門進行電話溝通確認進行評審，經(jīng)評 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 審后的訂單由經(jīng)營管理部確認后下達生產(chǎn)訂單，采購部門及生產(chǎn)部門負責(zé)人需在下達的生產(chǎn)訂單上對評審結(jié)論進行確認簽字。如不能 在規(guī)定時間完成合同評審，需出現(xiàn)評審困難的部門負責(zé)人提前通知市場管理部負責(zé)人。 四、 合同履行 （ 1） 評審工作完成后，根據(jù)評審結(jié)果對合同進行修改確定，所有合同文件需進行本部門的二次審核后經(jīng)公司有效授權(quán)的負責(zé)人簽字后方可傳真至需（供）方，在得到對方蓋章確認后方可履行。 （ 2） 合同的生效批準權(quán)限如下： ? 合同金額在 20 萬元以下，需本部門經(jīng)理簽字生效； ? 合同金額在 20 至 50 萬元之間，需本部門經(jīng)理及營銷總監(jiān)簽字； ? 合同金額在 50 萬以上的，需本部門經(jīng)理、營銷總監(jiān)及總經(jīng)理簽字生效； ? 長期購銷協(xié)議需部門經(jīng)理審核后，經(jīng)董事長批準方可履行。如因特殊原因無對方簽字蓋章則需本公司部門負責(zé)人確認后履行； ? 本公司合同章由專人保管，工作人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白合同出行，特殊情況，由公司有效授權(quán)人批準。 ? 合同的履行 過程中，各 部門應(yīng)全力配合 盡力保障合同的 順利履行。修改后的合同需在原合同號后加上修改版本號并及時電話通知并發(fā)傳真至合同涉及部門；解除合同需書面?zhèn)髡嫱ㄖ婕安块T。 （ 3） 變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律 不予認可 。在既維護本公司 合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。 如不能以雙方協(xié)商解決的糾