【正文】 關(guān)鍵制度 關(guān)鍵表單 訂貨單、合同、技術(shù)清單 注意事項(xiàng) 遇到需延遲交貨的情況，一定要提前通知客戶，并取得諒解 訂貨需求 確認(rèn)簽字 信息存檔 根據(jù)訂單情況對(duì)交貨期及 付款方式 運(yùn)輸?shù)忍嵋?求 組織進(jìn)行訂單評(píng)審 與客戶重新協(xié)商交貨期等 YES NO 編制合同 審批 審批 YES NO NO 合同回傳 編制生產(chǎn)單 審批 NO 編制技術(shù)清單 傳真合同、生產(chǎn)及技術(shù)清單至工廠 信息存檔 訂單評(píng)審時(shí)間不能超過(guò) 8 小 時(shí) 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (五 ) 發(fā) 貨流程 標(biāo)題 發(fā)貨流程 類 別 銷售管理工作流程 編 碼 生效日期 組織部門 客戶 銷售部 合同管理 人員 發(fā)貨人員 經(jīng)管部經(jīng)理 制造中心 生產(chǎn)部 管 理 動(dòng) 作 催作 用 使用部門 銷售部、經(jīng)營(yíng)管理部 關(guān)鍵制度 關(guān)鍵表單 發(fā)貨通知單，貨物簽收單 注意事項(xiàng) 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 起始 權(quán)限內(nèi) 信息存檔 合同到期提出發(fā)貨 正常合同下達(dá)發(fā) 貨 催要貨 款，或簽字放貨 下達(dá)發(fā)貨 發(fā)貨通知 審批 審批 審批 YES NO 確認(rèn)是否滿足 實(shí)施發(fā)貨 NO 與銷售部溝通再次確認(rèn)交期 傳真發(fā)貨 反饋 通知客戶收貨 收貨 確認(rèn)回傳 信息存檔 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 發(fā)貨流程補(bǔ)充說(shuō)明： 不能按發(fā)貨通知單日期發(fā)貨的訂單，至少要提前 1 天通知； 發(fā)貨反饋需要次日上午 8 點(diǎn)半之前傳真至商務(wù)中心， 發(fā)貨反饋上需注明運(yùn)單編號(hào)及件數(shù)，運(yùn)費(fèi)等信息； 發(fā)貨人員根據(jù)客戶要求及銷售部要求，催促客戶回傳收貨清單 ； 公司對(duì)于運(yùn)費(fèi)的支付原則： 公司要求所報(bào)價(jià)格均為不含稅不含運(yùn)費(fèi)的價(jià)格，在客戶要求付運(yùn)費(fèi)的情況下，運(yùn)費(fèi)的支付方式以經(jīng)過(guò)公司批過(guò)的合同中所約定的條款執(zhí)行，原則上不能超過(guò)貨款額度的 3%。 8. 負(fù)責(zé)公司的證照管理。 6. 勞保福利及辦公用品的申購(gòu)、保管、發(fā)放。 5. 公司內(nèi)部治安管理，落實(shí)公司有關(guān)規(guī)章制度，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決和處理治安方面的有關(guān)事宜，做好重點(diǎn)要害部門的治安保衛(wèi)工作。 3. 負(fù)責(zé)公司 車輛、警衛(wèi)、衛(wèi)生、食堂、防火事宜。 部門主要職能： 1. 制造中心各項(xiàng)行政、人事管理制度的制定、完善、與監(jiān)督執(zhí)行。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 綜合辦公室 部門負(fù)責(zé)人職位 辦公室主任 說(shuō)明： 綜合辦公室 受 辦公室主任 領(lǐng)導(dǎo)， 向制造中心經(jīng)理直接匯報(bào)工作。 14. 收集、了解市場(chǎng)所有產(chǎn)品的功能、性能信息及發(fā)展方向，進(jìn)行同類產(chǎn)品比較、分析，保持公司產(chǎn)品的技術(shù)領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)。 12. 負(fù)責(zé)歸口管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，組織技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，制訂公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。 10. 負(fù)責(zé)自制設(shè)備、工藝器具的設(shè)計(jì)及加工、維修的技術(shù)工作。 7. 負(fù)責(zé)質(zhì)量信息、數(shù)據(jù)的收集、匯總、應(yīng)用統(tǒng)計(jì)技術(shù)進(jìn)行分析、總結(jié)、 8. 組織公司新產(chǎn)品的開發(fā)、調(diào)研、論證，負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、編制工藝規(guī)程、規(guī)范及作業(yè)指導(dǎo)書，保證設(shè)計(jì)及工藝文件的正確性、完整性，對(duì)其經(jīng)濟(jì)性和完整性負(fù)責(zé)。 5. 組織本公司產(chǎn)品和質(zhì)量體系檢查和認(rèn)證工作，組織產(chǎn)品質(zhì)量策劃、內(nèi)部審核、制訂并監(jiān)督實(shí)施糾正或預(yù)防措施。 3. 負(fù)責(zé)產(chǎn)品入廠、生產(chǎn)過(guò)程及成品進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)及品質(zhì)異常情況反映、處理、原因分析及報(bào)告。 部門主要職能： 1. 宣傳、貫徹公司的質(zhì)量方針、政策，負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的編制、修訂幾實(shí)施。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 技術(shù)質(zhì)量部 部門負(fù)責(zé)人職位 技術(shù)質(zhì)量 部經(jīng)理 說(shuō)明： 技術(shù)質(zhì)量 部受 技術(shù)質(zhì)量 部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)， 向制造中心經(jīng)理直接匯報(bào)工作。 14. 采購(gòu)過(guò)程中的退、換貨工作。 10. 評(píng) 審供應(yīng)商選擇、建立供應(yīng)商檔案 11. 組 織采購(gòu)合同評(píng)審，簽訂采購(gòu)合同，實(shí)施采購(gòu)活動(dòng) 12. 建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督 。 9. 會(huì)同財(cái)務(wù)管理部、會(huì)計(jì)部確定合理的采購(gòu)批量，及時(shí)了解存貨情況，合理采購(gòu)。 7. 保證生產(chǎn)的需求與經(jīng)營(yíng)的要求。 5. 負(fù)責(zé)采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中質(zhì)量事故和違約事宜的談判 與處理。 3. 根據(jù)采購(gòu)依據(jù)負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)合同的談判和簽訂。 部門主要職能： 1. 根據(jù)采購(gòu)單要求負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)合格供方的選擇與評(píng)定。 12. 加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，認(rèn)真執(zhí)行公司質(zhì)量方針、目標(biāo)和質(zhì)量管理制度 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 采購(gòu)部 部門負(fù)責(zé)人職位 采購(gòu)部經(jīng)理 說(shuō)明： 采購(gòu) 部受 采購(gòu) 部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)， 向制造中心經(jīng)理直接匯報(bào)工作。 10. 根據(jù)技術(shù)部的技術(shù)指令對(duì)外協(xié)、外購(gòu)及外調(diào)貨進(jìn)行再加工處理。 4. 確保安全生產(chǎn)，對(duì)車間的不安全因素及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。 2. 負(fù)責(zé)公司庫(kù)房的管理，建立、完善庫(kù)房管理制度；保持合理庫(kù)存，妥善保管生產(chǎn)物資、材料，做到帳、卡、物一致。其主要職責(zé)是 合理地組織公司產(chǎn) 品生產(chǎn)過(guò)程、綜合平衡生產(chǎn)能力、科學(xué)地制定和執(zhí)行生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、加強(qiáng)安全生產(chǎn)教育、開展積極地調(diào)度工作，以實(shí)現(xiàn)用最小合理地投入達(dá)到最大產(chǎn)出之管理目的 。 15. 負(fù)責(zé)物資倉(cāng)儲(chǔ)管理，嚴(yán)格收、發(fā)、領(lǐng)、退料和庫(kù)存盤點(diǎn)工作，做到帳、帳、物三相符，及時(shí)修訂物資庫(kù)存限量，合理使用資金。 12. 營(yíng)業(yè)稅、個(gè)人所得稅等稅務(wù)事宜及員工薪資核算、沖減、申報(bào)等工作。 10. 收集資料進(jìn)行產(chǎn)品、勞動(dòng)、管理成本核算及分析，并提出報(bào) 告。 8. 編制公司的月、季、年度營(yíng)業(yè)計(jì)劃及財(cái)務(wù)計(jì)劃，定期對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查分析，并作出總結(jié)報(bào)告。 6. 建立健全公司財(cái)務(wù)管理的各種規(guī)章制度，編制財(cái)務(wù)計(jì)劃，加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)核算管理，反映、分析財(cái)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行情況，檢查監(jiān)督財(cái)務(wù)紀(jì)律。 4. 建好固定資產(chǎn)帳冊(cè)，辦理固定資產(chǎn)增減變動(dòng)手續(xù)，定期清查盤點(diǎn)，做到手續(xù)完備，帳、卡、物 相符，會(huì)同有關(guān)部門做好清倉(cāng)查庫(kù)、清產(chǎn)核資工作。 2. 編制公司財(cái)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算，嚴(yán)格執(zhí)行成本開支范圍，根據(jù)實(shí)際發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，定期分析成本計(jì)劃執(zhí)行情況，預(yù)測(cè)成本發(fā)展趨勢(shì)，提出降低成本的途徑和加強(qiáng)成本管理的建議。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 財(cái)務(wù)部 部門負(fù)責(zé)人職位 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 說(shuō)明： 財(cái)務(wù)部受財(cái)務(wù)部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，向總經(jīng)理直接匯報(bào)工作。 部門主要職能： 1. 圍繞公司下達(dá)的銷售目標(biāo)及回款目標(biāo)，擬寫營(yíng)銷方案和策略計(jì)劃，完成本區(qū)域的各 項(xiàng)經(jīng)營(yíng)任務(wù)指標(biāo) ,如銷售額、回款額、合同履約率、銷售計(jì)劃完成率、回款率等； 2. 負(fù)責(zé)各銷售區(qū)域銷售業(yè)務(wù)的開展及新客戶的開發(fā)工作； 3. 負(fù)責(zé)所屬區(qū)域內(nèi)原有客戶的維護(hù)工作； 4. 收集銷售信息進(jìn)行記錄匯總，建立客戶資料并反饋給經(jīng)營(yíng)管理部； 5. 負(fù)責(zé)銷售區(qū)域內(nèi)客戶的拜訪及滿意度調(diào)查； 6. 在經(jīng)管部協(xié)助下，對(duì)所負(fù)責(zé)客戶的需求（詢價(jià)、訂貨、技術(shù)支持等）予以滿足； 7. 負(fù)責(zé)銷售區(qū) 域內(nèi)所負(fù)責(zé)客戶的帳款回收； 8. 根據(jù)合同要求，并結(jié)合客戶實(shí)際情況協(xié)助經(jīng)營(yíng)管理部完成對(duì)合同的履行； 9. 定期將對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)進(jìn)行分析，并形成報(bào)告上報(bào)公司，對(duì)各類銷售資料進(jìn)行歸類整理，及時(shí)編制銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告； 10. 進(jìn)行本部門銷售人員產(chǎn)品知識(shí)及銷售技能等的培訓(xùn)； 11. 分支機(jī)構(gòu)管理：分公司、代理商、辦事處、經(jīng)銷商的調(diào)研、設(shè)立、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 部門名稱 銷售部 部門負(fù)責(zé)人職位 銷售部經(jīng)理 說(shuō)明： 各 銷售分部受 銷售部經(jīng)理 領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)營(yíng)管理部監(jiān)管，直接向營(yíng)銷總監(jiān)報(bào)告工作。 3. 負(fù)責(zé)匯總及審核各部門報(bào)表統(tǒng)一 上報(bào)總統(tǒng)計(jì)報(bào)表并留存歸檔； 4. 負(fù)責(zé)商中心考勤、考核及業(yè)績(jī)計(jì)算； 5. 組織編制、修訂公司營(yíng)銷管理規(guī)章制度，并監(jiān)督、檢查制度、流程的執(zhí)行情況，確保本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)有序進(jìn)行； 6. 負(fù)責(zé)落實(shí)監(jiān)督協(xié)助各部門的工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理并予以解決； 7. 負(fù) 責(zé)為代理商（辦事處）辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)；負(fù)責(zé)洽談價(jià)格和合同，并簽訂代理合同； 8. 責(zé)公司的報(bào)價(jià)工作及標(biāo)書制作工作； 9. 負(fù)責(zé)公司的合同編制及督促安排合同的履行； 10. 負(fù)責(zé)公司的發(fā)貨落實(shí)，貨物跟蹤及發(fā)貨統(tǒng)計(jì)； 11. 負(fù)責(zé)商務(wù)中心與制造中心的溝通聯(lián)系、生產(chǎn)落實(shí)； 12. 對(duì)報(bào)價(jià)的反饋及追蹤進(jìn)行監(jiān)督落實(shí)，尤其是投標(biāo)的最 終反饋信息； 13. 負(fù)責(zé)貨款的管理及催討； 14. 對(duì)公司客戶所出現(xiàn)的售后問(wèn)題進(jìn)行溝通聯(lián)系并協(xié)助解決，及時(shí)將售后結(jié)果反饋銷 售部門，對(duì)售后進(jìn)行匯總分析； 15. 負(fù)責(zé)公司傳真的收發(fā)及管理存檔； 16. 負(fù)責(zé)商務(wù)中心車輛的安排及管理； 17. 為銷售部門提供各項(xiàng)支持，滿足各項(xiàng)工作需求； 18. 負(fù)責(zé)銷售公司的技術(shù)支持工作； 19. 負(fù)責(zé)公司的信息管理及檔案管理工作。根據(jù)需要可設(shè)合同管理、報(bào)價(jià)管理、貨款管理等其他職能部門，其部門職責(zé)主要為銷售分部提供各項(xiàng)服務(wù)并予以監(jiān)管，為公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供幫助。 （ 3）行政辦公室可暫時(shí)納入經(jīng)營(yíng)管理部管理。 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 管理制度文件匯 編 （ 評(píng)審稿 ） 編制日期： 編制人： 印制冊(cè)數(shù)：共 冊(cè) 實(shí)施日期： 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 公司簡(jiǎn)介 XXX 有限公司 簡(jiǎn)介 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 目錄 第一部分： 組織結(jié)構(gòu)與部門劃分 (一 ) XXX 集團(tuán)組織結(jié)構(gòu) 圖 (二 ) XXX 公司組織結(jié)構(gòu)圖 (三 ) XXX 有限公司 商務(wù)中心重點(diǎn)部門崗位圖 (四 ) XXX 有限公司 部門職能描述 第二部分： XXX 有限公司商務(wù)中心 商務(wù) 管理流程 (一 ) 報(bào)價(jià)流程 (二 ) 投標(biāo)流程 (三 ) 訂單受理 流程 (四 ) 訂貨流程 (五 ) 發(fā)貨流程 (六 ) 售后及退換貨流程 第三部分：商務(wù)管理 制度 辦法 (一 ) 報(bào)價(jià)管理辦法及規(guī)范 (二 ) 合同管理辦法及規(guī)范 (三 ) 賬款回收管理工作辦法 及 規(guī)范 (四 ) 銷售團(tuán)隊(duì)管理工作 辦法及 規(guī)范 (五 ) 出差管理辦法及規(guī)范 (六 ) 工作日志及報(bào)表管理辦法及規(guī)范 (七 ) 業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理辦法及規(guī)范 (八 ) 公司例會(huì)制度 (九 ) 樣機(jī)申請(qǐng)及發(fā)放管理辦法及規(guī)范 (十 ) 費(fèi)用報(bào)銷管理辦法及規(guī)范 (十一 ) 財(cái)務(wù)管理制度 第四部分：績(jī)效考核辦法及考核標(biāo)準(zhǔn) （見附件 EXCEL 表格） 第五部分：報(bào)表標(biāo)準(zhǔn)格式（見附件 EXCEL 表格） 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 第六部分：行政管理制度 (一 ) XXX 有限公司員工守則 (二 ) 考勤 管理 制度 (三 ) 辦公用品管理制度 (四 ) 電腦、網(wǎng)絡(luò)及電子郵箱使用規(guī)范 (五 ) 辦公環(huán)境衛(wèi)生要求細(xì)則 (六 ) 資質(zhì)及樣本領(lǐng)用規(guī)定 (七 ) 公司日常費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定 (八 ) 印章使用及管理制度 (九 ) 快遞管理規(guī)定 (十 ) 車輛管理制度 (十一 ) 信息文件存檔管理辦法 (十二 ) 員工宿舍管理制度