【正文】 正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。據(jù)此，須精心制作。結(jié)合具體病例分析如下：語句不合語法規(guī)范 例***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。以標(biāo)題中四個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。例4的標(biāo)題有多項錯誤：動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。例5缺賓語。請示、函、報告三者混淆例***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報告。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。規(guī)定為： 第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。三、行文規(guī)則混亂（一）越級行文。（三）請示一文多事。四、提法不當(dāng)有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。二是排名次序混亂。六、時間表述含糊(一)用時間代名詞而不用具體日期。(三)年份不使用公元紀(jì)年。(二)生造詞語。(四)濫用模糊詞語。（二）成分多余。（四）語序不當(dāng)。（搭配不當(dāng)）根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進(jìn)技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機(jī)制。（自相矛盾）這個文化站已成為教育和幫助后進(jìn)青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（兩面對一面）這個經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書們的重視。要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。（主客倒置）要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。1振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠(yuǎn)外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。”1合同中的“大樹”、“小樹”問題1某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻(xiàn)較大的”八、語言、語氣與文種不符一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實(shí)在下行文——莊重嚴(yán)肅、語氣嚴(yán)厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮九、數(shù)字使用不統(tǒng)一公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：（一）數(shù)字概念不清楚。（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。每頁22行，每行28個字。（即第一層次序號，正文的一級標(biāo)題），使用3號黑體；，使用3號楷體加粗； ，使用3號仿宋體加粗； ?！耙?、”必須單獨(dú)列行，句末不用標(biāo)點(diǎn)符號。“1.”一般不單獨(dú)列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。如果沒有本段標(biāo)題，則序號之后直接寫正文。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認(rèn)為，如果書名號（或雙引號）的并列關(guān)系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。（2）連接號和破折號①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時間起止概念，則用波浪線“～”。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）（3）相鄰兩個數(shù)字間的頓號①相鄰的兩個數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號。（五）其他。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。黨的意見只屬于下行文，這一點(diǎn)與行政不同。黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報。行政的條例是由國務(wù)院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。決定。決定有三種用途。二是獎懲有關(guān)人員。公告與通告。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。公告適用于國際，通告適用于社會。公告通過傳媒，如新聞發(fā)布等。公告與通告不適用于我們基層機(jī)關(guān)。通知。（3）任免人員。通報（下行文）。議案?？商峤蛔h案的部門有：（1）人大常委會（2）人大專門委員會（3）人大主席團(tuán)（4）各級人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院注意：向權(quán)力機(jī)關(guān)提交的才叫議案。提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。適用于（1）向上級機(jī)關(guān)匯報工作。（3）答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。成績、經(jīng)驗(yàn)，存在問題、下一步安排及設(shè)想。C請求備案的報告：自己有自主權(quán)辦理的事情但要求上級單位備案。例：關(guān)于中、津投資保護(hù)協(xié)定呈請備案的報告國務(wù)院：《中華人民共和國政府和津巴布韋共和國政府關(guān)于鼓勵和相互保護(hù)投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長吳儀同津巴布韋財政部長赫伯特現(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請備案。）（2）反映情況寫情況報告、調(diào)查報告。（3）答復(fù)詢問的報告。請示。（具體處理見后）批復(fù)。適用于答復(fù)上級機(jī)關(guān)的請示事項。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見與很多文種關(guān)聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見下發(fā)時，在指導(dǎo)性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。1函。1會議紀(jì)要。二、正確選用文種的依據(jù)（一）法規(guī)的依據(jù)不能漏寫了文種。如把請示寫成報告（報告可以不予答復(fù)）。寫錯文種不但影響個人形象還影響整個單位的形象。如請示不能寫成“請示報告”，報告不能寫成“匯報材料”，批復(fù)不能寫成“答復(fù)”。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個文種；條例：行政條例由國務(wù)院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。（三）行文目的。如申請經(jīng)費(fèi)應(yīng)寫請示，不能寫報告。防止報告與請示相混淆的三個問題：在報告里請示問題。用報告代替請示。報告結(jié)尾寫“特此報告”或“上述報告請審閱”，不要句號。這是不允許的。請示包括（1）請示理由（2）請示事項（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。（四）按行文關(guān)系選擇文種船夫見風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。上行文：向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（指導(dǎo)機(jī)關(guān)）報公文叫上行文。平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。另外，上級機(jī)關(guān)的部門與下級機(jī)關(guān)是平行的。例如人事部里的各個司，對外不要自主發(fā)文。對等的、橫向的