【正文】 語言使用規(guī)范u 使用普通話、不使用方言；u 使用書面語言、不使用口語、網(wǎng)絡(luò)用語等；u 如非特殊情況，盡量不使用英文字母縮寫；u 盡量使用公司統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范用語，避免使用原行業(yè)、原單位、原地區(qū)的一些約定俗成的用語。特殊要求為確保打印出的公文美觀，所有公文頁邊距統(tǒng)一為上下2CM。EXCEL文件u 字體：字體規(guī)定為宋體；u 字號：表格內(nèi)容為10號，表徽為12號加黑，表頭為14號加黑；u 底色：表徽底色為灰色，其他部分底色為無色；u 字體顏色：除特殊需要標(biāo)注的內(nèi)容外，一律為黑色；u 表格打印區(qū)域：請在制表時確保表格寬度在頁面范圍內(nèi)，不要超出頁面打印區(qū)域范圍，如表格過寬，可以調(diào)整頁面設(shè)置為橫向；u 表格外框：表頭以下內(nèi)容為粗黑框，表頭上、下、左無邊框，表格正文為實細(xì)黑框；u 表格行高需根據(jù)表格內(nèi)容調(diào)整，但要確保行高一致；u 表格正文存在相同內(nèi)容時要合并單元格，不得出現(xiàn)空白格，表頭必須合并單元格；u 表格正文內(nèi)容居左且采用自動換格格式，但表頭、表徽、序號居中；u 表格正文內(nèi)所有日期格式統(tǒng)一為20XX年X月X日；u 表格正文內(nèi)所有貨幣格式統(tǒng)一為 165。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時值時 準(zhǔn)時 屆時 如期先到用：先期到達(dá)愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時的用語，作為行文的依據(jù)。例會可用慣用語。（2）寫法。會議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)。要突出紀(jì)實，實事求是的反映本來面目。會議紀(jì)要的寫法（1）收集材料。（3）時間、地點、與會范圍等。大會寫法：歸納敘述。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報告后面；會議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會議紀(jì)要可以印成簡報。會議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。會議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。（5）請示不能向下級機(jī)關(guān)抄送。（3）在一般情況下不報給領(lǐng)導(dǎo)人。請示的行文規(guī)則（1）逐級報送，一般不越級。我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報批件。（2）文字簡明寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實際；符合整理。例：關(guān)于登山比賽獎品經(jīng)費的請示請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準(zhǔn)”“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”請示的寫作要求（1）認(rèn)真調(diào)查研究。請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。（2）請示正文。重要請示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費的請示寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。四、請示、會議紀(jì)要等文種的寫法（一）請示請示要與報告、函分開。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。哪些文件不能抄送？請示不向下級、同級抄送。因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個領(lǐng)導(dǎo)部門時，要將請示抄送給另一個上級。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。主題詞的標(biāo)引位置：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。動名詞（有時當(dāng)動詞有時當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。主題詞的選詞問題。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。一般文件蓋印就不簽署。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。聯(lián)合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。（3）使用印章要有登記。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。公文生效的標(biāo)識。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期右空4字。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。成文日期。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。文件忌橫傳、躍級傳送。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)主送機(jī)關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機(jī)關(guān)。例“轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時，可省略去第一個“關(guān)于”和最后一個“通知”。一個文件標(biāo)題里最多只能寫三個通知。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機(jī)關(guān)。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定公文標(biāo)題中涉及的對某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長在會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標(biāo)點必要的應(yīng)用：公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號。國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的。“對此我們達(dá)成一致共識。C防止和文種重復(fù)。B只揭示主題。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國人民代表大會有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國主席、副主席；（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；（四）最高人民法院院長；（五）最高人民檢察院檢察長。此標(biāo)題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費的請示》揭示主題外延，做到范圍限定。如“紀(jì)委關(guān)于錯誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀(jì)委關(guān)于所犯錯誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉《關(guān)于出國考察的請示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團(tuán)”，《局關(guān)于河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經(jīng)費”的問題。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，