【正文】 詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。主題詞的標(biāo)引位置：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。數(shù)量：加上類別詞不要超過六個(gè)順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級(jí)主管部門確定自己的主題詞表。抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級(jí)。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請(qǐng)示一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門時(shí)，要將請(qǐng)示抄送給另一個(gè)上級(jí)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。因特殊情況越級(jí)行文應(yīng)把文件抄送給上級(jí)部門。公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。哪些文件不能抄送？請(qǐng)示不向下級(jí)、同級(jí)抄送。外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。印發(fā)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。四、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等文種的寫法（一）請(qǐng)示請(qǐng)示要與報(bào)告、函分開。請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。重要請(qǐng)示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請(qǐng)示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示寫請(qǐng)示題目中就不要再有“請(qǐng)求、申請(qǐng)”等詞，避免重復(fù)。主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。（2）請(qǐng)示正文。三部分：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示事項(xiàng)、行文的具體要求。請(qǐng)示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。請(qǐng)示事項(xiàng)：就是請(qǐng)示什么，注意一定要事前請(qǐng)示；一文一事；對(duì)所請(qǐng)示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請(qǐng)示問題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。例：關(guān)于登山比賽獎(jiǎng)品經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示請(qǐng)示行文的具體要求：（上述意見可否，請(qǐng)批示）請(qǐng)示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請(qǐng)批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請(qǐng)批示”“上述要求請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請(qǐng)批準(zhǔn)”“上述意見不知可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示”請(qǐng)示的寫作要求（1）認(rèn)真調(diào)查研究。維護(hù)請(qǐng)示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。合理性即符合黨的方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。真實(shí)性即維護(hù)請(qǐng)示事實(shí)的全面真實(shí)。（2）文字簡(jiǎn)明寫請(qǐng)示時(shí)用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式?？梢杂迷黾痈郊霓k法使請(qǐng)示本身寫的簡(jiǎn)明扼要。我們內(nèi)部請(qǐng)示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。寫請(qǐng)示時(shí)語言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。請(qǐng)示的行文規(guī)則（1）逐級(jí)報(bào)送，一般不越級(jí)。（2）只報(bào)送一個(gè)單位。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（4）聯(lián)合上報(bào)的請(qǐng)示必須協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)齊備（如兩個(gè)院長(zhǎng)都要在發(fā)文稿紙上簽字）。（5）請(qǐng)示不能向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送。（6）上報(bào)請(qǐng)示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報(bào)告分開，不能用報(bào)告代替請(qǐng)示，不能在請(qǐng)示里匯報(bào)工作。（二）會(huì)議紀(jì)要1987年出臺(tái)的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)特點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。會(huì)議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會(huì)議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會(huì)議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會(huì)議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會(huì)議紀(jì)要可以印成簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)標(biāo)題：會(huì)議名稱＋文種成文日期：標(biāo)題右下方正文：會(huì)議的基本情況例會(huì)寫法：主采用條款式寫法，分條例項(xiàng)紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。大會(huì)寫法：歸納敘述。（1）為什么召開？（2）會(huì)議名稱。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍等。（4）議題，并對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)。會(huì)議紀(jì)要的寫法（1）收集材料。記錄重點(diǎn)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，大會(huì)的發(fā)言，例會(huì)依靠會(huì)議記錄。要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。特別重要的會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)與會(huì)者討論并取得認(rèn)可。會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議紀(jì)要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會(huì)議程序來寫。（2）寫法?？砂褧?huì)議決定事項(xiàng)分成幾個(gè)問題，每個(gè)問題用小標(biāo)題區(qū)分開。例會(huì)可用慣用語。如：會(huì)議聽取了同志關(guān)于的報(bào)告，經(jīng)討論決定……會(huì)議聽取了同志關(guān)于的報(bào)告，指出，會(huì)議決定……例會(huì)紀(jì)要不要寫得過長(zhǎng)。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時(shí)的用語，作為行文的依據(jù)。依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時(shí)先引標(biāo)題再引發(fā)文字號(hào)。按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉表示置發(fā)文種目的：為、為了置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時(shí)態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期先到用：先期到達(dá)愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時(shí)、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。特此報(bào)告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知此據(jù) 謹(jǐn)此此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）表示希望和要求的結(jié)尾詞為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）致意性結(jié)尾詞謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意（港臺(tái)用法）順致最良好的祝愿、致以誠(chéng)摯的問候值此 按第五篇：公文寫作要求公文寫作要求WORD文件u 字體：公文統(tǒng)一字體規(guī)定為宋體；u 字號(hào)：公文字號(hào)正文為四號(hào)字，標(biāo)題為二號(hào)字加黑居中； u 行間距：；u 編號(hào)：編號(hào)級(jí)別順序?yàn)?, ,，但須注意不要使用WORD自帶的編號(hào)功能；其中第一級(jí)編號(hào)名稱可加黑；u 頁(yè)腳：頁(yè)腳居中，格式為x/y，其中X為第幾頁(yè)、Y為總頁(yè)數(shù)。EXCEL文件u 字體：字體規(guī)定為宋體；u 字號(hào)：表格內(nèi)容為10號(hào)，表徽為12號(hào)加黑，表頭為14號(hào)加黑；u 底色：表徽底色為灰色，其他部分底色為無色；u 字體顏色：除特殊需要標(biāo)注的內(nèi)容外，一律為黑色；u 表格打印區(qū)域：請(qǐng)?jiān)谥票頃r(shí)確保表格寬度在頁(yè)面范圍內(nèi)，不要超出頁(yè)面打印區(qū)域范圍，如表格過寬，可以調(diào)整頁(yè)面設(shè)置為橫向；u 表格外框：表頭以下內(nèi)容為粗黑框，表頭上、下、左無邊框，表格正文為實(shí)細(xì)黑框；u 表格行高需根據(jù)表格內(nèi)容調(diào)整，但要確保行高一致；u 表格正文存在相同內(nèi)容時(shí)要合并單元格，不得出現(xiàn)空白格，表頭必須合并單元格；u 表格正文內(nèi)容居左且采用自動(dòng)換格格式，但表頭、表徽、序號(hào)居中；u 表格正文內(nèi)所有日期格式統(tǒng)一為20XX年X月X日；u 表格正文內(nèi)所有貨幣格式統(tǒng)一為 165。1,，保留兩位小數(shù)位；u 表格正文內(nèi)所有數(shù)字整數(shù)統(tǒng)一不保留小數(shù)點(diǎn)后數(shù)位。特殊要求為確保打印出的公文美觀，所有公文頁(yè)邊距統(tǒng)一為上下2CM。如公文頁(yè)數(shù)較多需要裝訂成冊(cè)時(shí)，左邊頁(yè)邊距為3CM，右邊頁(yè)邊距為2CM。語言使用規(guī)范u 使用普通話、不使用方言；u 使用書面語言、不使用口語、網(wǎng)絡(luò)用語等；u 如非特殊情況，盡量不使用英文字母縮寫；u 盡量使用公司統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)范用語，避免使用原行業(yè)、原單位、原地區(qū)的一些約定俗成的用語。