【正文】 關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費的請示寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。主送機關(guān)：報送一個機關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。（2）請示正文。三部分：請示理由、請示事項、行文的具體要求。請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。請示事項：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。例：關(guān)于登山比賽獎品經(jīng)費的請示請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準”“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”請示的寫作要求（1）認真調(diào)查研究。維護請示內(nèi)容的合理性和真實性。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實際；符合整理。真實性即維護請示事實的全面真實。（2）文字簡明寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式?？梢杂迷黾痈郊霓k法使請示本身寫的簡明扼要。我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報批件。寫請示時語言要樸實、明白，盡量不要用形容詞。請示的行文規(guī)則（1）逐級報送，一般不越級。（2）只報送一個單位。（3）在一般情況下不報給領(lǐng)導(dǎo)人。（4）聯(lián)合上報的請示必須協(xié)商一致，會簽手續(xù)齊備（如兩個院長都要在發(fā)文稿紙上簽字）。（5）請示不能向下級機關(guān)抄送。（6）上報請示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。（二）會議紀要1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達會議情況和既定事項特點：會議紀要不加蓋公章。會議紀要主要用于機關(guān)內(nèi)部備查使用。會議紀要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會議紀要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。會議紀要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀要附在重要報告后面；會議紀要可用通知下發(fā)；會議紀要可以印成簡報。會議紀要的結(jié)構(gòu)標題：會議名稱＋文種成文日期：標題右下方正文：會議的基本情況例會寫法：主采用條款式寫法，分條例項紀要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。大會寫法：歸納敘述。（1）為什么召開？（2）會議名稱。（3）時間、地點、與會范圍等。（4）議題，并對會議成果進行簡要評價。會議紀要的寫法（1）收集材料。記錄重點：上級領(lǐng)導(dǎo)講話，大會的發(fā)言，例會依靠會議記錄。要突出紀實，實事求是的反映本來面目。特別重要的會議紀要要經(jīng)與會者討論并取得認可。會議紀要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)。會議紀要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會議程序來寫。（2）寫法。可把會議決定事項分成幾個問題，每個問題用小標題區(qū)分開。例會可用慣用語。如：會議聽取了同志關(guān)于的報告，經(jīng)討論決定……會議聽取了同志關(guān)于的報告，指出，會議決定……例會紀要不要寫得過長。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時的用語，作為行文的依據(jù)。依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時先引標題再引發(fā)文字號。按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹悉致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉表示置發(fā)文種目的：為、為了置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時值時 準時 屆時 如期先到用：先期到達愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。特此報告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知此據(jù) 謹此此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）表示希望和要求的結(jié)尾詞為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）致意性結(jié)尾詞謝謝合作、致以敬禮、謹致謝意（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候值此 按第五篇：公文寫作注意事項公文寫作注意事項一、文種使用不當(dāng)有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺澹褂脮r張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。二、格式不規(guī)范公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：（一）公文文頭不規(guī)范；（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；公文標題中常見病例分析標題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：語句不合語法規(guī)范 例***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例***高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例***高校關(guān)于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。例關(guān)于夏糧入庫的通知例光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知例XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知例強臺風(fēng)緊急通知病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。例2的動賓搭配不當(dāng)。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標題有多項錯誤：動賓搭配不當(dāng)，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與之搭配，在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。請示、函、報告三者混淆例***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例***關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。例東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報告 病例分析：例1的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。例2的標題內(nèi)容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。例3的標題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。（三）主送機關(guān)排列混亂；（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（五）附件不符；（六）主送、抄送單位不正確。三、行文規(guī)則混亂（一）越級行文。（二）多頭行文。（三）請示一文多事。（四）黨政不分。四、提法不當(dāng)有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。五、名稱表述混亂公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。六、時間表述含糊(一)用時間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀年。七、用詞不當(dāng)，不合語法 用詞不當(dāng)主要有：(一)詞義誤用。(二)生造詞語。(三)詞語使用不當(dāng)。(四)濫用模糊詞語。不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：（一）成分殘缺。（二）成分多余。（三）搭配不當(dāng)。（四）語序不當(dāng)。舉例：公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當(dāng)）根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機制。（成分殘缺）我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當(dāng)）我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（兩面對一面）這個經(jīng)驗值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）出席今天會議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)同志、黨員、團員、教師和工人代表。要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。1考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。1振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。1（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清?！?合同中的“大樹”、“小樹”問題1某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”八、語言、語氣與文種不符一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在下行文——莊重嚴肅、語氣嚴厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮九、數(shù)字使用不統(tǒng)一公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：（一）數(shù)字概念不清楚。（二）數(shù)字概念不準確。（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。