【正文】 于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。不要寫錯(cuò)了文種。通知具有執(zhí)行性、通報(bào)具有教育性，不要相混淆。不要自己制造文種。（二）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)。在使用權(quán)限外用到可回避，寫提案、預(yù)案；公告：只有面向國內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時(shí)才用。（舉例說明）把請示與報(bào)告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報(bào)工作用“報(bào)告”。凡要求答復(fù)的寫請示，不要求答復(fù)的寫報(bào)告。不能既報(bào)告又請示問題，請示問題一定要單獨(dú)行文。報(bào)告可以不予答復(fù)，所以不能用報(bào)告代表請示?？蜌庖恍┛梢詫懀骸吧鲜鰣?bào)告如有不妥之處請指正”在請示里匯報(bào)工作。必須把請示與報(bào)告分開。如果擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實(shí)需報(bào)告的內(nèi)容寫成附件附在請示后面。按行文對象劃分，公文分為三類。下行文：向下級機(jī)關(guān)（被指導(dǎo)機(jī)關(guān)）行文叫下行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)里的部門不要發(fā)文。（2）非同一系統(tǒng)，不分級別高低都用平行文。行文關(guān)系舉例說明：通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。靈活，可上行、平行、下行?！瓣P(guān)于請求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”“關(guān)于請示＊＊調(diào)動(dòng)工作的函”三、規(guī)范公文的格式公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數(shù)序號(hào)。緊急程序。發(fā)文字號(hào)。（見P27）公文份數(shù)序號(hào)：絕密、機(jī)密文件才用秘密等級和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。順序號(hào)不寫“第”字，不要寫成001號(hào)，就寫1號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號(hào)。公文標(biāo)題是公文的眼睛。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。如“紀(jì)委關(guān)于錯(cuò)誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀(jì)委關(guān)于所犯錯(cuò)誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉《關(guān)于出國考察的請示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費(fèi)解，到底是誰要出國考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團(tuán)”，《局關(guān)于河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實(shí)際上是請求上級解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問題。此標(biāo)題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費(fèi)的請示》揭示主題外延，做到范圍限定。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國人民代表大會(huì)有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國主席、副主席；（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會(huì)主任、審計(jì)長、秘書長；（三）中央軍事委員會(huì)主席和中央軍事委員會(huì)其他組成人員；（四）最高人民法院院長；（五）最高人民檢察院檢察長。B只揭示主題。C防止和文種重復(fù)。“對此我們達(dá)成一致共識(shí)?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的。國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長在會(huì)議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報(bào)刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號(hào)。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定公文標(biāo)題中涉及的對某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號(hào)。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機(jī)關(guān)。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。一個(gè)文件標(biāo)題里最多只能寫三個(gè)通知。例“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時(shí)，可省略去第一個(gè)“關(guān)于”和最后一個(gè)“通知”。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)主送機(jī)關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。成文日期。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。成文日期右空4字。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。公文生效的標(biāo)識(shí)。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）使用印章要有登記。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個(gè)章，即主辦單位的章。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。一般文件蓋印就不簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。主題詞的選詞問題。動(dòng)名詞（有時(shí)當(dāng)動(dòng)詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動(dòng)名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。主題詞的標(biāo)引位置：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門時(shí)，要將請示抄送給另一個(gè)上級。因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。哪些文件不能抄送？請示不向下級、同級抄送。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。四、請示、會(huì)議紀(jì)要等文種的寫法（一）請示請示要與報(bào)告、函分開。重要請示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費(fèi)的請示寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。（2）請示正文。請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。例：關(guān)于登山比賽獎(jiǎng)品經(jīng)費(fèi)的請示請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準(zhǔn)”“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”請示的寫作要求（1）認(rèn)真調(diào)查研究。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。（2）文字簡明寫請示時(shí)用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。請示的行文規(guī)則（1）逐級報(bào)送，一般不越級。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（5）請示不能向下級機(jī)關(guān)抄送。（7）與報(bào)告分開，不能用報(bào)告代替請示，不能在請示里匯報(bào)工作。會(huì)議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會(huì)議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會(huì)議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會(huì)議紀(jì)要可以印成簡報(bào)。大會(huì)寫法：歸納敘述。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍等。會(huì)議紀(jì)要的寫法（1）收集材料。要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。（2）寫法。例會(huì)可用慣用語。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時(shí)的用語，作為行文的依據(jù)。按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時(shí)態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期先到用：先期到達(dá)愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時(shí)、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。二、格式不規(guī)范公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：（一）公文文頭不規(guī)范；（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；公文標(biāo)題中常見病例分析標(biāo)題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報(bào)告三者混淆使用。例***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例關(guān)于夏糧入庫的通知例光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知例XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進(jìn)行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知例強(qiáng)臺(tái)風(fēng)緊急通知病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)?！叭舾蓡栴}”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，在沒有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。例***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報(bào)告 病例分析：例1的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。例2的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。《辦法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號(hào)做出了嚴(yán)格規(guī)定。（五）附件不符；（六）主送、抄送單位不正確。（二）多頭行文。（四）黨政不分。五、名稱表述混亂公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。三是隨意用簡稱。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”(二)年份隨意省略。七、用詞不當(dāng)，不合語法 用詞不當(dāng)主要有：(一)詞義誤用。(三)詞語使用不當(dāng)。不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤，主要有：（一）成分殘缺。（三）搭配不當(dāng)。舉例：公司熱切地檢討了自己的錯(cuò)誤。（成分殘缺）我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（搭配不當(dāng)）我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運(yùn)的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（詞義相容）出席今天會(huì)議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)同志、黨員、團(tuán)員、教師和工人代表。焦裕祿這個(gè)名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。1考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。1（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。（二）數(shù)字概念不準(zhǔn)確。