【正文】 序號(hào)“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。如果沒有本段標(biāo)題，則序號(hào)之后直接寫正文。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國(guó)國(guó)家通用語言文字法》就用書名號(hào)。當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號(hào)、書名號(hào)、括號(hào)和引號(hào)是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時(shí)候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。（1）并列連用書名號(hào)（或雙引號(hào)）間一般不加頓號(hào)①并列連用的書名號(hào)（或雙引號(hào)）間是否加頓號(hào)，目前尚存在爭(zhēng)議，但絕大部分專家認(rèn)為，如果書名號(hào)（或雙引號(hào)）的并列關(guān)系清楚，不會(huì)造成歧義，則不用加頓號(hào)。（2）連接號(hào)和破折號(hào)①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念，則用波浪線“～”。（破折號(hào)一般在插入菜單的“符號(hào)”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長(zhǎng)劃線”即可）（3）相鄰兩個(gè)數(shù)字間的頓號(hào)①相鄰的兩個(gè)數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號(hào)。（五）其他。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。黨的意見只屬于下行文，這一點(diǎn)與行政不同。黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報(bào)。行政的條例是由國(guó)務(wù)院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。決定。決定有三種用途。二是獎(jiǎng)懲有關(guān)人員。公告與通告。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。公告適用于國(guó)際，通告適用于社會(huì)。公告通過傳媒，如新聞發(fā)布等。公告與通告不適用于我們基層機(jī)關(guān)。通知。（3）任免人員。通報(bào)（下行文）。議案?？商峤蛔h案的部門有：（1）人大常委會(huì)（2）人大專門委員會(huì)（3）人大主席團(tuán)（4）各級(jí)人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院注意：向權(quán)力機(jī)關(guān)提交的才叫議案。提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。適用于（1）向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作。（3）答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)，存在問題、下一步安排及設(shè)想。C請(qǐng)求備案的報(bào)告：自己有自主權(quán)辦理的事情但要求上級(jí)單位備案。例：關(guān)于中、津投資保護(hù)協(xié)定呈請(qǐng)備案的報(bào)告國(guó)務(wù)院：《中華人民共和國(guó)政府和津巴布韋共和國(guó)政府關(guān)于鼓勵(lì)和相互保護(hù)投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長(zhǎng)吳儀同津巴布韋財(cái)政部長(zhǎng)赫伯特現(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請(qǐng)備案。）（2）反映情況寫情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告。（3）答復(fù)詢問的報(bào)告。請(qǐng)示。（具體處理見后）批復(fù)。適用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。意見與很多文種關(guān)聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見下發(fā)時(shí)，在指導(dǎo)性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。1函。1會(huì)議紀(jì)要。二、正確選用文種的依據(jù)（一）法規(guī)的依據(jù)不能漏寫了文種。如把請(qǐng)示寫成報(bào)告（報(bào)告可以不予答復(fù)）。寫錯(cuò)文種不但影響個(gè)人形象還影響整個(gè)單位的形象。如請(qǐng)示不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告”，報(bào)告不能寫成“匯報(bào)材料”，批復(fù)不能寫成“答復(fù)”。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個(gè)文種；條例：行政條例由國(guó)務(wù)院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。（三）行文目的。如申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)寫請(qǐng)示，不能寫報(bào)告。防止報(bào)告與請(qǐng)示相混淆的三個(gè)問題：在報(bào)告里請(qǐng)示問題。用報(bào)告代替請(qǐng)示。報(bào)告結(jié)尾寫“特此報(bào)告”或“上述報(bào)告請(qǐng)審閱”，不要句號(hào)。這是不允許的。請(qǐng)示包括（1）請(qǐng)示理由（2）請(qǐng)示事項(xiàng)（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。（四）按行文關(guān)系選擇文種船夫見風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場(chǎng)合對(duì)待不同對(duì)象要有不同說法，公文也一樣。上行文：向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（指導(dǎo)機(jī)關(guān)）報(bào)公文叫上行文。平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。另外，上級(jí)機(jī)關(guān)的部門與下級(jí)機(jī)關(guān)是平行的。例如人事部里的各個(gè)司，對(duì)外不要自主發(fā)文。對(duì)等的、橫向的機(jī)關(guān)行文鼓勵(lì)用函?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)的通知”通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)通知，也不能給同級(jí)單位發(fā)指示性的通知。通報(bào)屬于下行文函。答復(fù)問題用復(fù)函，詢問批準(zhǔn)用問函。秘密等級(jí)和保密期限。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。簽發(fā)人。發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字＋年份＋順序號(hào)，例：〔2000〕1號(hào)，位置：居中或左下方機(jī)關(guān)代字要響亮好聽，不要隨便起。括號(hào)不用圓括號(hào)。簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名（見P28）（二）主體公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)成文日期生效法定標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。俗話說“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。寫標(biāo)題有三項(xiàng)要求：（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。因?yàn)槭掠刹粔蚯宄?，往往使一些?qǐng)示事項(xiàng)不能及時(shí)得到辦理。“關(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”（2）文字簡(jiǎn)明通順A歸納概括。目前經(jīng)修改后為：全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國(guó)家機(jī)關(guān)的組成人員。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。即同義反復(fù)。”“一致”與“共識(shí)”是重復(fù)的 “他是個(gè)非常年輕的小伙子?！瓣P(guān)于申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”申請(qǐng)與請(qǐng)示是重復(fù)的（3）符合語法發(fā)文機(jī)關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對(duì)）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標(biāo)題如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”注意以下四個(gè)問題：A標(biāo)題后面不要標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！币?guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時(shí)可用空格代替。例：國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知公文標(biāo)題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)出國(guó)（境）招商活動(dòng)加強(qiáng)管理的通知公文標(biāo)題中涉及兩個(gè)以上并列成分又不便作簡(jiǎn)化處理時(shí)，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號(hào)。如有“關(guān)于”就不要寫“對(duì)”例：關(guān)于對(duì)同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對(duì)”同時(shí)出現(xiàn)對(duì)：專指對(duì)象 關(guān)于：大范圍的“單位對(duì)進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫成“單位關(guān)于對(duì)進(jìn)行審計(jì)的通知”C結(jié)構(gòu)完整。D標(biāo)題排列。分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”通知的標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個(gè)省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號(hào)、通知。特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于開展全國(guó)第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。請(qǐng)示公文只報(bào)送一個(gè)單位。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對(duì)誰寫清。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。表示公文正式確立的時(shí)間。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。確定成文日期的依據(jù)：（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。黨的系統(tǒng)對(duì)成文日期沒有嚴(yán)格的要求。（1）印章。印章：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。（2）印章專人保管，明確交接。（4）蓋印要清晰規(guī)范。上面距正文約2－4mm。（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識(shí)“此而無正文”的方法解決。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動(dòng)詞做主題詞。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。數(shù)量：加上類別詞不要超過六個(gè)順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。印發(fā)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。三部分：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示事項(xiàng)、行文的具體要求。請(qǐng)示事項(xiàng)：就是請(qǐng)示什么，注意一定要事前請(qǐng)示；一文一事；對(duì)所請(qǐng)示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請(qǐng)示問題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。維護(hù)請(qǐng)示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。真實(shí)性即維護(hù)請(qǐng)示事實(shí)的全面真實(shí)?？梢杂迷黾痈郊霓k法使請(qǐng)示本身寫的簡(jiǎn)明扼要。寫請(qǐng)示時(shí)語言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。（2）只報(bào)送一個(gè)單位。（4）聯(lián)合上報(bào)的請(qǐng)示必須協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)齊備（如兩個(gè)院長(zhǎng)都要在發(fā)文稿紙上簽字）。（6）上報(bào)請(qǐng)示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（二）會(huì)議紀(jì)要1987年出臺(tái)的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)特點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。會(huì)議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)標(biāo)題：會(huì)議名稱＋文種成文日期：標(biāo)題右下方正文：會(huì)議的基本情況例會(huì)寫法：主采用條款式寫法，分條例項(xiàng)紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。（1）為什么召開？（2）會(huì)議名稱。（4）議題，并對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)。記錄重點(diǎn)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，大會(huì)的發(fā)言