電子郵件禮儀與某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(ppt34)-在線瀏覽
2025-02-08 13:55本頁面
【正文】 很多人都很郁悶。每個人在轉(zhuǎn)發(fā)這個郵件的時候，說不定都在幻想著有一天罵自己的老板。 “ 在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間 ” ，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。同時勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。注意以下幾點： ?一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的 ?標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook用 …才能顯示完你的標(biāo)題 ?標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “ 王先生收 ” ?一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理 ?可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如 “ * !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用 “ 緊急 ”之類的字眼。 郵件主題 俗話說得好 ， “ 禮多人不怪 ” ，禮貌一些，總是好處的，即便郵件中有些地方表達(dá)欠妥，對方也能平靜的看待。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。 ?Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個 “ HI”，中文的寫個 ” 你好 ” ；結(jié)尾常見的寫個 Best Regards，中文的寫個 ” 祝您順利 ” 之類的也就可以了 。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。 ?注意 Email的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟悉程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么 “ 補充 ” 或者 “ 更正 ” 之類的郵件，這會讓人很反感。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開 。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。 ?尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。 ?對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文 你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。 語言的選擇與漢字編碼 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。 ?簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。 ?簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。 結(jié)尾署名 ?及時回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的 ,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是 2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說 ” 收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云 ” 。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作 ?進行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。 ?回復(fù)不得少于 10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù) “ 是的 ” 、 “ 對 ” 、 “ 謝謝 ” 、 “ 已知道 ” 等字眼，這是非常不禮貌的。 使用技巧（ 1） ?不要就同一問題多次回復(fù)討論 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。電子郵件有時并不是最好的交流方式。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的 RE來 RE去，與發(fā)件人討論。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 使用技巧（ 2） ?TO， CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。 ?轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。 如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。 ?只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 ?記住： 只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！ 使用技巧（ 3） 騰 訊 通 —— 溝通禮儀與規(guī)范 一、 慎重選擇發(fā)信對象 傳送訊息之前，須確認(rèn)收信對象是否正確，以免造
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