商務(wù)禮儀電子郵件篇-在線瀏覽
2025-04-01 17:36本頁面
【正文】 應(yīng)按通常的“某先生”、“某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚 ? 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧 ? 注意 Email的論述語氣 ? 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適 ? 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件門 ■ 兩位當(dāng)事人 ? 陸純初 (Loke Soon Choo)，男，新加坡人。據(jù)悉，陸擁有新加坡大學(xué)工商管理學(xué)位，是名資深的 IT專業(yè)人士，也曾出任 IBM、西門子等知名國際企業(yè)的高管。 ? 瑞貝卡是他的高級秘書：曾經(jīng)歷過 EMC大中國區(qū)多任總裁，屬于相當(dāng)高級的“大秘”，在北京已經(jīng)可以列入高級白領(lǐng)階層。此時他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸純初難抑怒火，在凌晨 1時 13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的“譴責(zé)信”。 郵件門：女秘書單挑外企老板 ? 秘書回了咄咄逼人的郵件：瑞貝卡贏得“史上最牛女秘書”的稱號 ? 瑞貝卡最終為她在網(wǎng)絡(luò)上贏得了“史上最牛女秘書”的稱號。她回信的對象選擇了“ EMC（北京）、 EMC（成都）、 EMC（廣州）、EMC（上海）”。 EMC內(nèi)部對此噤若寒蟬，一些參與轉(zhuǎn)發(fā)郵件的員工挨個兒被人事部門找去談話 ? 盡管無論是郵件附加的個人點評還是 BBS上的討論，力挺瑞貝卡的聲音都超過了八成，但外企人力資源部的管理層卻并不買賬。她沒有料到郵件會被轉(zhuǎn)發(fā)出去，也沒有料到目前的局面 郵件門：女秘書單挑外企老板 ? Email正文多用 1234之類的列表，以清晰明確 ? 如果事情復(fù)雜，最好 4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文 Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字 ? 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤 ? 合理提示重要信息 ? 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼 ? 不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 ? BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書 ? 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件 ? 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù) ? 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體 ? 不要只用一個簽名檔 ? 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。你可以在Outlook中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用 ? 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡
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