淺析電子郵件禮儀-在線瀏覽
2025-02-24 21:53本頁面
【正文】 式很難描述清楚。 ?不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符 在商務(wù)信函里面使用 :) 之類的笑臉字符會顯得比較輕佻， Business Email 不是情書，所以 :)之類的最好慎用。 郵件附件郵件附件附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點：?如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件?附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名?正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ?附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件?如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用?如果附件過大（不宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送 語言的選擇和漢字編碼語言的選擇和漢字編碼 在語言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點：?只在必要的時候才使用英文郵件。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。?選擇便于閱度的字號和字體 這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 結(jié)尾署名結(jié)尾署名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。?簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。?不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。你可以在 OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24小時。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。怎么著也要湊夠 10個字，顯示出你的尊重。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 ?要區(qū)分 Reply和 Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。你們討論好了再告訴大家。?主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句： “全
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