淺析電子郵件禮儀(ppt24頁)-在線瀏覽
2025-02-24 21:57本頁面
【正文】 地方表達(dá)欠妥，對方也能平靜的看待。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。 ? 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。 ? Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 ? 最簡單的開頭寫一個 “ HI”，中文的寫個 ” 你好 ” ；結(jié)尾常見的寫個 Best Regards，中文的寫個 “ 祝您順利 ” 之類的也就可以了。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。 ? 注意 Email的論述語氣 ? 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。 ? 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么 “ 補充 ” 或者 “ 更正 ” 之類的郵件，這會讓人很反感。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開 。 ? 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 ?附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ?正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ?附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 語言的選擇和漢字編碼 在語言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點： ?只在必要的時候才使用英文郵件。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。 ? 選擇便于閱度的字號和字體 ? 中文老實點用 宋體或新宋體 ，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用 五號或 10號字 即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，對公務(wù)郵件來說，最好不用背景信紙 。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。 ? 不要只用一個簽名檔 ? 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。你可以設(shè)置多個
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