商務電子郵件撰寫禮儀-在線瀏覽
2024-09-25 21:12本頁面
【正文】 停地讀郵件讓我感到疲憊。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了。 這主要是因為我們的注意力總是集中在想讓收件人了解什 么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。 想弄明白那些問題是什么很棘手。 要點和收件人所提問題的答案就構成了郵件的主要框架， 這使得寫一封清晰、 簡潔的郵件變 成一件很容易的事情。 這樣每個人能夠及時了解項目最新 的進展情況。 你的意見如何 ， Kiki？ ? 一封好的郵件應該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。但是在組織信息時也會存在困難，不妨考慮下 面因素： ? ? （一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、收件人可能質疑的問題就直 接寫作了。 ? （二）是否有多余信息。 牢記： 正文應該是對重要信息的支撐、 解釋和擴展。 ? （三） 是否中途變換方向。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。每封信都關于一個話題或主題，每封信都針對一個收件 人（群）。如果寫的內容太復雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅 提供簡要的說明。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。 （二） 使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準確地傳達。 （三） 確信你的要點和最重要的信息放在開頭。 （四） 如果發(fā)現包含很多多余的信息，再篩選一下。 （五） 不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應該首先考慮收件人和你的寫作目的。模板使用得當 ， 可以節(jié)省大量時間。 ? 注意模板的使用原則： （一） 模板需根據你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。 （三） 只在適合的情況下使用模板。 （四） 仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關的信息，沒有使用他人名字或忘記變 更日期等等。 內容構成： 稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期 格式上的要求： （ 1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說 （ 2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落筆 （ 4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡?。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫 格式上的要求： （ 5）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已設置自動簽名，可省略） （ 6）日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時性，可省略） 因為電子郵件 是一種商務文本 ，所以應當 認真撰寫： 1. 主題要明確 收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了 2. 語言要流暢 盡量別寫生僻字、異體字。電子郵件在信息社會中，任何人的時間都是無
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