商務(wù)電子郵件撰寫禮儀(編輯修改稿)
2024-09-11 21:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 如果不是，就趕緊省略。 ? （三） 是否中途變換方向。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個 完全不同的話題。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。 ? （四） 是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關(guān)于一個話題或主題，每封信都針對一個收件 人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點，然后用標題幫助收件人（群）迅 速地找到具體的細節(jié)。如果寫的內(nèi)容太復(fù)雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅 提供簡要的說明。 ? 寫郵件時， 需要注意： （一） 在敏感的、復(fù)雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方 式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會發(fā)送出去，而你會首 先并且務(wù)必進行拼寫、語法、標點的檢查和文本的編輯。 （二） 使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準確地傳達。避免 使用行話。 （三） 確信你的要點和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文 （如四所述）。 （四） 如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下?；蛟S你沒有充分考慮收件人的需求。 （五） 不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應(yīng)該首先考慮收件人和你的寫作目的。 ? 使用模板 充分利用模板。模板使用得當 ， 可以節(jié)省大量時間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。 ? 注意模板的使用原則： （一） 模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。 （二） 不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。 （三） 只在適合的情況下使用模板。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。 （四） 仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關(guān)的信息，沒有使用他人名字或忘記變 更日期等等。 電子郵件的 格式與書信格式相同。 內(nèi)容構(gòu)成： 稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期 格式上的要求： （ 1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說 （ 2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段 格式上的要求： （ 3）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆 （ 4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡取Ｋ梢跃o接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“?！毕嗯涮椎摹熬炊Y”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫 格式上的要求： （ 5）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已設(shè)置自動簽名，可省略） （ 6）日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時性，可
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