電子郵件禮儀課件-在線瀏覽
2025-03-17 17:48本頁面
【正文】 小時格式 : 上午 9:00， 下午 2:00； 9:00am，2:00pm – 24小時格式 : 9:00， 14:00。不好請各事業(yè)部將 XX表于明天 報上來 ，謝謝。不好附件是 XXX文件，請查收?。ǔ?“ 你好！ ”“ 謝謝！ ” 再不要用感嘆號 ）好附件是 XXX文件，請查收，謝謝！2023/3/21 2716. 字體、顏色、縮進? 商務郵件具有其嚴肅性 – 不要采用不同的字體，除非很必要– 不要使用不同的顏色，除非你想用不同的顏色強調某些東西 ? 電子郵件軟件可能互不兼容，例如 Notes 和 Outlook– 例如 “ 刪除線 ” ，在另一郵件系統(tǒng)中可能不顯示 – 在郵件中不要使用 “ 縮進式 ” 和 “ 制表符 (Tab)” ，因為用另一軟件打開它們可能導致文本不對齊– 發(fā)給公司外部的郵件，避免使用上述不兼容的格式2023/3/21 2817. 附件 1? 在郵件的正文中要提及所加附件的名稱 –殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件? 在郵件的正文中要強調附件中的 重點–節(jié)省 收件人 時間? 壓縮 文 檔， 文 檔 通常不要 大于 5MB –加快 傳輸速度–附件大于 5MB時要壓縮–附件太大 (大于 10M)時，要分成多個郵件? 發(fā)送郵件前應 打開附 件進行檢查 –確保所加附件是 正確 的文件和版本2023/3/21 2917. 附件 2? 文件 名稱 (Filename)– 文件名要 易 于 理解 ，并且有唯一性， 例如? “ 2023WW14 艾博思 周 例會 .doc” – 不要 把相同 的 文件 名 用在不同的版本中 – 遵循 文件 命名規(guī)則 ? 文件 內容 – 文件標題 (Title)要清楚 – 總是顯示作者姓名及日期 (注 :不要使用自動更新日 期 ). – 如果超過 1頁， 要設置 “ 頁碼 /總頁數(shù) ”– 預覽 文 檔 ，尤其是 Excel文檔 (有時所見非所得 ) 2023/3/21 3017. 附件 3? 如果附件是圖形文件： – 不要使用 bmp格式，要轉換成 jpg或 pdf格式 ，以減小空間– 長或寬的分辨率調整到 1200像素以下，除非要印成照片– 圖形文件要正向， 不要讓閱讀者把腦袋橫過來看或倒過來看。 ? 如果 Office文檔中包含圖形： – 貼上圖形之前先把圖形另存為 jpg文件后再插入。用這樣的相機拍的照片，每張照片文件的大小是多大？這樣的照片，一個郵件能發(fā)幾個？2023/3/21 3118. 回復 (Re)或轉發(fā) (Fw) ? “ 收件人 ” 和 “ 抄送 ”– 回復或轉發(fā)時，檢查 “ 收件人 ” 、 “ 抄送 ” 內的名單， 加上那些必須包括 的， 刪除那些 不 需要 抄送的? 禮節(jié)性回復 – 如果你是主要的信息接收 者 (即表明你的名字 在 “ 收件人 ” 中 )， 收到郵件時總是 答復 “ 謝謝 ” 、 “ 我明白 ” 以確認 你 收到郵件– 對于禮節(jié)性回復， 你 可僅僅 回 復給發(fā)送者 (不要回復給所有人 )? 刪除不必要的 先前的 郵件和 /或附 件2023/3/21 3218. 回復 (Re)或轉發(fā) (Fw) ? 刪除不必要的 先前的 郵件和 /或附 件? 部門助理或聯(lián)絡窗口轉發(fā)郵件– 及時轉發(fā)給相關人員。如果收到別人錯發(fā)的郵件，請回復發(fā)件人 “ 我是 XXX，你是否錯發(fā)郵件？ ” 當然，附上原郵件。? 用原郵件轉發(fā)，–原主題后加 update 或 — 更新 , 表明這是更新的郵件–轉發(fā)的內容中說明原郵件中哪里有錯，更新為新的內容2023/3/21 3420. 郵件溝通原則? 跟進–對于 緊急或重要的 事情，應 打電話 給相關人員 ，以確定 其 已 收到郵件并明白要做的事? 避免做郵遞員– “ 我發(fā)郵件了，他沒看 ” (把責任推給別人 )– “ 我收到他的郵件回執(zhí)，說明他收到郵件了 ”–要確認收件人收到郵件并了解要做什么事情，什么時候要完成，不要只做郵遞員2023/3/21 3521. 縮略語 ? 當郵件是發(fā)給客戶時，請使用規(guī)范的縮略語? 可以使用 : ASAP, FYI, FYR, 等 .? 不要使用 :–pls ? please–ref ? refer–Attn ? attention–q’ ty ? quantity or qty–per ? as per–B’ R, BstRdgs, ? Best Regards–Thks ? thanks or thank you2023/3/21 3622. Confidentiality NoteConfidentiality note:The information
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