電子郵件禮儀與某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(ppt34)(存儲(chǔ)版)
【正文】 清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 ?一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。 ?不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符 在商務(wù)信函里面使用 :) 之類的笑臉字符會(huì)顯得比較輕佻， Business Email 不是情書，所以 :)之類的最好慎用。 ?選擇便于閱讀的字號(hào)和字體 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過 24小時(shí)。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。 ?主動(dòng)控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。 二、 掌握 “ 廣播 ” 清單 “ 廣播 ” 功能是系統(tǒng)最具威力的功能之一。 騰訊通的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要 在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以騰訊通的信息內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。 小心幽默的使用 在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語言的騰訊通信息中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。 當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人，忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方？如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。應(yīng)付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。在網(wǎng)際空間中，長篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會(huì)吸引群眾。 10:26:0210:26:0210:261/23/2023 10:26:02 AM 1以我獨(dú)沈久，愧君相見頻。 , January 23, 2023 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 上午 10時(shí) 26分 2秒 上午 10時(shí) 26分 10:26: 楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。 2023年 1月 上午 10時(shí) 26分 :26January 23, 2023 1業(yè)余生活要有意義，不要越軌。 :26:0210:26:02January 23, 2023 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 1月 上午 10時(shí) 26分 :26January 23, 2023 1少年十五二十時(shí)，步行奪得胡馬騎。 2023年 1月 23日星期一 10時(shí) 26分 2秒 10:26:0223 January 2023 1做前，能夠環(huán)視四周；做時(shí)，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國民時(shí)，千萬要遵守「因特網(wǎng)」的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦！ 謝 謝！ 靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。 ? 將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見 在回復(fù)某一特定信函之前，請(qǐng)先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過相同的意見。當(dāng)來信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。 回復(fù)郵件、信息的禮儀與規(guī)范 ? 勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件 發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。有時(shí)因訊息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。 「標(biāo)題」要明確且具描述性 一定要注明標(biāo)題 (Subject)，因?yàn)橛性S多同事是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信息的內(nèi)容。不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。你們討論好了再告訴大家。怎么著也要湊夠 10個(gè)字，顯示出你的尊重。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。 如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。 郵件正文（ 2） ?合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 “ 郵件門 ” 就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件正文（ 1） ?Email的正文應(yīng)多用 1234之類的列表，將事情說明清楚 如果事情復(fù)雜，最好 4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè) “ Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 電子 郵件禮儀 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。 ? 這封郵件幾天內(nèi)傳了好幾千人
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