電子郵件禮儀與某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(ppt34)-文庫吧
2024-12-28 13:55 本頁面
【正文】 你作為發(fā)信人寫每封 Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封 Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。 電子 郵件禮儀 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。注意以下幾點： ?一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的 ?標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook用 …才能顯示完你的標(biāo)題 ?標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “ 王先生收 ” ?一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理 ?可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如 “ * !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用 “ 緊急 ”之類的字眼。 ?回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE RE一大串。 郵件主題 俗話說得好 ， “ 禮多人不怪 ” ，禮貌一些，總是好處的，即便郵件中有些地方表達欠妥，對方也能平靜的看待。注意以下兩點： ?恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如 “ x經(jīng)理 ” ；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 “ x先生 ” 、 “ x小姐 ” 稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個 “ Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 ?Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個 “ HI”，中文的寫個 ” 你好 ” ；結(jié)尾常見的寫個 Best Regards，中文的寫個 ” 祝您順利 ” 之類的也就可以了 。 稱呼與問候 正文是郵件最重要的部分，注意以下幾點： ?Email正文要簡明扼要，行文通順 Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。 ?注意 Email的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟悉程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “ 郵件門 ” 就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件正文（ 1） ?Email的正文應(yīng)多用 1234之類的列表，將事情說明清楚 如果事情復(fù)雜，最好 4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。 ?一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么 “ 補充 ” 或者 “ 更正 ” 之類的郵件，這會讓人很反感。 ?盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開 。 如果是中文 Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。 郵件正文（ 2） ?合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 ?不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符 在商務(wù)信函里面使用 :) 之類的笑臉字符會顯得比較輕佻， Business Email 不是情書，所以 :)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。 郵件正文（ 3） 附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點： ?如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 ?附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ?正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ?附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 ?如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ?如果附件過大（不宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送 郵件附件 在語言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點： ?只在必要的時候才使用英文郵件。 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 ?尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1