商務電子郵件撰寫禮儀（ppt41頁)-文庫吧
2025-02-26 10:55 本頁面
【正文】 你的郵件。 有時候需要幾個詞或一兩個短 句來引出要點。 例如： 。你方何時能夠匯報項目的進展情況？ 。 我對您關于明年四月份舉辦籌款活動的建議非常感興趣。 如果你回復一個問題，可以先將這個問題陳述或概括一下，然后再進入要點。 例如： 你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會增加多少。據(jù)我方估計，開銷將會 …… 如何開言？ 很多人在抱怨： “ 不停地讀郵件讓我感到疲憊。 為什么人們認為我應該了解跟他們一樣多的 東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了。 ” 我們的電子郵件中常常包含了很多不必要 的信息或者省略掉了很多重要的信息。 這主要是因為我們的注意力總是集中在想讓收件人了解什 么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。 但是如果從收件人的角度來寫郵件， 你會發(fā)現(xiàn)郵件 應該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。 想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回 答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細考慮收件人可能問的問題。 要點和收件人所提問題的答案就構(gòu)成了郵件的主要框架， 這使得寫一封清晰、 簡潔的郵件變 成一件很容易的事情。 例如： 我提議各 Team小組長每個月舉行一次工作午餐會。 這樣每個人能夠及時了解項目最新 的進展情況。此外，我們也有更多的機會討論如何解決問題。 你的意見如何， Kiki？ 收件人需要知道什么？ ? 一封好的郵件應該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。要點出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點 相關，這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時也會存在困難，不妨考慮下 面因素： ? ? （一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、收件人可能質(zhì)疑的問題就直 接寫作了。 如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費解。 ? （二）是否有多余信息。盡管仔細思考了，但是大多數(shù)人還是會將所有的內(nèi)容放在郵件中， 好像我們所說的內(nèi)容對收件人來說都很有趣。 牢記： 正文應該是對重要信息的支撐、 解釋和擴展。 如果不是，就趕緊省略。 ? （三） 是否中途變換方向。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個 完全不同的話題。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。 ? （四） 是否想要呈現(xiàn)太多的信息。每封信都關于一個話題或主題，每封信都針對一個收件 人（群）。如果想在一封信內(nèi)發(fā)送所有信息，在開頭列出要點，然后用標題幫助收件人（群）迅 速地找到具體的細節(jié)。如果寫的內(nèi)容太復雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發(fā)送，而郵件僅 提供簡要的說明。 簡明扼要的郵件讓人舒服！ ? 寫郵件時， 需要注意： （一） 在敏感的、復雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方 式。如果是，使用文字處理系統(tǒng)起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會發(fā)送出去，而你會首 先并且務必進行拼寫、語法、標點的檢查和文本的編輯。 （二） 使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準確地傳達。避免 使用行話。 （三） 確信你的要點和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構(gòu)建起上下文 （如四所述）。 （四） 如果發(fā)現(xiàn)包含很多多余的信息，再篩選一下。或許你沒有充分考慮收件人的需求。 （五） 不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應該首先考慮收件人和你的寫作目的。 再次強調(diào)的幾點 —— ? 使用模板 充分利用模板。模板使用得當，可以節(jié)省大量時間。模板提供了基本的詞匯和結(jié)構(gòu)，你只需根據(jù)特定的情況來改變內(nèi)容即可。 ? 注意模板的使用原則： （一） 模板需根據(jù)你要不斷發(fā)送的基本信息來生成。 （二） 不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。
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