商務電子郵件撰寫禮儀ppt41頁)(編輯修改稿)
2025-03-26 10:55 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 （三） 只在適合的情況下使用模板。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。 （四） 仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關的信息，沒有使用他人名字或忘記變 更日期等等。 模板，模板！ 電子郵件的商務格式 怎么寫？ 電子郵件的格式與書信格式相同。 內(nèi)容構成： 稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期 格式上的要求： （ 1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說 （ 2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段 還記得怎么寫書信嗎？ 格式上的要求： （ 3）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落筆 （ 4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“祝”等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“?！毕嗯涮椎摹熬炊Y”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫 小學生都知道，你知道嗎？ 格式上的要求： （ 5）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已設置自動簽名，可省略） （ 6）日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時性，可省略） 怎能沒有署名？ 電子郵件也是有 寫作禮儀規(guī)范的！ 因為電子郵件是一種商務文本，所以應當認真撰寫： 1. 主題要明確 收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了 2. 語言要流暢 盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料最好標明出處，以便核對 內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好 電子郵件也是一種商務文本！ 二、電子郵件應當避免濫用，不發(fā)無意義的郵件 ?若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)。電子郵件在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間?！? ?收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的 濫用電子郵件是一種犯罪！ ?商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。 第三，電子郵件應當注意編碼問題 編碼竟然是個問題？ ? 對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。 ? 電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。 第四，電子郵件應當慎選花哨功能 并不是所有的花哨都是美麗的！ 收件人、抄送人也需要 精心選擇的！ 收件人、抄送人在功能上無特別區(qū)別，但在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。 收件人： 指的是你郵件的 主送人 ，可以是一個或多個 抄送人： 需要告知的人，比如其他相關人員、跨級、 領導 收件人，抄送人本來就是兩種人！ 有關主送、抄送機關的規(guī)范 （一）關于主送 應當根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個人 —— 為簡便，以下統(tǒng)一稱為“主送人”、“抄送人” ）的隸屬關系及職權范圍確定主送人。 上行文（向上級請示）應當堅持一個主送人的作法，不能多頭主送。 多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。 機關也是有規(guī)范的！ 有關主送、抄送機關的規(guī)范 確定上行文主送人的規(guī)范是： 1． 請示： 一般只寫一個主送人，需要同時送其他人的，應當用抄送形式。 2． 受雙重領導 ：發(fā)送上行文
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