電子郵件禮儀與某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(ppt34)-wenkub
2023-01-26 13:55:15 本頁面
【正文】 英文原信的口氣比上述譯文要激烈得多）。陸試圖聯(lián)系后者未果。 而面對記者的質(zhì)詢， EMC公司從美國發(fā)來的郵件卻認為 該員工離職只是個人事件 。目前，該郵件仍在毫不停歇地轉(zhuǎn)發(fā)中。數(shù)小時后，陸純初還是難抑怒火，于是在凌晨 1時 13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴厲且語氣生硬的 譴責(zé)信 。陸在發(fā)送這封郵件的時候，同時傳給了公司幾位高管。 兩天后，她在郵件中回復(fù)說： 首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個責(zé)任。 第四，從到 EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。她回信的對象選擇了 EMC（北京）、 EMC（成都）、 EMC（廣州）、EMC（上海） 。 ? 該郵件被數(shù)千外企白領(lǐng)接收和轉(zhuǎn)發(fā)，幾乎每個人都不止一次收到過郵件，很多人還在郵件上留下諸如 真牛 、 解氣、 罵得好 之類的點評。據(jù)她回憶，該郵件最早從公司同事的大學(xué)同學(xué)處轉(zhuǎn)來，后來的來路也多為業(yè)務(wù)關(guān)系、大學(xué)同學(xué)等。她今后找工作會很難。 ? 這封郵件幾天內(nèi)傳了好幾千人，全國的外企圈子都知道了。 據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。 電子 郵件禮儀 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。注意以下兩點： ?恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個 “ Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。 “ 郵件門 ” 就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件正文（ 1） ?Email的正文應(yīng)多用 1234之類的列表，將事情說明清楚 如果事情復(fù)雜，最好 4的列幾個段落進行清晰明確的說明。 ?盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 郵件正文（ 2） ?合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 郵件正文（ 3） 附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點： ?如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 ?附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ?正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ?附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 ?如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ?如果附件過大（不宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送 郵件附件 在語言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點： ?只在必要的時候才使用英文郵件。 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。 ?不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。怎么著也要湊夠 10個字，顯示出你的尊重。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。你們討論好了再告訴大家。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。然而問題在于：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人 ?因此，當(dāng)使用者有 “ 廣播 ” 需求時，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。 「標(biāo)題」要明確且具描述性 一定要注明標(biāo)題 (Subject)，因為有許多同事是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信息的內(nèi)容。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。有時因訊息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。 回復(fù)郵件、信息的禮儀與規(guī)范 ? 勿期盼他人會立即回復(fù)你的信件 發(fā)信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。在網(wǎng)際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤并熱心協(xié)助。當(dāng)來信引發(fā)個人情緒高漲時，此時應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動？如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來信。 ? 將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見 在回復(fù)某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個人講過
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