【正文】 /報廢 /遺失被盜 / 閑置物品處理 轉(zhuǎn)移 原使用部門（固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單） ?轉(zhuǎn)出部門主管審批 ?接收部門主管審批 ?分公司行政部審核、備案 ?財務(wù)部復(fù)核、入賬 報廢 原使用部門（固定資產(chǎn)報廢申請單） ?分公司經(jīng)理 /總監(jiān)審批 ?分公司行政部審核、確定是否廢棄或拍賣 ?報備公司行政部復(fù)核 ?分公司行政執(zhí)行資產(chǎn)報廢程序 ?財務(wù)部復(fù)核 \消賬 遺失被盜 使用部門 /使用人（固定 資產(chǎn) 被盜 /遺失報告表） ?分公司經(jīng)理 /總監(jiān)審批 ?分公司行政部審核、判定資產(chǎn)丟失的性質(zhì) ?財務(wù)部復(fù)核 \消賬 閑置物品處理 閑置 部門 /使用人（ 閑置物品處理 報告表） ?分公司經(jīng)理 /總監(jiān)審批 ?分公司行政部審核、判定資產(chǎn) 的使用價值 ?分公司行政執(zhí)行 閑置 資產(chǎn) 處理 程序 ?財務(wù)部復(fù)核 \消賬 注意事項： 分公司資產(chǎn)的報廢：由分公司 行政每月一次聯(lián)系當區(qū)域固定的維修廠家進行報廢確認，給予報廢審批，并給予申請重新購置；報廢后資產(chǎn)交區(qū)長辦公室集中保管，以便財務(wù)及公司行政部定期核查； 分公司報廢 資產(chǎn) /閑置物品 的變賣 ： 由 分公司 行政部每季度聯(lián)系一次當 地固定的回收廠家進行回收報價，報總部 行政部及財務(wù)部審批后，給予變賣處 理。 程序 電話轉(zhuǎn)接服務(wù) 接聽電話統(tǒng)一話術(shù)：您好！這里是七匹狼 XX 分公司，請問有什么可以幫到您??； 接聽電話人員應(yīng)及時了解分公司辦公人員 職務(wù)、職責 、分機號、直線、手機、避免出現(xiàn) 誤轉(zhuǎn) 、錯轉(zhuǎn)的現(xiàn)象； 電話鈴聲響起 3聲內(nèi)應(yīng)將電話接起，如果 3聲內(nèi)無法接聽，應(yīng)及時致歉：“對不起，讓您久等了，這里是七匹狼 XX 分公司，請問有什么可以幫到您！” 接聽電話時應(yīng)準備好筆和紙用于 記錄（需留言電話及重要事件的記錄） ，并在通話結(jié) 束后及時通知相關(guān)人員（以郵件或留言條方式轉(zhuǎn)達） ； 來訪賓客接待 嘉賓來訪時前臺人員應(yīng)微笑、起立迎接客人：“您好，歡迎光臨七匹狼” 辦理嘉賓登記手續(xù)并電話聯(lián)系相關(guān)部門的接待人員，填寫《訪客登記表》 如遇嘉賓在前臺等候，應(yīng)主動提供茶水服務(wù)：您好！請喝水！ 快遞服務(wù) 對各部 門所需寄出的物品 /文件進行信息登記， 前臺文員 投交給 快遞公司 的物品， 與其一起點交、驗視完畢后，快遞公司人 員應(yīng)在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認， 防 止由于交接不清，造成物品錯交、誤交 ； 前臺文員接到快件后應(yīng)及時電話通知收件人，收件人領(lǐng)取后應(yīng) 在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認 ； 次月月初 前臺 人員 與快遞公司核對上月快遞費用； 快遞費用確認無誤后，提交 至各部門進行 快遞費用分攤 確認； 各部門確認無誤后，前臺人員填寫報銷憑證至 財務(wù)部進行 快遞費用結(jié)算 。 程序 申請及報銷 說明： 優(yōu)秀員工 旅 游 （總部行政部統(tǒng)一策劃、安排執(zhí)行） 全員福利旅游（根據(jù)年度預(yù)算， 09 年預(yù)算 500 元 /人） 流程： 分公司根據(jù)自身工作安排將旅游的時間、地點報備大區(qū)總監(jiān)及營銷副總審批同意，旅游時間一律選擇周末時間，如需延長旅游時間請使用個人時間調(diào)休。 試用期人員參加該旅游活動應(yīng)簽訂承諾書，如試用期內(nèi)離職，該筆旅游費用由個人承擔。該費用為專項費用，禁止變更成其它任何性質(zhì)的補貼、補助或其它項目使用。 文件管理 目的 對 分 公司 所要求的文件進行控制， 將公司的做事方式、管理方法、作業(yè) 流程、個人經(jīng)驗得 以有效的傳承。 程序 文件需求 在下列情況可以編制必要的文件： a) 管理工作所需要； b) 技術(shù)工作所需要； c) 法律法規(guī)與其他要求。新版發(fā)布的版本為 ；第一次修改后文件的版本為 ，依此類推。 序號 文件名稱 編號規(guī)則 1 分公司 /部門手冊 QPL — （例） — 0000 說明 福建七匹狼實業(yè)股份 有限公司代號 短橫 分公司 代碼（見附錄 B） 短橫 發(fā)布年號 序號 文件名稱 編號規(guī)則 2 一級文件 QPL — I — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實業(yè)股份 有限公司代號 短橫 一級文件代碼 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號 3 二級文件 QPL — II — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實業(yè)股份 有限公司代號 短橫 二級文件代號 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號 4 三級文件 QPL — KPI（例） — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實業(yè)股份 有限公司代號 短橫 年度 KPI 代號 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號 文件代號縮寫 年度 KPI（ KPI）、 分公司 /部門架構(gòu)（ OC）、 分公司 /部門職責 （ DD） 、崗位 說明書 （ JD）、 分公司 /部門各崗位績效考核表（ PA）、 流程（ PS）、 作業(yè)指導(dǎo)書（ SOP）、 表 單 （ FM） 備注說明 如 部門 有個性化文件不在上述編號規(guī)則范圍內(nèi)，可自行按文件關(guān)健字 英文 縮寫進行編號 文件正式發(fā)行 /分發(fā) 文件 經(jīng)相關(guān)人員簽字完畢后， 應(yīng)在一周內(nèi) 將文件的正本和 電 子版本交 人事行政專員 蓋章（齊縫 章 ）后 進行存檔、分發(fā)。 文件 使用人員應(yīng)對文件進行學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行；對于領(lǐng)用受控文件的部門，應(yīng)保管好所領(lǐng)用文件 ，行政人事專員應(yīng)做好文件的保管工作。 部門依據(jù)實際需要進行修訂，并按 規(guī)定重新發(fā)布并歸檔 。 使用表單 《 文件分發(fā) /回收記錄》 《文件借閱 登記表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 — 行政部 參考制度 《文件管理規(guī)定》 《檔案管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 檔案管理 目的 為 完善檔案管理體系 ， 準確的對檔案進行分類、編號、歸檔； 有序的進行檔案的調(diào)閱與借用； 確保檔案的真實性、 實用性 、 有效性 和完整性。 歸檔時間 會計部門在財務(wù)管理工作中形成 的 會計文件材料，由會計部門整理、立卷 歸檔、 自行 保管 (按檔案管理規(guī)定執(zhí)行 )，由 分公司人事行政部進行 監(jiān)督管理 ，并定期 提交檔案目錄至 總部 總部中央文控室 。 并執(zhí)行檔案管理規(guī)定定期向總部中央文控室提交檔案目錄。 歸檔的文件材料應(yīng)為原版原件。 檔案案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 b)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。 歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 歸檔的文件材料一 般一式一份。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。 、整理 檔案的分類原則： 主要 以全部檔案為對象 ， 根據(jù)企業(yè)管理職能 并 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點 ， 保持檔案材料的內(nèi)部有機聯(lián)系 。 加強部門、員工之間的溝通，樹立目標管理觀念，使公司例會從形式到內(nèi)容 規(guī)范化、標準化，使管理做到有章可循。 f) 其它，如：每周可安排一天為“輕松學(xué)習(xí)日”，朝會型式可不拘一格，可購買點心、飲料，伙伴們共同分享一些喜聞樂見的事或輕松的交流本周的工作心得。 b) 各部門朝會地點由部門主管自行選擇（如：會議室、辦公室等空閑場地） c) 每周一建議由部門主管主持會議，對本周工作進行部署與安排，其它時間由各部門同事輪流主持朝會。 d) 各部門可以根據(jù)實際情況選擇以下會議內(nèi)容，并可采用多樣的形式以加強朝會的教育作用， ： 無 ： 《行政部例會組織管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 ： 為維護企業(yè)正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，創(chuàng)造干凈、整潔、舒適、合理的辦公環(huán)境，培養(yǎng)良好習(xí)慣，提升個人素養(yǎng)。 行為規(guī)范 a) 公司員工應(yīng)按照《著裝管理規(guī)定》要求穿著 ， 以 樹立良好的公司形象和個人形象 ； b) 嚴禁在辦公室大聲喧嘩，談?wù)撆c工作無關(guān)的事物； c) 在公眾場合出現(xiàn)他人有礙體面 、 有違公司規(guī)定的行為時應(yīng)及時 、 善意地提醒 ； d) 遇公司客人來訪時，要禮貌謙 讓； 工作 規(guī)范 a) 遵守上班時間，因故遲到或請假 時， 必須事先與所在部門 主管 取得 聯(lián)系，說明原因 ； b) 不打私人電話，不處理與本職工作無關(guān)的私人事務(wù) ； c) 上班時間不得使用電腦玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)內(nèi)容 ，具體參照《網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》執(zhí)行； d) 公司文件應(yīng)妥善保管，不能隨意處理 ,或者遺忘在桌上、書柜中 ； e) 重要的記錄、證據(jù)等文件必須根據(jù)公司 《檔案管理規(guī)定》要求及時歸檔 ； 會議規(guī)范 a) 開會期間關(guān)掉手機或設(shè)成振動，不從事與會議無關(guān)的活動 ； b) 認真聽別人的發(fā)言并記錄，不得隨意打斷他人的發(fā)言 ； c) 不要隨意辯解，不要發(fā)牢騷 ，保持會場肅靜。 養(yǎng)成 良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不隨地吐痰，不亂丟紙屑、雜物， 辦公室內(nèi)不得吃飯和有濃烈氣味的東西。 辦公場所內(nèi)外未經(jīng)許可不準張貼廣告、宣傳畫、標語，不準堆放或懸掛物品。 ： 任何時間，只要離開辦公位置， 就必須把椅子歸回原來的位置，并擺放整齊。 文件打印管理 文稿的輸出 a) 員工在進行文書和稿件的傳遞作業(yè)時，應(yīng)以企業(yè)管理信息系統(tǒng)為首選工具。 c) 對于一些色彩不影響表達的文稿，應(yīng)盡量采用黑白 打印。 每月通過登記打印數(shù)量與打印機內(nèi)存數(shù)據(jù)進行對比， 打印人員在輸出文件時必須經(jīng)過仔細的檢查、認真核對，避免 出現(xiàn)浪費； a) 打印一體機僅做緊急時刻復(fù)印使用（數(shù)量不超過 3張），不建議用于各部門傳遞文件復(fù)印之用； b) 如需大量復(fù)印文件，應(yīng)使用復(fù)印機進行復(fù)印。 c) 區(qū)域人事專員 每月對單次電話超過 3元的（市話約 30分鐘，長話約 10分鐘）的情況進行查核，對超過 3元的通話將需要座機號碼所屬人進行解釋； 空調(diào)的開啟時間和原則 a) 空調(diào)的啟動要嚴格按照操作規(guī)程開啟，嚴禁 頻繁的開關(guān)空調(diào)，每次停機后至少要休息三分鐘后才可進行第二次開啟，否則，將對壓縮機造成嚴重損壞，影響其正常的使用； b) 為節(jié)約能源 和延長空調(diào)的使用壽命，空調(diào)開啟后，制冷溫度應(yīng)設(shè)置在 25℃以上；以免空調(diào)機長時間工作， 導(dǎo)致 壓縮機發(fā)熱、發(fā)燙， 減少機器的使用壽命 。 用電器具管理 a) 下班后，要自覺關(guān)閉電腦、照明燈等所有用電設(shè)備，以杜絕浪費； b) 工作人員下班后，要對各辦公室進行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、樓道、走廊等未關(guān)閉的所有電源開關(guān)。在使用自來水時盡量開小 用水量，縮短用水時間，杜絕“水長流”和“水白流”的嚴重浪費現(xiàn)象； b) 工作人員下班后，應(yīng)對各樓層進行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、茶水間等未關(guān)閉的水龍頭。 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的 70%100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠 償原值的 70%100%。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。 行政公文編寫 公司 行政公文 僅限于 通告、通知、通報、批復(fù)、決定、意見、 會議紀要、請 示、報告、公函。 公文 編號 一、內(nèi)行文（上行文、平行文和下行文）編號 1 編號 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 ADM — 2020 — 20 說明 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 二、外行文編號 2 編號 公司代碼 — 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 SYGF — ADM — 2020 — 20 說明 實業(yè)股份 短橫 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 編寫注意事項 a) 文件的 主送單位標注于文件的標題 下 ，文件 的正文前。若造成不良影響，追究當事人責任； c) 附件一般分兩類，一類是對行文的補充、說明或證實的文字材料、圖表、憑據(jù)等，一類是隨文頒發(fā)的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定，以及向上級機關(guān)報送或向下級機關(guān)“批轉(zhuǎn)、批發(fā)”的文件。一般在正件正文后標明附件標題，附件正文前應(yīng)標注“附件”二字。 工作準備 （分公司行政指定文印室兼職 管理員） a)每天上班后， 檢查辦公用品 （ A4 復(fù)印紙 、 A3 復(fù)印紙 、簽字筆、登記本 ）是否齊全 。 發(fā)送傳真 a)發(fā)送傳真人員把需傳真之資料交由傳真管理人員 傳真 ，并 寫清收件人姓名、傳真號碼及需發(fā)件 日期，亦或自行操作即可； b)發(fā)送完傳真后， 一并 在《傳真資料一覽表》 簽字 ． ．