【正文】 位置，統(tǒng)一靠墻放置，柜內(nèi)物品分類存放，并有標識，柜頂不準擺放任何物品。（七） 報刊：公司訂閱的報刊必須上報架，閱完后放回原處，自訂報刊不要散放于辦公桌面上。（九） 外衣、手袋：置掛于衣帽間、柜子內(nèi)或公司指定地點，嚴禁隨意放在辦公桌、椅及地柜上。（十一） 裝飾畫：根據(jù)辦公環(huán)境的整體效果，視情況懸掛于墻壁上，并由行政部統(tǒng)籌安排。（十三） 各類電線未經(jīng)行政部允許，不可零亂跨接或穿越信道，設(shè)時由行政部統(tǒng)籌安5 / 63排。第二條 工作紀律（一） 工作時間堅守崗位，不得擅離職守。（三） 使用電話應注意禮儀，辦公時間因緊急事情打私人電話不得超過 3 分鐘，并以不打擾他人為原則。（五） 不得在辦公區(qū)域吸煙，午餐時間不得飲酒（公務需要除外） 。（七） 未經(jīng)允許，不得使用他人電腦和隨意翻看他人辦公資料、物品。（九） 嚴守公司機密，維護集體利益，不得向任何人透露公司經(jīng)營狀況。（十一） 根據(jù)公司需要積極配合同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕；對他人咨詢不屬自己職責范圍內(nèi)的事務應就自己所知告知咨詢對象，不得置之不理。（十三） 公私分明，不得利用公司資源謀取個人私利。2. 女士頭發(fā)須梳理得體不化濃妝，公司提倡女士化工作淡妝。4. 保持口腔衛(wèi)生，上班前與工作時間不得飲酒，不得吃蔥、蒜等異味食品。（二） 儀表1. 員工上班時要穿著得體、干凈，著裝需平整、無褶皺、無破損、和體協(xié)調(diào)。3. 周一至周四公司提倡男士著西裝，女士著職業(yè)套裝，周五可著休閑裝，但不得穿拖鞋或短褲。5. 領(lǐng)帶須保持挺括、干凈，系戴端正。7. 不可卷衣袖、褲腿。第四條 言談、舉止規(guī)范（一）交往語言：您好，早晨好，早，再見，請您，勞駕您，謝謝，周末愉快，拜拜。（三） 常用電話用語：請問，請稍等，謝謝，不客氣，再見。（五） 早晨上班，與同事第一次相見應主動招呼“早”或“你好” ，下班互道“再見”等禮貌用語。（七） 在與人交流時態(tài)度要謙和，用語要文雅，聲調(diào)要適度。（九） 待人接物時要自然、大方、熱情、穩(wěn)重、有禮。（十一） 遇急事可加緊步伐，但不要在辦公區(qū)內(nèi)跑動。（十三） 注意握手禮節(jié)，兩人以上場合中，應由年長者或上級先伸手，等對方伸手后再握，并應稍欠表示尊敬。握手時7 / 63應微笑注視對方，不可左顧右盼。（十五） 任何言談舉止不得有損公司形象。第二條 每隔 15 分鐘前臺為來訪者蓄水一次。第四條 未經(jīng)被訪人允許，接待引導人員不得帶來訪者進入被訪人辦公區(qū)。第六條 前臺接待人員要及時清理公司會客室的衛(wèi)生，以保持清潔的環(huán)境來接待客人。第八條 公司所有員工有為客戶、來賓讓路、讓座、讓茶的義務。（二） 總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理發(fā)起，每年至少 2 次，由總經(jīng)理向各部門負責人做工作總結(jié)及規(guī)劃；遇有重大事件或決策時董事長或總經(jīng)理可要求召開緊急會議。（四） 各部門工作例會由部門經(jīng)理統(tǒng)籌安排時間，要求每周 1 次。8 / 63（六） 年度總結(jié)會由董事長/總經(jīng)理發(fā)起，全體員工參加，總經(jīng)理做年度總結(jié)。例會不予另行通知。（三） 承辦部門應于會議召開前 30 分鐘，會同總經(jīng)辦準備、擺放好會議所需用品，將桌椅、桌簽、白板、音響、投影儀及其它設(shè)備檢查好，確保能夠正常使用。（五） 除各部門例會外的其它各種會議，總經(jīng)辦需派專人參加，同時做好記錄、整理、歸檔工作。（二） 會議期間，與會人員手機應設(shè)置關(guān)機或靜音狀態(tài)，無特殊情況禁止接打電話，如有特殊事務可到會議室外接聽。（四） 與會人員要認真作好會議記錄，并將會議有關(guān)精神及時傳達到分管部門。（二） 承辦部門應于會后 24 小時內(nèi)（特殊情況下除外）整理出會議記錄歸檔備查，整理會議紀要需經(jīng)會議主持人簽字后歸檔（不宜公布的）或分發(fā)相關(guān)部門及人員。（二） 財務部留存：（國）稅務登記證（正、副本） 、 （地）稅務登記證（正、副本） 、開戶許可證及其它財務專項審批證書。（二） 公司稅務類執(zhí)照由財務部監(jiān)管，主管會計為監(jiān)管人。記錄單以年度為期進行立冊存檔 1 年。（三） 填寫表格立冊存檔 1 年，在存檔到期消檔前需報總經(jīng)辦進行審批后才能進行銷毀。現(xiàn)所有證照均在總經(jīng)辦10 / 63（二） 申請使用營業(yè)證件當日無法歸還時，要提前向證件監(jiān)管部門經(jīng)理申請。（四） 監(jiān)管人員根據(jù)公司要求進行變更時，如此證件變更涉及其它證照變更時，要填寫《企業(yè)證照變更交接單》交給關(guān)聯(lián)部門。（五） 執(zhí)照在外遺失的由經(jīng)辦人負完全責任。第五章 印章管理制度第一條 公章使用范圍及流程凡公司對外公函、宣傳資料、辦理有關(guān)工商、稅務事務需上交的資料等不涉及商業(yè)合作的文本，可使用公章；用章部門經(jīng)辦人填寫用印申請表，經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理或集團分管領(lǐng)導審核后，由行政專員在文本上加蓋公章。對外公函須經(jīng)法務人員審核，由法務人員持公函到總經(jīng)辦蓋章，法務人員須將公函復印存檔。如有須付款的合同，則交一份合同文本原件至財務。借用印章原則上應當天歸還，當天不能歸還者，須事前征得總經(jīng)理同意后方可借用。第四條 附件及相關(guān)表格 《用印申請單》 《印章/證照借用申請單》第六章 公文管理規(guī)定第一條 公文管理（一） 公司的公文是傳達貫徹公司的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。（三） 公司與行政機關(guān)相互傳遞的各種文書，工商由總經(jīng)辦專人負責，稅務由財務部專人負責。（五） 各分公司、駐外辦事處于當年工作中形成的公文，都必須由公司總經(jīng)辦指定人員收集齊全并分類整理歸檔，以備公司派人進行監(jiān)檢。（七） 公司、各分公司、駐外辦事處要建立嚴格的公文管理制度，加強對相關(guān)人員的保密紀律教育，確保公司機密不外泄。（九） 嚴禁將秘密公文帶往公共場所或家中。第二條 公文范圍和種類（一） 本管理辦法中所指公文，包括公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料以及公司與外部公司、政府機關(guān)、團體等單位間相互傳遞的各種文書。2． 報告 適用于向上級反映、匯報工作情況，答復上級的詢問。4． 布告、公告、通告 對公司員工公布應當遵守的事項，用“布告” 。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守的事件，用“通告” 。6． 通知 適用于傳達上級的指示，任免人員，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文。8． 決定、決議 適用于對某些問題或者重大行動做出安排，撤銷各分公司及駐外辦事處不適當?shù)臎Q定事項。9． 函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，向有關(guān)主管部門詢問、請求批準和答復審批事項。13 / 63第三條 公文行文規(guī)定（一） 以公司文件形式行文的，一律須經(jīng)董事長/總經(jīng)理或授權(quán)人核準；涉及法律事務的相關(guān)公文，須經(jīng)法律顧問核準。（三） 行文應逐級傳遞，各分公司、駐外辦事處一般不得越級行文。（四） 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不得同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第四條 公文效力（一） 凡以總公司下發(fā)的公文在整個公司內(nèi)部或指定的部門內(nèi)部必須執(zhí)行。其他部門可參照執(zhí)行。（二） 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。（三） 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。（五） 公文字號一般包括單位代號、文件編號、年號、順序號。（六） 秘密公文應根據(jù)秘密程度分別標明“絕密” 、 “機密” 、 “秘密” 、 “公開” 。14 / 63（八） 會議通過的文件，應在標題之下，正文之前，居中注明通過日期和會議名稱。（十） 收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。（十一） 所有文件格式包括字體、字號；一律嚴格執(zhí)行格式范例要求；可以直接套用，以求格式的統(tǒng)一。1. 規(guī)章制度文件的附件，以文件編號+兩位碼表示。XZ0101, 表示公司行政管理制度的第一份文件——“公司公文管理辦法”的第一個子文件或附件是“公司規(guī)章制度格式” 。3. 會議紀要例：會字04001 ，代表 2022 年第一次會議的紀要。5. 內(nèi)部協(xié)作函例：內(nèi)協(xié)04001 。7. 部門發(fā)文以該部門簡稱（兩個漢字）+兩位數(shù)年度碼+ 三位數(shù)流水碼，例：行政03001。15 / 63（二） 外部來文收文登記按收文時間順序編列序號、存檔。（四） 版次規(guī)章制度的修改是十分嚴肅的工作，所以必須實行版本管理。一般包括起草、會稿、審核、審批、打印、簽發(fā)、發(fā)文、收文、存檔等程序，詳見（舉例）：公 司 行 文 部 門 行 文管理權(quán)限行文流程管理權(quán)限董事長總經(jīng)理 總經(jīng)辦相關(guān)部門經(jīng)理文員承辦人 步驟 內(nèi)容 承辦人綜合內(nèi)勤部 門經(jīng) 理 總經(jīng)辦董事長總經(jīng)理√ 一 起草 √√ 二 會稿 √√ 三 審核 √√ 四 審批 √√ 五 打印 √√ 六 簽發(fā) √ √√ 七 發(fā)文 √√ 八 收文√ 九 存檔 √ √（二） 起草公文的要求1. 要符合公司的方針、政策和有關(guān)規(guī)定。2. 情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號16 / 63要正確，篇幅要力求簡短。4. 草擬公文必須使用公司規(guī)定的統(tǒng)一格式，所有文件格式包括字體、字號一律嚴格執(zhí)行格式范圍要求，可以直接套用樣本以求格式的統(tǒng)一。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。公司的文稿在送領(lǐng)導簽發(fā)前，應由文件起草人所在部門領(lǐng)導審核。2． 是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。4． 處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式、編號是否符合規(guī)定。6． 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改。公司行政文件，由董事長/總經(jīng)理或總經(jīng)辦簽發(fā)。1． 公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆或簽字筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。若確實需要修改，必須重新送簽。4． 打印文件要美觀大方，符合公文格式。5． 印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。7．公文校對以原稿為準，不得擅自改動原文。一般包括登記、分辦、催辦等程序。單位負責人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導指示，安排傳閱或辦理。2． 加強公文檢查催辦工作。各部門、公司對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。4． 沒有存檔價值和存查必要的公文，由專管人員鑒別、登記后銷毀。公司發(fā)文張貼 5 個工作日后由總經(jīng)辦存檔。第七章 辦公用品管理辦法第一條 分類本辦法將辦公用品分為消耗品、管制品、固定設(shè)施三類，分列如下：（一） 消耗品：鉛筆、自動鉛筆芯、圓珠筆、簽字筆、美工刀、膠水（棒） 、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、復寫紙、記事貼、橡皮、釘書釘、修正液、公司信紙、信封、檔案袋、文件筐、文件夾等、夾子（長尾夾等） 、支票夾、名片夾、印油、印泥、印臺、裝訂膠帶、分頁卡、封皮、裝訂膠片、裝訂膠圈、裝訂扣夾、彩紙、傳真紙、復印紙、筆記本及財務各種憑證等。（三） 固定辦公設(shè)施及用具：電腦及配件、臺燈、座機電話、移動電話、紙簍、各種工具、辦公桌椅及辦公桌上可移動的隔板。（二） 公司各部門在每月 26 日收到由總經(jīng)辦發(fā)放下月《辦公用品申購單》 ，各部門所有員工填寫采購計劃，并于 28 日前上報總經(jīng)辦進行采辦。（四） 任何辦公用品、辦公設(shè)施及大型、貴重物品需求都由董事長/總經(jīng)理實施審批。第三條 標準（一） 個人領(lǐng)用的辦公用品為消耗品。（三） 新入職員工需要申領(lǐng)貴重物品的，可根據(jù)員工的本職工作特點及限制范圍內(nèi)經(jīng)總經(jīng)理批準后領(lǐng)用。（二） 制單：辦公室根據(jù)各部門及個人的《辦公用品申購單》統(tǒng)計并報總經(jīng)理審批。（四） 入庫、保管：公司原則要求零庫存，但特殊物品經(jīng)審批可有少量庫存，審報程序參照月采購計劃。（五） 領(lǐng)用、發(fā)放：領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認，由總經(jīng)辦按部門或個人填寫的《辦公用品申購單》發(fā)放，發(fā)放日期為每月 3 日－5 日。第五條 新員工辦公用品采購管理（一） 采購辦流程交由部門相關(guān)負責人清點核實總經(jīng)辦采辦人下發(fā)《新員工所需辦公用品采購單》總經(jīng)理審批采辦人按單采購新員工簽收（二） 采購：總經(jīng)辦在招聘起始日下發(fā)審批后，綜合內(nèi)勤填寫表《新員工所需辦公用品采購單》給經(jīng)辦人，由經(jīng)辦人按單于新員工預到崗前采購完畢。（四） 核算：同月采購規(guī)定。（二） 特殊文具申購需經(jīng)總經(jīng)理批準。（四） 嚴禁員工將公司文具用品帶出公司私用。第八章 印刷品管理第一條 宣傳品（一） 公司宣傳品包括統(tǒng)一印制的公司宣傳資料、手提袋、文件夾、信封、稿紙等。（三） 宣傳易耗品由部門進行申領(lǐng)，在分發(fā)時應注意節(jié)約，不得將公司宣傳品私自占為己有或挪作他用。（二） 任何部門或個人不得擅自印刷或使用未經(jīng)公司批準的名片。第九章 公務車輛使用管理規(guī)定為規(guī)范本公司公務車輛的使用和管理，保證辦公的需要，特制訂本規(guī)定。第二條 為增強計劃性和解決同一方向重復派車的問題，各部門應提前一天做好出行計劃，在當日下班前通知總經(jīng)辦進行統(tǒng)籌安排。表內(nèi)貨品欄由申請部門填寫，行駛里程由出車司機填寫。司機每次車輛維修、21 / 63保養(yǎng)時，必須到簽訂維修協(xié)議的定點維修站進行維護，司機應在每次進行車輛維修前要通知總經(jīng)辦，經(jīng)同意后方可進行維護。第六條 每月司機將統(tǒng)計車輛的行駛公里數(shù)和油耗數(shù)報總經(jīng)辦。第八條 未經(jīng)公司許可私自用車者，公司視情節(jié)給予用車人和司機至少 200 元罰款。第九條 車輛申請使用時，因用車人個人工作疏忽導致空