【文章內(nèi)容簡介】 ） 公司稅務(wù)類執(zhí)照由財務(wù)部監(jiān)管，主管會計為監(jiān)管人。第三條 用證程序（一） 申請使用（借用）營業(yè)證件原件，由使用人通知監(jiān)管人使用時間，監(jiān)管人口頭詢問其它部門是否用證后借用，使用（借用）人需按要求填寫《借用營業(yè)證件、印章記錄單》 （借用財務(wù)證件要填寫《借用文件記錄單》 ，具體流程以財務(wù)規(guī)定為準(zhǔn)） 。記錄單以年度為期進(jìn)行立冊存檔 1 年。（二） 外送加蓋公章的營業(yè)證件復(fù)印，由使用人向監(jiān)管人提出使用時間，由監(jiān)管人按時準(zhǔn)備，使用人需按要求填寫《企業(yè)證件外送領(lǐng)用一覽表》 ，記錄單存檔 1 年。（三） 填寫表格立冊存檔 1 年，在存檔到期消檔前需報總經(jīng)辦進(jìn)行審批后才能進(jìn)行銷毀。第四條 執(zhí)照管理（一） 各種執(zhí)照由各監(jiān)管人員負(fù)責(zé)保管，如有損壞、誤用等情況，由監(jiān)管人員負(fù)完全責(zé)任?，F(xiàn)所有證照均在總經(jīng)辦10 / 63（二） 申請使用營業(yè)證件當(dāng)日無法歸還時，要提前向證件監(jiān)管部門經(jīng)理申請。（三） 監(jiān)管人員工作交接時應(yīng)將營業(yè)證件原件、復(fù)印件、及變更前的執(zhí)照樣本列冊專案移交，并將現(xiàn)使用的營業(yè)證件復(fù)印件報送總經(jīng)辦備案。（四） 監(jiān)管人員根據(jù)公司要求進(jìn)行變更時，如此證件變更涉及其它證照變更時，要填寫《企業(yè)證照變更交接單》交給關(guān)聯(lián)部門。變更證照領(lǐng)取 2 日內(nèi)，將變更證件的復(fù)印件報送總經(jīng)辦備案。（五） 執(zhí)照在外遺失的由經(jīng)辦人負(fù)完全責(zé)任。（六） 執(zhí)照遺失除立即向上級報告外，并通過總經(jīng)辦依法公告作廢。第五章 印章管理制度第一條 公章使用范圍及流程凡公司對外公函、宣傳資料、辦理有關(guān)工商、稅務(wù)事務(wù)需上交的資料等不涉及商業(yè)合作的文本，可使用公章；用章部門經(jīng)辦人填寫用印申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由行政專員在文本上加蓋公章?？偨?jīng)辦須將用印單及加蓋公章后的文本復(fù)印件存檔。對外公函須經(jīng)法務(wù)人員審核，由法務(wù)人員持公函到總經(jīng)辦蓋章，法務(wù)人員須將公函復(fù)印存檔。第二條 合同專用章使用范圍及流程凡公司對外簽訂的合作協(xié)議、合作意向、場租協(xié)議、委托加工合同、工程合同等涉及金額和法律責(zé)任的商業(yè)合同，均使用合同專用章；用章部門填寫用印申請表，連同合同流程單、用章文本交法務(wù)人員評審；必要時，法務(wù)人員須征求計劃財務(wù)部及有關(guān)部門意見；通過評審的用章文本交總經(jīng)辦蓋章，未通過的文本退還經(jīng)辦人，并提交修改意見；完善蓋章的合同文本原件及合同流程單統(tǒng)一由總經(jīng)辦保管。如有須付款的合同，則交一份合同文本原件至財務(wù)。第三條 印章的保管及外借公司印章統(tǒng)一由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)保管，非總經(jīng)理經(jīng)理批準(zhǔn)，不得委托他人代管代辦；11 / 63行政專員須在用章審批、登記手續(xù)完備的條件下，方可使用印章，嚴(yán)防濫用和使用不當(dāng)；印章如有損壞、丟失等情況，須立即上報公司，以便盡快采取對應(yīng)措施；員工辦事需借用印章外出時，應(yīng)填寫《印章/證照借用申請單》 ，經(jīng)審批后辦理借用登記手續(xù)；公章外帶使用必須同時有兩名及兩名以上的經(jīng)辦人。借用印章原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，當(dāng)天不能歸還者，須事前征得總經(jīng)理同意后方可借用。借用印章者須妥善保管和使用印章，事畢盡快歸還，以免影響其他使用。第四條 附件及相關(guān)表格 《用印申請單》 《印章/證照借用申請單》第六章 公文管理規(guī)定第一條 公文管理（一） 公司的公文是傳達(dá)貫徹公司的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。（二） 公司公文的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部專人負(fù)責(zé)。（三） 公司與行政機(jī)關(guān)相互傳遞的各種文書，工商由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)，稅務(wù)由財務(wù)部專人負(fù)責(zé)。（四） 公司的公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。（五） 各分公司、駐外辦事處于當(dāng)年工作中形成的公文，都必須由公司總經(jīng)辦指定人員收集齊全并分類整理歸檔，以備公司派人進(jìn)行監(jiān)檢。（六） 重要文件需要移交總經(jīng)辦由專人核對整理后，于次年初送檔案室歸檔，各分公司、駐外辦事處不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。（七） 公司、各分公司、駐外辦事處要建立嚴(yán)格的公文管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，確保公司機(jī)密不外泄。（八） 沒有存檔價值和存查必要的公文，由專管人員鑒別、登記，報總經(jīng)辦同意后進(jìn)12 / 63行銷毀。（九） 嚴(yán)禁將秘密公文帶往公共場所或家中。（十） 遇公司（或分公司、各地辦事處）搬家、全國年節(jié)假日，各部門要提前 24 小時給相關(guān)業(yè)務(wù)單位發(fā)送傳真通知，通知內(nèi)容中要包含搬家（或放假）時間，新辦公地址、郵編、電話、傳真等。第二條 公文范圍和種類（一） 本管理辦法中所指公文，包括公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料以及公司與外部公司、政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位間相互傳遞的各種文書。（二） 公文種類1． 請示 適用于向上級指示和批準(zhǔn)。2． 報告 適用于向上級反映、匯報工作情況，答復(fù)上級的詢問。3． 指示 適用于對各公司、駐外辦事處布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。4． 布告、公告、通告 對公司員工公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項，用“布告” 。向公司內(nèi)外宣布重大事件，用“公告” 。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守的事件，用“通告” 。5． 批復(fù) 適用于答復(fù)下級請示事項。6． 通知 適用于傳達(dá)上級的指示，任免人員，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文。7． 通報 適用于表揚好人好事、批評錯誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各公司和駐外辦事處知道的事項。8． 決定、決議 適用于對某些問題或者重大行動做出安排，撤銷各分公司及駐外辦事處不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。9． 函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，向有關(guān)主管部門詢問、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。10． 會議紀(jì)要 用于記載、傳達(dá)會議情況和并要求有關(guān)各分公司、駐外辦事處共同遵守執(zhí)行的議定事項。13 / 63第三條 公文行文規(guī)定（一） 以公司文件形式行文的，一律須經(jīng)董事長/總經(jīng)理或授權(quán)人核準(zhǔn)；涉及法律事務(wù)的相關(guān)公文，須經(jīng)法律顧問核準(zhǔn)。（二） 各分公司、駐外辦事處一般不得聯(lián)合行文，如須聯(lián)合行文的，須經(jīng)總經(jīng)辦核準(zhǔn)。（三） 行文應(yīng)逐級傳遞，各分公司、駐外辦事處一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報越過的上級單位。（四） 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不得同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。（五） 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主要抄送單位，不得濫發(fā)。第四條 公文效力（一） 凡以總公司下發(fā)的公文在整個公司內(nèi)部或指定的部門內(nèi)部必須執(zhí)行。（二） 公司領(lǐng)導(dǎo)對單一或幾個單位下達(dá)的指示，相關(guān)部門必須執(zhí)行。其他部門可參照執(zhí)行。第五條 公文格式（一） 公文格式一般包括：標(biāo)題、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、主送單位、抄送（抄報）單位等。（二） 公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號。（三） 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。（四） 發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（五） 公文字號一般包括單位代號、文件編號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號。（六） 秘密公文應(yīng)根據(jù)秘密程度分別標(biāo)明“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密” 、 “公開” 。（七） 緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急件” 、 “急件” 、 “一般” 。14 / 63（八） 會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前，居中注明通過日期和會議名稱。（九） 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。（十） 收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。（十一） 所有文件格式包括字體、字號；一律嚴(yán)格執(zhí)行格式范例要求；可以直接套用，以求格式的統(tǒng)一。第六條 公文編號方法（一） 文件編號方法文件編號由行政部行政部門專人統(tǒng)一編制。1. 規(guī)章制度文件的附件，以文件編號+兩位碼表示。例如：XZ01 ，表示公司行政管理制度的第一份文件是“公司公文管理辦法” 。XZ0101, 表示公司行政管理制度的第一份文件——“公司公文管理辦法”的第一個子文件或附件是“公司規(guī)章制度格式” 。2. 對內(nèi)發(fā)文編號：“X 字”+ 兩位數(shù)年度碼+3 位流水號表示，例如：X 字04001 。3. 會議紀(jì)要例：會字04001 ，代表 2022 年第一次會議的紀(jì)要。4. 內(nèi)部請示報告例：內(nèi)請04001 ，代表 2022 年第一份請示報告。5. 內(nèi)部協(xié)作函例：內(nèi)協(xié)04001 。6. 對外文書例：外字（2022）001。7. 部門發(fā)文以該部門簡稱（兩個漢字）+兩位數(shù)年度碼+ 三位數(shù)流水碼，例：行政03001。8. 傳真格式對外加蓋公章的傳真須發(fā)件人部門存檔，同時報行政部辦公室存檔。15 / 63（二） 外部來文收文登記按收文時間順序編列序號、存檔。（三） 文件分發(fā)號重要文件分發(fā)時必須編列分發(fā)號，以便區(qū)分收件人責(zé)任。（四） 版次規(guī)章制度的修改是十分嚴(yán)肅的工作，所以必須實行版本管理。第七條 公文處理程序（一） 發(fā)文處理。一般包括起草、會稿、審核、審批、打印、簽發(fā)、發(fā)文、收文、存檔等程序，詳見（舉例）：公 司 行 文 部 門 行 文管理權(quán)限行文流程管理權(quán)限董事長總經(jīng)理 總經(jīng)辦相關(guān)部門經(jīng)理文員承辦人 步驟 內(nèi)容 承辦人綜合內(nèi)勤部 門經(jīng) 理 總經(jīng)辦董事長總經(jīng)理√ 一 起草 √√ 二 會稿 √√ 三 審核 √√ 四 審批 √√ 五 打印 √√ 六 簽發(fā) √ √√ 七 發(fā)文 √√ 八 收文√ 九 存檔 √ √（二） 起草公文的要求1. 要符合公司的方針、政策和有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。2. 情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號16 / 63要正確，篇幅要力求簡短。3. 引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。4. 草擬公文必須使用公司規(guī)定的統(tǒng)一格式，所有文件格式包括字體、字號一律嚴(yán)格執(zhí)行格式范圍要求，可以直接套用樣本以求格式的統(tǒng)一。5. 數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（三） 公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由文件起草人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審核。審核的重點包括：1． 是否需要行文。2． 是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。3． 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。4． 處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式、編號是否符合規(guī)定。5． 文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點符號是否正確。6． 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改。（四） 公文簽發(fā)。公司行政文件，由董事長/總經(jīng)理或總經(jīng)辦簽發(fā)。公司內(nèi)部各部門發(fā)文經(jīng)總經(jīng)辦核準(zhǔn)、行政部統(tǒng)一編號，由部門經(jīng)理簽發(fā)。1． 公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆或簽字筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。2． 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確實需要修改，必須重新送簽。3． 公文簽發(fā)后，由行政部專人負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂，并以電子版形式分發(fā)。4． 打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。5． 印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明“此頁無正文”字樣。6． 如收文單位有特殊情況需要文字版公文時，該單位經(jīng)辦人須提供單位主管簽字的公文領(lǐng)取申請表，并填寫公文領(lǐng)取登記表后方可從行政部領(lǐng)取。7．公文校對以原稿為準(zhǔn)，不得擅自改動原文。（五） 收文處理。一般包括登記、分辦、催辦等程序。1． 各單位公函、公文，均由行政部專人統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按17 / 63不同類別進(jìn)行分類處理。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。公司領(lǐng)導(dǎo)之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。2． 加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門、公司對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。3． 領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達(dá)后，應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦立卷歸檔。4． 沒有存檔價值和存查必要的公文，由專管人員鑒別、登記后銷毀。（六） 公文張貼。公司發(fā)文張貼 5 個工作日后由總經(jīng)辦存檔。（七） 公司在辦公區(qū)公示張貼出來的公文，視為員工知曉。第七章 辦公用品管理辦法第一條 分類本辦法將辦公用品分為消耗品、管制品、固定設(shè)施三類，分列如下：（一） 消耗品：鉛筆、自動鉛筆芯、圓珠筆、簽字筆、美工刀、膠水（棒） 、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、復(fù)寫紙、記事貼、橡皮、釘書釘、修正液、公司信紙、信封、檔案袋、文件筐、文件夾等、夾子（長尾夾等） 、支票夾、名片夾、印油、印泥、印臺、裝訂膠帶、分頁卡、封皮、裝訂膠片、裝訂膠圈、裝訂扣夾、彩紙、傳真紙、復(fù)印紙、筆記本及財務(wù)各種憑證等。（二） 管制品：電動裝訂機(jī)、裝訂機(jī)、切紙刀、大型訂書器、釘書機(jī)、剪刀、計算器、打孔器、筆筒、自動鉛筆、白板筆、螢光筆、白板、色帶、墨盒、硒鼓、盒尺、電池、燈管、燈泡、接線板、U 盤。（三） 固定辦公設(shè)施及用具：電腦及配件、臺燈、座機(jī)電話、移動電話、紙簍、各種工具、辦公桌椅及辦公桌上可移動的隔板。第