【正文】 時間，正正式式地開了一個“新產品開發(fā)協(xié)調會”。 身為秘書，由于接近核心，若能洞悉決策者心意，自然能在各部門間搭起溝通的橋梁，有時不見得對該行業(yè)一定有什么完整的專業(yè)知識，卻能因女性特有的直覺，敏銳地觀察出問題癥結，并居中協(xié)調出一個最好的合作模式。 小秘密：故事的結局是：Peter以1350萬完成計劃；公司新產品大賣，三月的銷售額突破前二季的實績；我呢，則得到一個“協(xié)調高手”的美名，皆大歡喜不是?! 第9節(jié) 別用嘴巴爭取加薪日理萬機的老板，難免“忽略”身邊的人正在進步，“不經(jīng)意”地提醒，很重要! 與人溝通要有方法，要求加薪當然也要有技巧。 *※……!” 通常是溝通時的盲點，好像不達到目的就等于失敗! 曾經(jīng)聽過一個寓言故事：若將一只青蛙放入熱水中，它一定立刻跳出來；但若將它放入冷水中，再用小火慢慢加熱，不知不覺地青蛙就被煮熟了! 我倒不是說要把上司當青蛙煮了吃，只是這個故事實在充滿溝通的技巧，尤其是加薪這類敏感的話題，一天到晚掛在嘴邊，難免令人覺得倍感壓力而產生反感，若能讓上司看見自己一點一點進步，每天都比昨天更努力，升遷加薪自然是水到渠成。由于立場不同，當然所持的觀點也不盡相同，若硬要使兩方對某件事達成共識，意見分歧在所難免，如何借著一方的努力，改變對方的觀點也更重要。 直到主管“發(fā)現(xiàn)”為止! 小叮嚀：公司一般會比照公司機關或自訂的標準固定薪資調幅，否則會視景氣、物價等變數(shù)調整，這時若要求“額外”加薪，當然也得有“額外”出色的表現(xiàn)了?！?“有嗎?”他似乎難以置信。 有時辭職并不代表與公司就此一刀兩斷，至少在多年之后，這段話還是聊天時必談的話題呢!附帶一提，聽說他對后來的秘書愈來愈好了!真是前人種樹，后人乘涼! 小秘密：被人罵是個特別的經(jīng)驗!你會突然覺得自己的頭漸漸變大、變大、變大……然后就覺得自己真的像個笨熊! 現(xiàn)在要做的事：超級解讀法 當老板罵我“笨”時表示我還沒完全聽懂他的話! 當老板罵我“慢”時表示我還不能參加奧運會! 當老板罵我“蠢”時表示我還有學習的空間! 當老板罵我“亂”時表示整理檔案的時間到了! 第三章 時間管理：幫自己和上司做好時間管理老板日理萬機，時間有限，訪客如果拖延不走，“拯救”老板有手段……每個人都只有24小時，這對于公司繁忙日理萬機的上司，無疑是一大限制。配合上司一步步調整每天的工作，做得完就算你很厲害了! 我的主管每天會提早半小時進辦公室看報紙，好讓他能準時于上班時間開工，這也代表我的上班時間要提前半個小時，才不會讓主管自己拿鑰匙開門，或面對冷冰冰的隔夜茶。為了讓上司節(jié)省不需浪費的時間，還得適當?shù)谋憩F(xiàn)學生時代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢! “總經(jīng)理，要不要我進去拯救您?”按下內線分機，我一本正經(jīng)地問道。 若還不能達到目的，這時就要打開天窗說亮話：大家都在會議室等了!當然說的時候一面還要對著客人說：“對不起!不好意思!”讓來賓知難而退。記得有一次，老板借機出來，說客人不知道還要坐多久，叫我打內線進去，我隨即按了分機，那一頭立刻傳來：“喂!是!是!唉呀!我差點忘了!我秘書沒提醒我!好好，我馬上到!”掛了電話立即叫我備車! “哇噢!”沒看過老板演戲，可以得金鐘獎了!從此以后，凡遇到來訪過久的賓客，總能見到我與老板來上一段雙簧呢! 小秘密：為避免良心不安，我會告訴自己，這不算欺騙，只是向來賓借時間罷了! 現(xiàn)在要做的事：逐客七招 第13節(jié) “時間”倍增法同一段時間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。 有沒有可能發(fā)生以下的情形呢?早上起床梳洗打扮半小時；上下班通勤2小時；工作時與同事閑聊或私人電話共1小時；每天閱讀回復(含網(wǎng)絡垃圾)2小時；工作中發(fā)一會兒呆或打瞌睡1小時；開會2小時；被主管訓示1小時；午休吃飯連排隊1小時；檔案管理不當找資料1小時；晚上回家看報紙、打電話或與家人小聚2小時；睡覺8小時。如： 同時收聽廣播整點新聞(晚上再聽一節(jié)，就不會漏掉重要訊息。)?？擅獬习鄳n慮癥，打起精神迎接美好的一天。 因為自己要付錢，所以會長話短說。移除廣告甚至封鎖該郵件地址。 出去爬一會兒樓梯，既消除疲勞又可強健體魄。 一定要做筆記，這樣一來老板訓完了，工作計劃也來了! 過半個小時人潮稍退，就不必浪費時間排隊了!而這多出來的半個鐘頭，可以午睡，可以打私人電話，也可以處理公文。 一面看一節(jié)新聞(一節(jié)就好，因為都是重播的，看再多也不會變聰明)；一面吃飯一面與家人聊聊；一面讀一面聽收音機；一面做運動一面想想明天穿什么衣服；一面睡覺一面敷臉，總之不要只做一件事就對了! 怎么樣，時間是不是變多了呢? 多出來的時間可以讀我的文章，上我的網(wǎng)站，寫信告訴我(zebulun)：多的時間，你做了什么? 小秘密：很多人都以為我是個急性子，殊不知善用時間提高效率，多出來的時間可以多分擔老板的工作，老板不愛死你才怪呢! 現(xiàn)在要做的事： 保證見效。 第14節(jié) 讓上司忙得有效率讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。公司的政策、業(yè)務方面，無一不是他費心之處。 曾經(jīng)為某位主管安排行程，他實在太忙了，每天的會議總是排得滿滿的，讓他沒有喘息的機會。 調整后經(jīng)過一段時間，老板效率提高了，我也不必因每天滿滿的schedule，疲于奔命地通知這個延后、那個取消了! 小秘密：經(jīng)過這樣的訓練，我也較懂得時間的自我分配，做時間的主人了。(利于老板隨時掌握) 出國 出國目的確認；攜帶物品checking list核對；向職務代理人說明正在執(zhí)行的工作；每日電話或往來。 庶務交辦全權打點。如此相輔相成，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。第四章 職場禮儀：幫公司塑造良好的內外形象第15節(jié) 職場上的話題禁忌有些禁忌話題要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治……不注意的話，小心會惹禍上身! 在辦公室內，公事之余，難免大伙隨意聊聊，培養(yǎng)感情原是無可厚非，但有些禁忌話題，可千萬要留意，不要怪我杞人憂天，這些事不注意的話，小心會惹禍上身。至于同事之間若有升遷或加薪，只要老板覺得合適，除了給予祝福，自己加油就是了! 2) 婚姻：除非私交很好，否則萬一問對方：“結婚了沒?”回答：“剛離婚?！辈皇峭υ愕膯?離婚率高漲的社會現(xiàn)狀，為避免被誤以為是歧視或別有用心，這類過于私密的問題，還是多加保留吧! ：想想十字軍東征，再看看美國“9?11”事件，拜托，談點其他話題吧! ：為了維持良好的人際關系，政治立場不要過于鮮明。 記得初出社會時，有位資深的秘書來詢問我的薪水。想不到，事后那位資深秘書以她的經(jīng)驗，“猜”出我的薪水，并以辭職要挾老板加薪，給老板制造了不少麻煩，直到今天都還覺得過意不去呢! 小秘密：受傷的地方總是讓你學得最多!對于初出社會的人，我一定會提醒，決不和別人談你與公司間最重要的約定——薪水! 現(xiàn)在要做的事：學習職場安全答案 問：“為什么來公司?薪水多少?都做了幾年了，還沒加薪呢!” 答：“自己來應征的，待遇還可以，加薪水的事應找主管談吧?” 問：“我們公司沒什么前途，我不想做了!” 若該員不是很敬業(yè)，則答：“工作不好找，邊做邊找吧!我也幫你留意看看!” 問：“這次總統(tǒng)你想選誰?” 答：“你呢?”“還不知道呢!”“再看看口羅!” 問：“聽說你老板很難纏?壓力大不大呀?” 答：“還好，謝謝關心!早適應了!” 問：“你結婚了沒?” 若不想回答，則答：“(微笑)怎么了嗎?” 問：“聽說你老板，是不是真的呀!” 答：“我們這樣談論主管不好吧!” 問：“聽說要辭職，要升遷?” 答：“是嗎?人事公告下來就知道了!” 小叮嚀：答了好像沒答，避重就輕像不像打太極拳?身為公司的重要干部，總要懂得一招半式! 第16節(jié) 先尊重自己出國門給人的印象，就是讓別人如何看待我們來的地方，也好像是告訴別人，我是個重要的人。輕松到什么程度呢?差不多就跟在家里一樣! 知名的形象顧問陳麗卿老師，曾在上課時提醒我們：有些人出國時，會把“準備不要”的衣服穿出門，甚至穿著老舊有破損或污漬的衣服，其實這是非常有損專業(yè)形象的。望著一頭剛上完美容院的秀發(fā)，精致的化妝，身著高級套裝的她：“你打扮成這樣，是要去哪里呀!” 我不禁調侃她。 以前不以為意的事，在經(jīng)過專家的指導后，出國時刻意打點門面后，偶有好事發(fā)生，比如，在提行李時，會“不小心”遇到帥哥，接受他們的熱情服務!或者，當頭等艙或商務艙旅客不多時，在經(jīng)濟艙旅客中被“挑選出來”優(yōu)先服務的，常常是小女子我! 小秘密：記得一次從巴西圣保羅機場搭機返臺時，因為經(jīng)濟艙超賣，還被“欽點”至頭等艙當作貴賓招待呢! 第17節(jié) 老板宴客須知事先抵達會場，若主管還沒到，也可以幫忙招呼客人，奉茶或閑聊，總要讓貴賓有賓至如歸的感覺! 由于老板的交際廣泛，每隔一段時間，總要就著不同的社團或交際分批宴客，以聯(lián)絡感情。 首先，與主管詳細討論此次聚餐的目的，以便選擇用餐地點，若是以公事為主，可能包廂較不易受干擾；若是三五好友小酌，就選擇可做出量好質精的下酒好菜、知名度高又消費合理的海鮮店；若宴請的是重要客戶，恐怕五星級飯店才看得出主人的誠意了! 當然，了解宴客預算也非常重要，如何以最低消費得到最大品質，往往考驗部屬的協(xié)調能力。別忘了，加上與會者的名單，供來賓咨詢，避免讓一群人碰頭才發(fā)現(xiàn)：原來是你!不知是哪位大師發(fā)明的依筆畫順序，可避免來賓排名的尷尬。 偶爾從主管處可看到一些餐廳的名片妥善保存，說不定哪天主管會說：就去那天那個什么餐廳吧! 了解受邀者飲食習性如為吃素者、高血壓及糖尿病患者點菜時需費心。 事前寄邀請卡寄出前去電告知，寄出后確認出席人數(shù)。 第六章 解決問題：當一個值得倚重的部屬找出客戶抱怨的始末，給予一個合情合理的答復，讓客戶覺得自己得到應有的尊重，也能稍為化解他的不快。以同情心來服務客戶，便能以較客觀的態(tài)度來處理問題。我很能理解金融機構對此類事件的謹慎態(tài)度，但對于日理萬機的老板，又如何叫他特別抽空去領一張卡片?我手中空有老板的各銀行存折、印章、身份證，甚至各賬戶的密碼，卻仍然沒有能力替老板解決這樁小事，實在為之氣結! 靈機一動，去電該銀行總行的客服中心：“小姐!您好!我想知道怎樣才找得到貴行庫的總經(jīng)理?”我口氣平穩(wěn)地說。 “是這樣的，我是某某公司總經(jīng)理秘書，他的提款卡被機器吃掉了!我知道非要本人領取不可，我的老板很忙，不可能讓他親自過去簽字，而只是領取一張被吃掉的提款卡，而且我手上有他全部銀行提款文件資料，我想貴行服務口碑一向不錯，相信一定有其他替代方案，可以方便客戶處理這類問題。 10分鐘之后，分行經(jīng)理來電，表示只要出示老板親筆簽名的授權書，就可以由我前往代領。 于是，當我拿著授權書至銀行代領那張闖禍的卡片時，我可是一路賠著笑臉，并好聲好氣地夸贊他們的服務態(tài)度真好，還說要替他們多多介紹客戶呢! 其實很多事多少都有一點彈性，身為部屬的我們，如何在不驚動上司的同時又能合情合理合法的處理，就考驗大家的智慧了! 小秘密：新時代的優(yōu)質干部，面對問題能屈能伸，解決問題最重要! 現(xiàn)在要做的事：搜集常用服務業(yè)的客服電話 主要開戶銀行 協(xié)力廠商 各大國內外航空公司 旅行社/票務中心 國家機關 服務類：修車廠、理發(fā)、托兒所等協(xié)會 保險公司 報章媒體 大飯店 事務所：律師、會計師、建筑師等 醫(yī)療院所 小叮嚀：當問題一發(fā)生，主動處理問題而不帶給主管任何煩惱的，堪稱一流左右手! 第21節(jié) 合理化解客戶抱怨找出客戶抱怨的始末，給予一個合情合理的答復，讓客戶覺得自己得到應有的尊重，也能稍為化解他的不快。 公司初上柜造成股價狂飆，每天求購股票的電話接都接不完。有時為了應付這些人事，整天都無法正常工作呢! 當這類問題發(fā)生時，身為主管的左右手，還是要盡力安撫或解決，首先要找出處理抱怨的根源所在，若公司并未設置客服系統(tǒng)，主管周邊的人當然義不容辭了。另外，表現(xiàn)出真誠的心，協(xié)助客戶解決問題，不敷衍了事也不推脫，要讓人感覺得到公司的誠意。 小秘密：每當接到類似的電話，我時常是放慢音調(這樣對方說話就快不起來了)，重復對方的話并再三確認他的問題(直至他自己也覺得無聊)。 耐心伺候法當對方滔滔不絕時一面聽，一面：“是!是!”(表現(xiàn)耐心)權責化分法當對方對公司有不滿時確定權責單位，并跟催到底。 直接道歉法當對方要求道歉時你就道歉吧!反正又不必花錢。在以男性為主的職場結構里，女性主管的職業(yè)生涯總是要比男性更加賣力，才能得到主管的青睞與信任。第七章 兩性互動：發(fā)揮兩性特質共創(chuàng)職場雙贏第22節(jié) 發(fā)揮性別特質的極致無論男女，別一味地要求改變對方。他還大膽提出了“男人來自火星，女人來自金星”的論點，說明兩性之間的差異，并非三言兩語可以道盡。這樣