【正文】 一 ） 歸檔文件可以采用保管期限 — 年度 — 機(jī)構(gòu)或年度 —保管期限 — 機(jī)構(gòu)分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)。行政部門(mén)中機(jī)構(gòu)排列順序，可按本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列的規(guī)定（或習(xí)慣）排列，綜合性部門(mén)在前，業(yè)務(wù)部門(mén)在后 。 與外單位 聯(lián)合行文，定稿由主辦 單位 歸檔，其它 單位 歸正本。 （ 三 ） 歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 第十 六 條 排列 （ 一 ） 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低 一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列 ； （ 二 ） 沒(méi)有文號(hào)的文件，如 會(huì)議文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可按內(nèi)容相對(duì)集中，按時(shí)間先后排列 ； （ 三 ） 同一立卷部門(mén)內(nèi)不同級(jí)別的文件應(yīng)以本級(jí)文件為主，排列時(shí)本級(jí)有文號(hào)的文件在前，無(wú)文號(hào)的文件在后。 第十 七 條 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)。檔案部門(mén)填寫(xiě)?zhàn)^編件號(hào) 。室編件號(hào) ,由文書(shū)部門(mén)編制 ；館編件號(hào) ,由檔案部門(mén)根據(jù)進(jìn)館（科）時(shí)檔案變動(dòng)情況編制 ； (五 )機(jī)構(gòu) :各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)（或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)） ； (六 )歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白處，填寫(xiě)各欄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。 （一）件號(hào) :填寫(xiě)室編件號(hào) ； （二）責(zé)任者 :制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來(lái)文文件的字號(hào)，如不能在文號(hào)欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加 “ [ ]” 注明 ； （四 ） 題名 :文件標(biāo)題。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如“ 2020 年 9 月 8 日 ” ， 應(yīng) 填寫(xiě)為 “ 20202008” ； （六） 頁(yè)數(shù) :每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。 （十） 電子 文件載體號(hào) :電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)載體的編號(hào)，由檔案部門(mén)填寫(xiě) 。歸檔文件目錄封面可視需要設(shè)單位名稱(chēng)、年度、保管期限等項(xiàng)目（ 見(jiàn)附件 4）。不同年度、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的文件不能放在 14 同一盒內(nèi)。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長(zhǎng)寬），盒脊厚度為 20mm、 30mm、 40mm 等（ 見(jiàn) 附件 5） ； （二）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在 盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、室編件號(hào)、館編件號(hào) （室、館 編件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件和最后一件文件起止件號(hào)，中間用“ — ”號(hào)連接）、盒號(hào)等項(xiàng)目（ 見(jiàn) 附件 7） ； 第 二十 條 備考表 ： 備考表（ 見(jiàn) 附件 9）放在盒內(nèi)文件之后（可印制在封三上），項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期 。 第六章 移 交 第 二十 一 條 文書(shū)處理部門(mén) 要按時(shí) 將 歸檔文件材料 以件為保管單位向檔案部 門(mén)移交。 雙方點(diǎn)收并檢查歸檔文件質(zhì)量合格后，在移交清冊(cè)上 15 簽名蓋章，雙方各存一份備查。 第二十 四 條 本規(guī)則 自印發(fā) 之日起 實(shí)施 。 第 頁(yè)共 頁(yè) 17 附件 2:文 書(shū)檔案 歸檔章式樣 單位全宗 年度 室編件號(hào) 機(jī)構(gòu) 保管期限 館編件號(hào) 3 15mm 28mm 18 附件 3:歸檔文件目錄式樣 歸檔文件目錄 機(jī)構(gòu) : 電子文件載體 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè)數(shù) 電子文件名 備注 19 附件 4:歸檔文件目錄封面式樣 歸檔文件目錄 全宗名稱(chēng) 年度 保管期限 20 附件 5:文書(shū) 檔案盒封面式樣 注 :方框 上 、 下 、左、右 分別保留 35mm、 30mm、 20mm、 25mm 全 宗 名 稱(chēng) 21 附件 6:文書(shū) 檔案盒脊背式樣（豎放） 全宗號(hào) 年 度 期 限 機(jī) 構(gòu) 室件號(hào) 館件號(hào) 盒 號(hào) 注 : 脊背方框上空 20mm、下空 30mm，“機(jī)構(gòu)”單元格高 70mm,“室件號(hào)”、“館件號(hào)”單元格高35mm,其余單元格高 30mm。 23 附件 8:歸檔文件移交清冊(cè)式樣 歸檔文件移交清冊(cè) 共計(jì) : 盒 件 其中 :永久 : 盒 件 長(zhǎng)期 : 盒 件 短期 : 盒 件 移交單位 : 接收單位 : 移 交 人 : 接 收 人 : 24 附件 9:文書(shū)檔案 備考表式樣 35 單位：毫米 備 考 表 30 情 況 說(shuō) 明 ： 10 45 10 60 10 10 整 理 人： 10 檢 查 人： 10 年 月 日 25 30 25 — 25— 附件 10: 集 團(tuán) 各單位檔案全宗代號(hào) 順號(hào) 企 業(yè) 全 稱(chēng) 名 稱(chēng) 代號(hào) 備注 1 中鐵隧道集團(tuán)有限公司 13 2 中鐵隧道勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司 131 3 中鐵隧道股份有限公司 132 4 一處有限公司 133 5 二處有限公司 134 6 三處有限公司 135 7 四處有限公司 136 8 北京中鐵隧建筑有限公司 137 9 內(nèi)江新鴻路業(yè)發(fā)展有限公司 138 10 隧道設(shè)備制造有限公司 139 — 26— 中 鐵 隧道集 團(tuán) 有限公司 文書(shū)檔案管理 規(guī) 則 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范 集團(tuán)公司 文書(shū)檔案管理工作，統(tǒng)一 集團(tuán)公司文書(shū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，根據(jù)國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、 《中國(guó)中鐵股份有限公司文書(shū)檔案管理規(guī)則》及 《 中鐵隧道 集團(tuán) 有限 公司檔案管理辦法》，制定本 規(guī) 則。 第 三 條 各單位、各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，都必須由文書(shū)處理人 員（或兼職的文書(shū)人員）收集整理，及時(shí)向檔案部門(mén)移交歸檔，不允許 承辦單位、部門(mén)或個(gè)人分散保存。 第 四 條 各單位、各部門(mén)文書(shū)處理人員（或兼職的文書(shū)人員）在文件材料收集、整理、歸檔時(shí)，應(yīng)做好以下工作： （ 一 ） 按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整； （ 二 ） 對(duì)歸檔文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定保管期限； （ 三 ） 確定文件材料的秘密等級(jí)，絕密文件應(yīng)單獨(dú) 存放； （ 四 ） 按照文件材料之間的聯(lián)系和特征 進(jìn)行分類(lèi)整理 。 第六條 歸檔文件材料的來(lái)源： （ 一 ） 本企業(yè) 內(nèi)部形成的文件材料； （ 二 ） 本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu) (包括境外機(jī)構(gòu) )上報(bào) 本企業(yè)的文件材料 。 第七條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。 第九條 歸檔文件材料應(yīng)為原件。文件歸檔后不得更改。外文（或 — 28— 少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。 第十二條 歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。重要的文件材料移交時(shí)應(yīng)編制歸檔說(shuō)明。 第十六條 交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè) ， 并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。 第十八條 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì) — 29— 文件歸檔時(shí)間一致。 第二十條 企業(yè)員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。 第二十二條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔： 一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料； 二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料； 三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料； 四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究 有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存 。對(duì)本單位在較短時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案 ，列 為短期保存 。 各種文件材料的具體 — 30— 保管期限 見(jiàn) 《 集團(tuán)公司 文書(shū)檔案保管期限表 》 （附件 2）。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗(yàn)、生產(chǎn)的配方和工藝訣竅、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)由文件形成部門(mén)標(biāo)明并確定保密期限。 第二十五條 根據(jù)《 中鐵隧道集團(tuán)有限公司 歸檔文件整理規(guī)則》，歸檔文件應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒。劃分檔案全宗的原則是： （ 一 ） 行政上可以獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文 的單位 ； （ 二 ） 財(cái)務(wù)上是一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，可以單獨(dú)編制預(yù)、決算或財(cái)務(wù)計(jì)劃 的單位 ； （ 三 ） 設(shè)有專(zhuān)門(mén)的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部 機(jī)構(gòu) ，有一定的任免權(quán) 的單位 。歸檔文件可以采用保管期限 年度 機(jī)構(gòu)或年度 機(jī)構(gòu) 保管期限等分類(lèi)方法。 第二十八條 文書(shū)檔案的保管 ： （ 一 ） 各單位應(yīng) 建立必要的制度，增添必要的設(shè)備，采用科學(xué)方法，做好檔案的保管工作，保護(hù)檔案的安全，延長(zhǎng)檔案 的壽命。檔案庫(kù)房應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，實(shí)行定期檢查和清點(diǎn)制度，并做好平時(shí)記錄。 第三十條 文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì) ： 檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作， 各單位檔案部門(mén)必須建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀及編研開(kāi)發(fā)等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。 — 32— 第 七 章 文書(shū)檔案的利用 第三十一條 檔案工作人員應(yīng)了解本單位的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應(yīng)協(xié)同有關(guān)部門(mén)，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、文件匯編、專(zhuān)題資料、專(zhuān)題目錄等資料，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù) 。 第三十三條 絕密檔案，調(diào)閱單位必須指定專(zhuān) 人借閱，持有介紹信，說(shuō)明借閱理由， 經(jīng)本單位 主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。 黨委、紀(jì)委形成的檔案，除形成檔案的部門(mén)利用外，其他單位、部門(mén)借閱時(shí)必須持單位介紹信，經(jīng)形成檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 第 八 章 文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀 第三十六條 鑒定檔案，應(yīng)用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)， — 33— 正確分析和鑒別檔案的價(jià)值，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限 ： （ 一 ） 鑒定某一部分檔案時(shí)，應(yīng)以檔案部門(mén)為主，請(qǐng)形成部門(mén)人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時(shí)，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)鑒定委員會(huì)； （ 二 ） 鑒定人員要按照文書(shū)檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說(shuō)明的事情、事件、問(wèn)題的真實(shí)性，文件作 者、名稱(chēng)的可靠程度，產(chǎn)生時(shí)間、外形情況以及全宗內(nèi)檔案完整程度，進(jìn)行綜合分析，不能簡(jiǎn)單地根據(jù)檔案的目錄、文件的標(biāo)題來(lái)劃定保管期限； （