【正文】 下的 長(zhǎng)期 3 本單位管理、批準(zhǔn)的 長(zhǎng)期 （五） 對(duì)有關(guān)人員的處分材料 1 影響大、問題嚴(yán)重的 永久 2 一般的 長(zhǎng)期 八 各種事故形成的文件材料 （一） 有重大經(jīng)濟(jì)損失和政治影響的重大、大事故 永久 （二） 重大事故、惡性事故 長(zhǎng)期 （三） 大事故 短期 九 紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)工作中形成的文件材料 — 42— 順號(hào) 條 款 名 稱 保管期限 （一） 上級(jí)機(jī)關(guān)管理、批準(zhǔn)的 永久 （二） 本單位管理、批準(zhǔn)的 長(zhǎng)期 十 編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本 （一） 本單位編輯的史、志、年簽、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記 永久 （二） 下屬單位編輯的 長(zhǎng)期 十一 本單位與國(guó)內(nèi)外有關(guān)單位、專家、技術(shù)人員來往文書、鑒訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材 料 （一） 有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的 永久 （二） 重要的 長(zhǎng)期 （三） 一般的 短期 十二 本單位關(guān)于出國(guó)考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料 （一） 重大活動(dòng)的主要文件 永久 （二） 一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告 長(zhǎng)期 （三） 其他文件材料 短期 十三 人民來信來訪材料 （一） 有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的 永久 （二） 有上級(jí)機(jī)關(guān)或成本單位領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的 長(zhǎng)期 （三） 其他有重要處理結(jié)果的，以及沒有處理結(jié)果的 短期 十四 本單位有關(guān)房 地財(cái)產(chǎn)、物資設(shè)備、檔案等交接憑證 長(zhǎng)期 十五 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人在視察、檢查本單位工作中形成的題詞、題字、講話等重要的文字和聲像材料 永久 — 43— 中 鐵 隧道集 團(tuán) 有限公司 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī) 則 第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng) 集團(tuán)公司 會(huì)計(jì)檔案 管理，統(tǒng)一 集團(tuán)公司 會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更好地為 生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng) 及各項(xiàng)工作服務(wù)， 根 據(jù) 財(cái)政部、 國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 、《中國(guó)中鐵股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)則》 及《 中鐵隧道集團(tuán)有限公司 檔案管理辦法》 ， 制 定 本 規(guī) 則（以下簡(jiǎn)稱《 規(guī) 則》）。 （七）其他記載個(gè)人重要社會(huì)活動(dòng)的文件材料。 （五）職工的工資、保險(xiǎn)、福利待遇等。 （三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。 七、職工個(gè)人管理形成的文件材料 （一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。 — 38— （三）科研項(xiàng)目的總結(jié)、鑒定。 六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料 （一）科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)。 B 非工業(yè)企業(yè) （一）業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成。 （五）產(chǎn)品鑒定、評(píng)優(yōu)。 （三）產(chǎn)品的檢驗(yàn)、包裝。 五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料 A 工業(yè)企業(yè) （一）產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)論證、設(shè)計(jì)。 （八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。 （六）環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制。 （四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。 （二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作。 （十一）招投標(biāo)項(xiàng)目管理。 （九）經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。 （七）財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理。 （五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。 （三）資產(chǎn)管理， 房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，對(duì)外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營(yíng)管理，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，清產(chǎn)核資。 三、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)改革，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策。 （十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。 （九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。 （七）職工人事管理，勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘。 （五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。 （三）企業(yè)領(lǐng) 導(dǎo)班子的活動(dòng)。 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。 （四）職工代表大會(huì)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、女工工作。 （二）黨組織建設(shè)、黨員和干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或 事件 。 第四十二條 本 規(guī) 則 自印發(fā) 之日起 實(shí)施 。如撤銷，應(yīng)向上一級(jí)檔案管理部門移交；如合并，應(yīng)向上一級(jí)檔案管理部門指定的單位移交。 第三十九條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)（如工程指揮 部、項(xiàng)目經(jīng)理部、辦事處等）和中外合資機(jī)構(gòu) 所形成的檔案 ，在機(jī)構(gòu)撤 銷 后必須指定專人進(jìn)行 整理，按隸屬關(guān)系向檔案部門移交。每年上半年內(nèi)，必須按時(shí)向本單位檔案部門移交上一年度形成的全部檔案。 第三十七條 對(duì)已經(jīng)超過保管期限的文書檔案進(jìn)行鑒定、銷毀 ： （ 一 ） 對(duì)改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應(yīng)的年度； （ 二 ） 對(duì)確無保管價(jià)值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作 報(bào)告，編造銷毀清冊(cè)和銷毀目錄，經(jīng)形成檔案的部門復(fù)審后，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀； （ 三 ） 銷毀檔案時(shí)要有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上 — 34— 簽字； （ 四 ） 鑒定工作結(jié)束后，要將鑒定工作報(bào)告、銷毀清冊(cè)、目錄等，列入當(dāng)年的檔案內(nèi)長(zhǎng)期保存。 （ 四 ） 鑒定工作要做到存、毀恰當(dāng)，手續(xù)清楚。 第三十五條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調(diào)閱 室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準(zhǔn)帶至宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。 第三十四條 調(diào)閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調(diào)閱其他部門檔案，需經(jīng) 主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 。 第三十二條 檔案部門應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等制度、辦法，嚴(yán)格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。年末 需 編制、填寫本單位文書檔案年度統(tǒng)計(jì)表和歷年統(tǒng)計(jì)表， 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字必須認(rèn)真核實(shí)， 并按規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān) 報(bào) 送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表 。 第二十九條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在離職前將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，并辦理交接手續(xù)。具有永久和長(zhǎng)期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，并在備考表上注明 ； （ 二 ） 檔案庫(kù)房是保存黨和國(guó)家、企業(yè)機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的濕度（溫度一般為 14～ 24℃，相對(duì)濕度為 45～ 60％），有防火、防盜等“八防”設(shè)施和措施。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 第二十七條 一個(gè)全宗的全部檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn) — 31— 生時(shí)間、內(nèi)容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。 第二十六條 歸檔文件按照全宗整理，一個(gè)單位在工作活動(dòng)中形成的全部檔案是一個(gè)全宗，同一個(gè)全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長(zhǎng)的，由原確定密級(jí)和保管期限的部門決定；在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保管期限的部門或者上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。 第二十四條 檔案密級(jí)的劃分 ： 屬于國(guó)家秘密的文件資料，應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密），確定保管期限。 介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長(zhǎng)。對(duì)本單位在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案 ，列 為長(zhǎng)期保存 。 第 六 章 文書檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì) 第 二 十 三 條 保管期限的劃分 ： 文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期 3 種，永久為50 年以上，長(zhǎng)期為 超過 16～ 50 年，短期為 15 年以下。 第二十一條 各 指揮部、項(xiàng)目部工作終止、機(jī) 構(gòu)撤銷之前，應(yīng)將機(jī)構(gòu)存在期間形成的有參考利用價(jià)值的 文件材料整理立卷移交本單位 檔案部門保管。 第十九條 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在結(jié)束后及時(shí)歸檔。 第五章 歸檔時(shí)間 第十七條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。檔案部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。 第十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部 門移交。 第十四條 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 第十三條 歸檔文件一般一式一份。 第十一條 電子文件，應(yīng)有相應(yīng) 的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存 ，即反映同一內(nèi)容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質(zhì)、電子文件一致）。 第十條 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。 第 四章 歸檔要求 第八條 歸檔文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系 ,并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。 （ 三 ） 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備附帶的文件材料； （ 四 ） 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； （ 五 ） 本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目 ,合作單位按要求應(yīng) 向本企業(yè)提交的文件材料； （ 六 ） 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料 。 — 27— 第三章 歸檔范圍 第五條 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料 ， 都 應(yīng) 按 照《 國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍》 （見附件 1）及時(shí) 歸檔。各單位應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度 ， 不按要求歸檔 、造成文件材料丟失 的應(yīng)追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。 第 二 章 文件材料的收集、歸檔 第 二 條 文件材料的收集歸檔工作，應(yīng)納入各單位 、 各部門工作計(jì)劃 ， 納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程 ， 納入部門的職責(zé)范圍和文書處理人員（或兼職的文書人員）的崗位責(zé)任制。 22 附件 7:文書 檔案盒脊背式樣（橫放） 全宗號(hào) 年 度 期 限 機(jī) 構(gòu) 室件號(hào) 館件號(hào) 盒 號(hào) 注 : 脊背方框上空 20mm、下空 30mm，“機(jī)構(gòu)”單元格高 70mm,“室件號(hào)”、“館件號(hào)”單元 格高35mm,其余單元格高 30mm。 附件 ： 1．會(huì)議記錄紙首頁 2． 文書檔案 歸檔章式樣 3．歸檔文件目錄式樣 4．歸檔文件目錄封面式樣 5． 文書 檔案盒封面式樣 6． 文書 檔案盒脊背式樣（豎放） 7． 文書 檔案盒脊背式樣（橫放） 8．歸檔文件移交清冊(cè)式 樣 9． 文書檔案 備考表式樣 10． 全宗代碼表 16 附件 1:會(huì)議記錄紙首頁 單 位 名 稱 會(huì)議 年第 次會(huì)議記錄封簽 時(shí) 分 開始 日期： 年 月 日 時(shí) 分 結(jié)束 地 點(diǎn)： 主持人： 記錄人： 會(huì)議主要內(nèi)容 出 席 （共 人） 列 席 （共 人） 缺 席 會(huì)議文件 1．原始記錄 頁； 2．會(huì)議文件 件。 第七章 附 則 第二十 三 條 本規(guī)則由 集團(tuán)公司 辦公室 負(fù)責(zé)解釋。 第二十 二 條 文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時(shí)，要編制“移交清冊(cè)”（ 見 附件 8），并附歸檔文件目錄，一式兩份 。 (一 )盒內(nèi)文件情況說明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 ； (二 )整理人 :負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 ； (三 )檢查人 :檔案部門負(fù)責(zé)檢查檔案質(zhì)量的人員姓名 ； (四 )日 期 :歸檔文件整理完畢的日期 。 （一） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。 第十 九 條 裝盒 歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。 歸檔文件 目錄應(yīng)按保管期限裝訂成冊(cè)并編制封面。文件中有圖文的頁面為一頁 ； （七） 電子文件名 :電子文件歸檔時(shí)使用的文件名和文件擴(kuò)展名 ； （八） 備注 :注釋文件需要說明的情況 ； （九） 機(jī)構(gòu)：各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的名稱（或規(guī)范化 的簡(jiǎn)稱）。沒有標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號(hào) ； （五） 日期 :文件簽發(fā)日期。填寫責(zé)任者時(shí)，應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能使用 13 “本單位”或“本公司”等含義不明的簡(jiǎn)稱 ； （三）文號(hào) :文件的發(fā)文字號(hào)。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機(jī)構(gòu)、電子文件載體號(hào)等項(xiàng)目（ 見 附件 3） 。 第十 八 條 編目 文書處理部門應(yīng)依 據(jù)歸檔文件分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄 ： 歸檔文件應(yīng)逐件編目。 12 (一 )全宗號(hào)： 集團(tuán)公司 給所屬各立 檔單位 全宗代號(hào)（ 見 附件 10） ； (二 )年度：歸檔文件形成的年度，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 “ 1998” ； (三 )保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）或代碼（永久 長(zhǎng)期 短期 3） ；