【正文】 ............................................................... 20 采購管理流程 ............................................................................................................. 21 第 1 頁 第一章 總則 目的 為加強 x 沙鍋餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡稱公司） 采購管理，規(guī)范采購工作 ,保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本， 特制定此手冊。 適用范圍 本手冊適用于公司經(jīng)營 所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采購 (以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品 )，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。 手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。采購部擁有對手冊的解釋權(quán)。 保密要求 注意作好手冊保密工作。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。 手冊每年更新一次，年度更新時應(yīng)將年度內(nèi)補充文件分類歸并到手冊各章節(jié)。 各部門主要職責(zé)： (需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整 ) (一 ) 需求單位：負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計劃或采購申請和相應(yīng)的價格建議；參與供應(yīng)商的甄選； 負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案， 負(fù)責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。 (三 ) 采購部：負(fù)責(zé)制定采購計劃及采購活動的具體實施；對所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應(yīng)商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查， 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫； 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄； 負(fù)責(zé) 對供應(yīng)商的管理；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)； 負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項的結(jié)算支付。 (五 ) 財務(wù)部：負(fù)責(zé)對采購計劃及采購預(yù)算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。 第二條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。 （二） 月度采購計劃是在對年度采購計劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度 需求預(yù)測、市場行情制訂當(dāng)月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。 第三條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。各種物品的采購申請應(yīng)由以下各部門提出： (一 ) 工程 項目所需公司采購的材料、設(shè)備等，由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同及設(shè)計任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進(jìn)度編制材料、設(shè)備采購清單（又稱“材料表” ） 作為采購申請；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報開發(fā)副總審批； 第 4 頁 (二 ) 日常經(jīng)營所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批； (三 ) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批； (四 ) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬 于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請；由公司總經(jīng)理審批； (五 ) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批； (六 ) 庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由 店管部經(jīng)理審批 ； (七 ) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后， 報營運副總審批。 (九 ) 部門負(fù)責(zé)人 /授權(quán)人審核本部門 的采購申請時應(yīng)檢查請購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有錯誤則應(yīng)予以糾正。審核內(nèi)容包括采購申請 各欄填寫是否清楚， 是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 第 5 頁 (二 ) 采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃中。 (五 ) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營運副總核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則 并嚴(yán)格按照采購計 劃按質(zhì)、按量、按時進(jìn)行采購。 屬于定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從定點供應(yīng)商處采購。 (一 ) 定點供應(yīng)商長期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達(dá)到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點供應(yīng)商長期議價供貨的方式： ? 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用 蔬菜等； ? 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； ? 糧油、各種調(diào)料等； ? 飲料類； ? 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； 第 6 頁 ? 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。 2. 工程裝修項目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等； 3. 一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計采購金額超過 5 萬元的某類物品。 第八條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行充分的詢價、議價。 (二 ) 詢價方式應(yīng)采用書面詢價，要求供應(yīng)商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。 (四 ) 在詢價過程中供應(yīng)商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范 第 7 頁 等作進(jìn)一步澄清，采購員應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條件作出適當(dāng)報價。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。同時應(yīng)整理收到的詢價資料備查。 (三 ) 采購員應(yīng)確定一個初始目標(biāo)價，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判（ 3–4 輪）及每輪談判后目標(biāo)價格的重新確定。 第十條 采購價格平臺的建立 采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關(guān)人員選用。 第 8 頁 第十一條 采購價格核準(zhǔn)： (一 ) 招標(biāo)采購物品的價格由評標(biāo)小組 決定。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。 (三 ) 比價采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 (二 ) 訂購過程中 實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗收單位、監(jiān)事處等存檔備查。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點催辦項目。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗收。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。 （三） 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗收單送交采購部、財務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。 (五 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。 第十八條 公司與單店的往來結(jié)算 第 11 頁 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時將已簽字的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務(wù)部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳款 (公司對單店的應(yīng)收款 )。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財務(wù)部 按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾 個方面： ? 確定最優(yōu)的采購價格 ? 確定合理的采購訂貨量 ? 確定最佳的采購物品配送方式 第二十條 最優(yōu)采購價格的確定 (一 ) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟： 1. 多渠道詢價。 第 12 頁 2. 比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。 4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟： 存貨信