【正文】 頁 《文件分發(fā) /回收記錄》中，文件的原稿歸檔保存在檔案室，文件的受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、生效日期由行政中心檔案室編制《文件清單》。 文件的編號(hào) 責(zé)任部門在編寫文件時(shí)，按照以下規(guī)則進(jìn)行文件編號(hào)：編號(hào)由六位字母數(shù)字組成，第一、二位為編寫中心或事業(yè)部的拼音縮寫的前兩個(gè)字母；第三、四位為各層次文件的縮寫，質(zhì)量手冊(cè)為 QM，程序文件為 OP，作業(yè)指導(dǎo)為 WI，質(zhì)量記錄（空白表格）為 QR；第五、六位為編寫序號(hào)，序號(hào)取 01~99 的自然數(shù)依次排序，版本由 一個(gè)英文字母組成，從 A 到 Z， A 表示第一版， B 表示第二版，依此類推，修改狀態(tài)用數(shù)字表示， 0 表示原版， 1 表示第一次修訂，最多修訂 4 次。 內(nèi)容 文件的分類 質(zhì)量手冊(cè) 程序文件 工作指導(dǎo)書 質(zhì)量記錄 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號(hào) XZOP01 生效日期 主 題 文 件 控 制 程 序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 2 頁 共 4 頁 說明： 質(zhì)量手冊(cè)：規(guī)定了質(zhì)量方針和目標(biāo)，描述符合 ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)要求的實(shí)際管理運(yùn)作過程及其相互作用； 程序文件：描述為實(shí)施質(zhì)量體系目標(biāo)和要求所涉及到的某項(xiàng)系統(tǒng)性工作的過程和活動(dòng)； 工作指導(dǎo)書：表述質(zhì)量體系程序中涉及到的具體的作業(yè)活動(dòng)每一步詳細(xì)操作方法的作業(yè)文件； 質(zhì) 量記錄：指空白表格、報(bào)告等。 職責(zé) 行政中心檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)所有文件與資料的歸口管理及文件、資料 的發(fā)放、變更、回收記錄，發(fā)放范圍由管理者代表確定。 ISO9001:20xx 質(zhì)量管理體系文件二 湖 南 創(chuàng) 元 空 調(diào) 有 限 公 司 程 序 文 件 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 生效日期： 受控狀態(tài)： 分發(fā)編號(hào)： 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號(hào) 首 頁 生效日期 主 題 目 錄 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 第一章 文件控制程序 ??????????????? 1 第二章 質(zhì)量記錄控制程序 ????????????? 5 第三章 人力資源控制程序 ???????????? 8 第四章 工程物資采購控制程序 ??????????? 11 第五章 內(nèi)部審核控制程序 ????????????? 17 第六章 不合格控制程序 ????????????? 20 第七章 糾正和預(yù)防措施控制程序 ?????? ???? 24 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號(hào) XZOP01 生效日期 主 題 文 件 控 制 程 序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 1 頁 共 4 頁 目的 使最新版本文件及時(shí)分發(fā)到所需部門進(jìn)行使用，控制并銷毀原有或失效文件，防止文件誤用。 范圍 以公司的業(yè)務(wù)全過程所涉及的文件與資料，特別是與工程質(zhì)量、安全相關(guān)的文件和資料。文件與資料編制、審核、批準(zhǔn)權(quán)限如下： 權(quán)限 文件名稱 制 定 審 核 批 準(zhǔn) 質(zhì)量手冊(cè) 行政中心 管理者代表 總經(jīng)理 程序文件 責(zé)任部門 管理者代表 總經(jīng)理 作業(yè)指導(dǎo) 責(zé)任部門 部門經(jīng)理 總經(jīng)理 質(zhì)量記錄 責(zé)任部門 部門經(jīng)理 總經(jīng)理 定義 外來文件是指國家法律法規(guī)、與行業(yè)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，甲方提供的招標(biāo)資料，政府職能部門、行業(yè)協(xié)會(huì)下發(fā)或提供的通知、文件以及從其他途徑得到的資料。 文件的編寫 責(zé)任部門參照《文件編寫規(guī)范》進(jìn)行編寫，提交給評(píng)審部門進(jìn)行審核，審核通過后交相關(guān)責(zé)任人核準(zhǔn)，審核批準(zhǔn)過程記錄在《文件的制定、修改、廢止申請(qǐng)單》上。如文件控制程序的編號(hào)為 XZOP01。 文件的評(píng)審與更新 對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的可操作性和有效性由行政中心組織相關(guān)人員每年三月份進(jìn)行評(píng)審、修改； 文件的使用部門與評(píng)審部門認(rèn)為文件不符合實(shí)際需要時(shí)，使用部門可提出修改，并填寫《文件修改清單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，管理者代表同意； 文件更改的方式，個(gè)別文字可直接在文件上更改，加蓋修改章；段落更改采取換頁；如果更改范圍較廣 則采取換版； 更改后的作廢文件一律回收，并填寫《文件分發(fā) /回收記錄》。 各種工作記錄空白格式匯編成冊(cè)，存放在行政中心檔案室便于查尋。 外來文件的管理：有關(guān)法律法規(guī)、政府職能部門的來文，根據(jù)內(nèi)容確定評(píng)審人員評(píng)審后再傳閱；與產(chǎn)品、技術(shù)相關(guān)的文件資料要進(jìn)行登記，需要傳閱 / 借閱的辦理傳閱 /借閱手續(xù)，所有外來文件由行政中心檔案室統(tǒng)一管理，并填寫《外來文件一覽表》。 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號(hào) XZOP01 生效日期 主 題 文 件 控 制 程 序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 4 頁 共 4 頁 每年，行政中心檔案室對(duì)文件最新版本的情況編制《更新文件一覽表》，發(fā)放到各部門對(duì)照所有文件的版本是否一致。文件的密級(jí)分為秘密、機(jī)密、絕密。 文件廢止 文件的不適應(yīng)或工作需要，由相關(guān)部門提出后，交文件的審查、核準(zhǔn)人進(jìn)行廢止確認(rèn)，由行政中心檔案室做好文件的回收記錄，作廢文件需蓋 作廢章。 相關(guān)文件 《技術(shù)資料管理規(guī)范》 《文件編寫規(guī)范》 相關(guān)記錄 《文件的制定、修改、廢止申請(qǐng)單》 《文件分發(fā) /回收記錄》 《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》 《更新文件一覽表》 《文件銷毀單》 《文件清單》 附件 湖南創(chuàng)元空調(diào)有 限公司 程 序 文 件 編 號(hào) XZOP02 生效日期 主 題 質(zhì)量記錄控制程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 1 頁 共 3 頁 目的 為使質(zhì)量體系有效運(yùn)作，提供證明工程滿足規(guī)定的質(zhì)量要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)作的證據(jù)，作為質(zhì)量改善和追溯的依據(jù)，特制定本程序。 職責(zé) 各部門負(fù)責(zé)本部門的質(zhì)量記錄的設(shè)計(jì)、審核本部門所需質(zhì)量記錄的表格形式，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由行政中心匯總編 制質(zhì)量記錄手冊(cè)。 作業(yè)程序 質(zhì)量記錄種類 須控制的質(zhì)量記錄種類及保管部門如下列所示： 有關(guān)管理審查的記錄：行政中心； 有關(guān)供應(yīng)商的質(zhì)量記錄、采購的記錄、設(shè)備進(jìn)出的記錄：物流中心； 有關(guān)工程測(cè)試與追溯性記錄：技術(shù)中心、工程部、行政中心； 有關(guān)設(shè)計(jì)過程的記錄：技術(shù)中心； 有關(guān)系統(tǒng)安裝與維護(hù)的記錄：工程部； 有關(guān)合同審查的 記錄：市場(chǎng)部、行政中心； 有關(guān)不合格品的記錄、糾正與預(yù)防措施的記錄：責(zé)任部門、行政中心； 有關(guān)客戶投訴與客戶滿意度調(diào)查的記錄：工程部、人力資源中心； 有關(guān)員工教育、專業(yè)技能訓(xùn)練的記錄：人力資源。 質(zhì)量記錄的編號(hào) KT QR□ /□ 順序號(hào) 版本號(hào) 質(zhì)量記錄代號(hào) 公司代號(hào) 質(zhì)量記錄表的編制、更改、增刪 本公司質(zhì)量體系文件編制人員在編制質(zhì)量手冊(cè)和其他質(zhì)量文件時(shí)，根據(jù)要求和需要編制相應(yīng)的質(zhì)量記錄表。 記錄表更改與增刪 a、質(zhì)量記錄表在使用過程中可根據(jù)需要增刪或更改，報(bào)管理者代表審批后，填寫《文件更改通知單》，并 報(bào)行政中心備案。 質(zhì)量記錄的填寫 記錄填寫時(shí)，應(yīng)力求清晰，避免潦草。 數(shù)據(jù)要真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確。 質(zhì)量記錄中未填寫的空白欄目可用劃“ /”的方式處理。 質(zhì)量記錄的查閱與索取 公司內(nèi)部人員可根據(jù)需要從電腦里查閱質(zhì)量記錄、紙張形式的文件查閱 /索取需征得部門行政中心負(fù)責(zé)人的同意，辦理借閱手續(xù)，填寫《質(zhì)量記錄借閱登記表》，并按時(shí)歸還。 質(zhì)量記錄的保存 記錄的控制部門，應(yīng)依記錄的性質(zhì)或時(shí)間分類歸檔保存，并分類存放。 a、電腦磁盤應(yīng)備份并注意儲(chǔ)存環(huán)境的潮濕及灰塵狀況； b 、傳真紙若屬熱感應(yīng)紙，若該記錄需保存三個(gè)月以上時(shí)，應(yīng)予以復(fù)印保存。 由行政中心負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量記錄一覽表》，該表應(yīng)涉及質(zhì)量記錄 的名稱、標(biāo)識(shí)、保存以及檢索的規(guī)定，需要時(shí)發(fā)給各相關(guān)部門。 質(zhì)量記錄的保