【正文】 ，填寫(xiě)材料采購(gòu)計(jì)劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。 b 結(jié)賬方式 c 主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購(gòu)單， 送貨然后每月底，由庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部、供貨商核對(duì)，每月底核對(duì)正確后，由庫(kù)房管理員申請(qǐng)付款。 a 在對(duì)供貨商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫(xiě)商品 /物料采購(gòu)對(duì)比表。 以上的比價(jià)不包括政府壟斷的項(xiàng)目，比價(jià)的目的不只是價(jià)格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。 e RMB100,000 以上的采購(gòu)至少需要五家的報(bào)價(jià)。 c RMB 1,000RMB 10,000 的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià) 的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： a RMB1,00 以下的可以直接購(gòu)買(mǎi)。 超過(guò)付款期限 2 個(gè)月以上的，每次收取手續(xù)費(fèi)￥ 300 元。 手續(xù)費(fèi)的收取：針對(duì)逾期付款超過(guò) 2 個(gè)月以上的業(yè)戶(hù)。 如果逾期超過(guò) 2 個(gè)月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時(shí)，物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會(huì)提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)業(yè)主 /業(yè)主委員會(huì)同意后，對(duì)未支付管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)的業(yè)戶(hù)發(fā)出書(shū)面通知，明確在通知的 7日后，將采取停止供電、水或煤氣等相應(yīng)的措施，以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。 逾期管理：如果業(yè)主（租戶(hù)）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒(méi)有交納相關(guān)費(fèi)用，管理處將在賬單最后交款日過(guò)后的第 1 天發(fā)送第一次催款單，催款單約定 7 天的有效付款日期；第一次催款單發(fā)送 7 日后仍為支付的，將要發(fā)送第二次催款單， 7 日后，客戶(hù)未付款的將要發(fā)送催款信，通知客 戶(hù)如不付款將要采取計(jì)收滯納金和采取強(qiáng)制措施。付款人如遇特殊情況不能及時(shí)付款，應(yīng)以書(shū)面形式通知管理處財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部每月 13 至 14 日將原始數(shù)據(jù)錄入電腦和制作賬單，每月 16 日將所有的管理費(fèi)、公共事業(yè)費(fèi) 賬單發(fā)送完畢，每月底的最后一天為付款的最后期限；如果執(zhí)行月底發(fā)賬單的，比照上述時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。 2) 應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施 管理處實(shí)行應(yīng)收賬款賬單準(zhǔn)時(shí)發(fā)送及時(shí)收回的原則。公共事業(yè)費(fèi)用的讀表時(shí)間為每月 10 日或者月底。 9 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 物業(yè)管理公司根據(jù)《管理公約》及項(xiàng)目的具體實(shí)際情況，特制訂應(yīng)收賬款管理的原則、方法、制度及相關(guān)措施如下： 收取原則及計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) 管理費(fèi)的收取原則：物業(yè)管理費(fèi)實(shí)行上收費(fèi)的原則，即本月的月中或者月底收取下月的管理費(fèi)。 b 亞洲區(qū)董事（ Larry Hui）通過(guò)登陸網(wǎng)上銀行，查看操作員提交的詳細(xì)內(nèi)容，選擇批準(zhǔn)或拒絕命令（ 元以下的付款業(yè)務(wù)，含 元，由 Larry Hui 直接批準(zhǔn)），便可提交到 銀行進(jìn)行處理； 元以上的業(yè)務(wù)， Larry Hui 審核批準(zhǔn)后，須進(jìn)行轉(zhuǎn)入上一級(jí)授權(quán)操作（由 David Hand）進(jìn)一步授權(quán)。 e 經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后，將申請(qǐng)單返回給項(xiàng)目經(jīng)理，由其安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)上銀行付款操作。 c 填寫(xiě)付款申請(qǐng)（使用公司統(tǒng)一格式，請(qǐng)見(jiàn)附件），申請(qǐng)時(shí)應(yīng)附稅金計(jì)算清單及客戶(hù)交款清單，填寫(xiě)后以電子郵件形式發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理（ Dido），項(xiàng)目經(jīng)理將申請(qǐng)單進(jìn)行審核無(wú)誤后打印并簽字確認(rèn)。 資產(chǎn)及基金賬戶(hù)的管理 1) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請(qǐng)付款程序 a 操作員確認(rèn)客戶(hù)租金已經(jīng)劃撥到公司銀行賬戶(hù)，并核對(duì)每筆款項(xiàng)金額的準(zhǔn)確性。 7 銀行管理制度 銀行支票管理制度 1) 購(gòu)買(mǎi)開(kāi)戶(hù)行支票 2) 支票付款申請(qǐng) a 項(xiàng)目執(zhí)行程序 付款申請(qǐng)單填 寫(xiě)； 付款合同； 支付款項(xiàng)報(bào)價(jià)； 采購(gòu)申請(qǐng)表； 材料物品入庫(kù)單； 必要的解釋說(shuō)明； b 總公司執(zhí)行程序 送總公司時(shí)登記電腦記錄； MS 財(cái)務(wù)審查付款申請(qǐng)資料； 進(jìn)入支票簽字流程； 項(xiàng)目取回簽署完畢支票登記； 項(xiàng)目執(zhí)行付款 3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度 1) 物業(yè)管理項(xiàng)目的管理 a 收款程序 b 收款依據(jù) 合同約定； 收款賬單； 繳費(fèi)通知單； 公示的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)； c 收款方式 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金； 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國(guó)進(jìn)行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行 簽字背書(shū)程序； 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同； 刷卡支付，除在中國(guó)境內(nèi)流通的各種國(guó)內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于 Master， Visa，大來(lái)卡等國(guó)際通用的信用卡。 現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)程序 1) 由申請(qǐng)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)明細(xì)表，表中應(yīng)列明報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目、報(bào)銷(xiāo)金額，并不得涂改，經(jīng)過(guò)涂改的報(bào)銷(xiāo)單將被視為無(wú)效； 2) 報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，發(fā)票上應(yīng)列明采購(gòu)物品的數(shù)量、單價(jià)、金額，若發(fā)票金額為合計(jì)數(shù)，須附有由供貨方開(kāi)具購(gòu)物明細(xì)單；需要強(qiáng)調(diào)的是所有報(bào)銷(xiāo)單后附的發(fā)票必須是符合國(guó)家各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國(guó)家規(guī)定發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)人任何報(bào)銷(xiāo)。 對(duì)于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000 元以上 50,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣 50,000 元以上 100,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班及 1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣 100,000元以上的請(qǐng)由保安經(jīng)理派車(chē)陪同送存。 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫(kù)或賬外現(xiàn)金，不私自設(shè)立“小金庫(kù)”。 做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險(xiǎn)箱里，同時(shí)啟用保險(xiǎn)柜的自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動(dòng)密碼鎖，確保其安全。 6 現(xiàn)金管理制度 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 借款清算報(bào)銷(xiāo)后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 借款人應(yīng)填寫(xiě)借款申請(qǐng)單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時(shí)拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過(guò)當(dāng)月月底財(cái)務(wù)結(jié)賬之前。 借款 人員憑已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行借款。 資料處理 1) 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進(jìn)行歸檔登記； 2) 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行對(duì)比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。 4) 各部門(mén)提供下一年度的費(fèi)用預(yù)算開(kāi)支計(jì)劃； 5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計(jì)劃與調(diào)資計(jì)劃表。 相關(guān)職責(zé) 1) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財(cái)務(wù)預(yù)算，每年 11 月份著手編制下年度的財(cái)務(wù)收支預(yù)算。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì) /業(yè)主大會(huì)批準(zhǔn)。 大廈維修基金公開(kāi)化 大廈維修基金是指專(zhuān)項(xiàng)用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。 2) 每年度年底向發(fā)展商 /全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況。 2) 日常運(yùn)行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對(duì)外分包的，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選擇承包商 3) 各項(xiàng)費(fèi)用支出堅(jiān)持專(zhuān)款專(zhuān)用，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。各項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費(fèi)、人工費(fèi)、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤(rùn)。 2) 管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn) 收取或者按經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批通過(guò)。 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公開(kāi)化 1) 物業(yè)管理公司所有的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶(hù)和發(fā)展商公開(kāi)，并且在北京有關(guān)物價(jià)管理部門(mén)備案。 3) 年度預(yù)算報(bào)表中每一項(xiàng)目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說(shuō)明 。 年度預(yù)算編報(bào)的規(guī)定 1) 物業(yè)管理公司每年的財(cái)務(wù)預(yù)算編報(bào)必須遵循“量出而入，以支定收，收支平 衡”的基本原則 。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。如果是補(bǔ)貼式經(jīng)營(yíng)的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 管理者酬金收取，采用按月收取約定的金額或者約定的比例；而有關(guān)管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關(guān)條 款執(zhí)行。 項(xiàng)目核算適用會(huì)計(jì)處理原則是：權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。項(xiàng)目（大廈）的日常運(yùn)營(yíng)費(fèi)用從管理費(fèi)的收入中支出，管理費(fèi)有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運(yùn)營(yíng)不足的由共同業(yè)主承擔(dān)。 佳程廣場(chǎng)管理處 財(cái)務(wù)部管理制度匯編 目錄 財(cái)務(wù)基本原則 1 財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度 2 財(cái)務(wù)預(yù)算制定 4 借款管理制度 5 現(xiàn)金管理制度 6 銀行管理制度 7 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 10 庫(kù)存管理制度 12 固定資產(chǎn)管理制度 14 存入保證金管理 15 內(nèi)部往來(lái)管理 16 公共事業(yè)費(fèi)繳款流程 17 代收代繳費(fèi)用管理 18 有償服務(wù)收費(fèi)管理 19 管 理費(fèi)支出管理規(guī)定 20 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用管理制度 21 維修基金管理制度 22 印章使用制度 23 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定 24 物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)交接項(xiàng)目明細(xì) 26 停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)管理制度 27 汽車(chē)加油 IC 卡管理制度 29 確定采購(gòu)類(lèi)別 30 收費(fèi)管理制度 33 1 財(cái)務(wù)基本原則 北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個(gè)項(xiàng)目接受委托后，有自己獨(dú)立的銀行賬戶(hù)，管理費(fèi)收 取標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過(guò)業(yè)主同意的約定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 項(xiàng)目核算適用的會(huì)計(jì)制度為：外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)制度 。 項(xiàng)目（大廈）所有的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，將按照投標(biāo)或年初時(shí)的項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行控制、分 配以及預(yù)提，每月的營(yíng)業(yè)稅金通過(guò)仲量聯(lián)行北京總公司代繳。 管理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項(xiàng)目，管理費(fèi)收取的標(biāo)準(zhǔn)采取以支定收的原則，根據(jù)項(xiàng)目每年所做出的運(yùn)營(yíng)預(yù)算來(lái)確定管理費(fèi)收取的價(jià)格。 應(yīng)收賬款不計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，采用實(shí)際轉(zhuǎn)銷(xiāo)法進(jìn)行賬務(wù)處理。 2 財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度 制定財(cái)務(wù)管理公開(kāi)監(jiān)督制度，是為增加財(cái)務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開(kāi)、公平、公正的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。 2) 年度預(yù)算中費(fèi)用支出特定項(xiàng)目的變動(dòng)程度，如員工薪金、福利增減的變動(dòng)幅度等，將結(jié)合中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障部的規(guī)定及管理公司的實(shí)際情況指定，同時(shí)，還要征得發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)的同意，方能列入預(yù)算 。 4) 年度預(yù)算報(bào)表須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)審批后，方可執(zhí)行。同時(shí)，在執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按公開(kāi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費(fèi)。 3) 物業(yè)管理公司對(duì)客戶(hù)有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶(hù)公示。 費(fèi)用支出公開(kāi)化 1) 年度的各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個(gè)別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書(shū)面的合理解釋 。 經(jīng)營(yíng)狀況與財(cái)務(wù)報(bào)表公開(kāi)化 1) 每月 20 日給發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 3) 每年的財(cái)務(wù)狀況須經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行年度審計(jì)，審計(jì)結(jié)果報(bào)送發(fā)展商 /業(yè)主委員會(huì)并接受所有業(yè)主的查詢(xún)。維修基金的來(lái)源有兩種， 所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運(yùn)行的盈余。 相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表