【正文】 第七章 文印、辦公設(shè)備管理制度 第三十七條 綜合管理部 文印人員必須遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項； 第三十八條 打印文件，應(yīng)按文件收發(fā)規(guī)定由各級領(lǐng)導簽字批準。因工作需要必須使用時，須 經(jīng)總經(jīng)理書面批準。經(jīng)特批出具的空白介紹信必須說明有效期限，并由使用人在介紹信存根簽名。填寫介紹信應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容填寫，持出部分和存根部分內(nèi)容一致，經(jīng)辦人需在存根聯(lián)上簽字。 第三十二條 各業(yè)務(wù)部門印鑒或?qū)Ｓ糜¤b因機構(gòu)變動或其他原因停用時，應(yīng)統(tǒng)一交回 綜合管理部 并指定 綜合管理部 加以銷毀。公司投資、擔保等重大經(jīng)濟活動涉及各種對外合同使用公司印鑒，需經(jīng)總經(jīng)理簽字， 12 交由 綜合管理部 登記后方可辦理。 第二十九條 印鑒必須放在安全的地方，不可亂放，發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或有異常現(xiàn)象，應(yīng)及時報告領(lǐng)導，迅速查明情況，及時處理，確認丟失，應(yīng)向有關(guān)部門聲明作廢。 （ 4）在收文登記的同時，在文件右上角加蓋本公司的收文專用章。一些帶廣告性質(zhì)的信函以及不具文件性質(zhì)的電報、報刊等不必記錄。填寫順序號、收文日期，來文單位、文號、文件名稱、份數(shù)、內(nèi)容摘要、處理情況等事項。 第二十七條 文件的收發(fā)制度 發(fā)文 （ 1）在領(lǐng)導對文件草擬后，由 綜合管理部 對文件進行擬稿，也可由具體業(yè)務(wù)部門擬稿； （ 2）文稿通過檢稿并證明無誤后，送往公司主管領(lǐng)導人審批簽發(fā)； （ 3）經(jīng)簽發(fā)的文稿應(yīng)在發(fā)文登記簿上登記，填寫編號、成文日期、送發(fā)范圍、文件名稱、文號、份數(shù)、附件、簽發(fā)人等事項； 11 （ 4）經(jīng)登記后的文稿方可正式印制、蓋章； （ 5）文件收領(lǐng)部門必須在 發(fā)文登記單上簽字，發(fā)文登記單隨留底文件一同保存，以備核查。其他單位來文以單位名立卷。 綜合管理部 應(yīng)及時催閱已傳出的文件； 10 第二十五條 文件 的借閱 公司員工借閱各類文件按第三章、第三條的有關(guān)規(guī)定辦理； 外單位人員借閱文件時，須持有介紹信，介紹信寫明文件號、借閱人姓名、政治面貌、職務(wù)、借閱時間、借閱目的等，經(jīng)總經(jīng)理審批后在 綜合管理部 辦理借閱手續(xù)。 第二十四條 文件的傳閱 需傳閱文件（上級政策性文件、公司的決策方案、公司的發(fā)文、公司收集的經(jīng)濟信息等），根據(jù)文件內(nèi)容由 綜合管理部 決定傳閱范圍。 ② 被擔保企業(yè)的資信調(diào)查資料等。 (2)人力資源資料 立卷歸檔范圍 ①公司人事檔案，包括部門主管以上人員的任免通知、員工試用、聘用以及升職、獎懲、辭退的各種記錄； ②公司各類人員技術(shù)職稱、技術(shù)培訓的各種記錄； ③建立人才檔案庫，對所有技術(shù)專業(yè)人才設(shè)置特殊檔案； 財務(wù)會計資料 立卷歸檔范圍 各類財務(wù)報表、憑證、資料以及與上級財稅部門、金融機構(gòu)相互來往的函件、協(xié)議、合同及其它文件。 9 ⑥公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書、意向書 (正本 )。 ④相關(guān)公司發(fā)送的各種邀請書、信息資料等。如通知、董事會參加人員名單、會議日程安排、總經(jīng)理工作報告、董事會會議紀要、總經(jīng)理辦公會會議紀要等文字材料及聲像材料等。包括可行性研究報告、合同協(xié)議、章程、申請報告、主管部門批復、營業(yè)執(zhí)照、董事會成員的簡歷、公司領(lǐng)導班子個人情況等。 第二十三條 立卷歸檔要求 凡記載公司的具有查閱、保管價值的各類文件材料、磁盤、實物等，均屬歸檔范圍。 第二十一條 任何人不得隨意涂改或自行處理公司文件，必須妥善保管，公司不定期收回保密范圍內(nèi)文件統(tǒng)一銷 毀。 泄露公司“機密”者，給予記過處分一次。 第二十條 對泄密行為的處理 凡私自傳播、散發(fā)、復印公司保密范圍內(nèi)的文件，均屬泄密行為。 綜合管理部 定期對保存的各類文件軟盤進行拷貝更新，避免因軟盤損壞導致文件丟失。 各類“絕密”級文件統(tǒng)一 由綜合管理部 負責保管，保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理，密碼由 綜合管理部經(jīng)理 掌握。 ３、“絕密”：公司“董事會會議紀要”、“總經(jīng)理工作報告”、“ 年度財務(wù)決算報告書”、“年度財務(wù)收支和利潤分配方案”等屬公司絕密級，此類文件發(fā)至公司領(lǐng)導。 “秘密”：內(nèi)部規(guī)章制度屬秘密級，只限全體員工周知，不可外傳。 第十六條 愛護公司財產(chǎn)，最后離開 綜合管理部 的員工必須檢查門窗是否關(guān)閉，空調(diào)、電腦、電燈、飲水機是否關(guān)閉，防 止火災和失竊事件的發(fā)生。 第十四條 員工要保持自己辦公桌 面的整潔，禁止放置與辦公無關(guān)的雜物，下班時應(yīng)整潔辦公桌面，私人物品均放入員工貯物柜，將辦公桌鎖好，防止文件資料的丟失。 第十二條 除談工作外，不準串崗閑聊、擅自離崗，進入各綜合管理部 應(yīng)先 敲門 ，允許后 方可進入。 第十一條 向領(lǐng)導請示、匯報工作，應(yīng)簡明扼要，節(jié)省時間。必須接的私人電話要盡量低聲，不得影響他人工作，最長不得超過三分鐘。 不得上網(wǎng)聊天或玩游戲 等 。公司利益第一，個人利益服從公司利益。重大問題堅持原則，一般分歧互相體諒、互相理解。各部門之間應(yīng)按公司操作程序交流工作情況和 資源 信息?？偨?jīng)理辦公 會每 周召開一 次，遇有重大事 4 項可臨 時召開。 第四條 實行 周 例會制度。 國通 投資擔保 公司 管理制度匯編 2 目 錄 第一部份 行政管理制度 第二部份 人事管理制度 第三部份 財務(wù)管理制度 第四部份 會計核算制度 第五部分 擔保業(yè)務(wù)流程 第六部分 風險防控制度 3 第一部份 行政管理制度 第一章 總則 第一條 為完善公司行政管理機制，實行規(guī)范化的行政管理，使公司各項行政工作有章可循，特制定本制度。 第二條 本制度包括： 日常辦公制度 辦公秩序管理制度 保 密制度 文件收發(fā)、傳閱及 檔案管理制度 印鑒、介紹信管理制度 文印、辦公設(shè)備管理制度 辦公用品領(lǐng)用制度 通信設(shè)備使用制度 財產(chǎn)管理制度 車輛使用與維護管理辦法 1 安全保衛(wèi)制度 第二章 日常辦公制度 第三條 公司上下都要嚴格遵守勞動管理制度和費用管理制度，高效率地為公司服務(wù)。重大問題、人事安排由總經(jīng)理辦公會決定；各項擔保項目由公司 擔保審查 委員會 （以下簡稱“保審會”）集體討論決定。 第五條 各部門要認真履行職責，廣泛聽取員工的意見和建議。 第六條 員工之間互相尊重，團結(jié)友愛。 第七條 嚴格檔案管理，嚴守保密紀律。 第三章 辦公秩序管理制度 第八條 員工的儀容儀表： 員工個人形象代表著公司的形象，所以員工個人儀表的優(yōu)劣對公司至關(guān)重要，為此，公司對員工上班時間的儀容儀表作如下要求： 5 第九條 員工 在辦公時間和辦公地點不得大聲喧嘩、打鬧，不準干私活，不得長時間看非專業(yè)性報紙 。 第十條 員工在辦公場所和辦公時間，原則上不準打私人電話和會私客，不準帶小孩到公司玩耍。必須接待的私客應(yīng)到接待室或走廊接待。原則上不允許越級請示、匯報，情況緊急、事關(guān)重大者除外。 第十三條 員工負責本 綜合管理部 清潔衛(wèi)生，公共辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、亂丟棄物，愛護辦公環(huán)境。 第十五條 員工要禮貌待客，禮貌用語，禮貌接轉(zhuǎn)電話，耐心解答相關(guān)的業(yè)務(wù)事項及電話詢問，自覺樹立維護公司的良好形象。 6 第四章 保密規(guī)定 第十七條 密級確定： 公司文件分“秘密”、“機密”、“絕密”三個等級，凡涉及三個等級內(nèi)文件均屬保密范圍。 ２、“機密”：公司“總經(jīng)理辦公會議紀要 ” 、“項目進度計劃”、“項目建議書”、“項目可行性研究報告”、“ 有關(guān)財務(wù)制度”、“財務(wù)報表”“各類經(jīng)濟合同、協(xié)議”等屬機密級，此類文件發(fā)至 中層經(jīng)理及相關(guān)人員。 第十八條 保密規(guī)定： 由各業(yè)務(wù)部門建立的專業(yè)性“機密”級以下文件（含“機密”級）由各業(yè)務(wù)部門向 綜合管理部 提交文件軟盤及文件原稿備案，各 業(yè)務(wù)部門留存一份，其中軟盤及文件原稿由各 業(yè)務(wù)部門主管負責保管，保存在計算機軟、硬盤上的文件必須作加密處理，密碼由各業(yè)務(wù)部門主管掌握。 7 各業(yè)務(wù)部門的專業(yè)性“機 密”級以下文件（含“機密”級）的打印草稿各業(yè)務(wù)部門主管負責收集，以備下次打印之用，凡不能繼續(xù)使用的草稿紙，各業(yè)務(wù)部門必須及時銷毀，不得隨意放置。 第十九條 借閱規(guī)定： 凡借閱 本部門“機密”級以下文件（含“機密”級），需經(jīng)部門主管允許，辦理借閱手續(xù)，并于借閱當日歸還，若需帶出公司，需經(jīng) 部門 經(jīng)理簽字批準； 凡借閱其他部門“機密”級以下文件（含“機密”級），需經(jīng) 部門 經(jīng)理允許，到 綜合管理部 登記辦理借閱 手續(xù)，并于借閱當日歸還，若需帶出公司，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準； 凡借閱“絕密”級文件，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，到 綜合管理部 登記、辦理借閱手續(xù)，并于借閱當日歸還，不得帶出公司。 泄露公司“秘密”者，給予警告處分一次。 泄露公司“絕密”者，給予除名。 8 第五章 文件收發(fā)、傳閱，檔案管理制度 第二十二條 管理分類及原則 公司檔案按三類實行“部門立卷、分類管理”辦法： 人事檔案：人力資源部 （或綜合管理部） 立卷、管理；業(yè)務(wù)檔案：各業(yè)務(wù)部門立卷、管理；財務(wù)檔案： 綜合管理部 立卷、 主管會計管理； 立卷、歸檔中凡涉及兩個 部門 的檔案整理、保管工作因規(guī)定不明的，由 綜合管理部 協(xié)調(diào)后決定職責歸屬及處理辦法。具體如下： 綜合管理部 立卷歸 檔范圍 (1)行政辦公資料 立卷歸檔范圍 ①公司成立的有關(guān)資料。 ②公司歷屆董事會的主要資料。 ③政府有關(guān)部門、單位發(fā)送我公司的來文、來函及其它資料。 ⑤公司的規(guī)章制度、發(fā)文 、紀要、通知。 ⑦其它在公司各項行政、業(yè)務(wù)活動中形成的具有考查、利用價值的資料。 擔保業(yè)務(wù)資料 立卷歸檔范圍： ① 公司擔保業(yè)務(wù)所涉及的管理制度、辦法及操作流程等 。 ③ 風險防控制度辦法等。 建立卡片式文件的傳閱單，傳閱單上應(yīng)有領(lǐng)導批示、閱文人及傳閱、退回時間。 第二十六條 文件的立卷歸檔存放 在年終，通過對照收發(fā)文登記本和借閱文件登記本，把所有應(yīng)歸檔的文件收集齊全； 立卷時應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，按文件的共同特征和相互聯(lián)系進行組卷； 公司內(nèi)文件按文號以年為單位立卷。專題事項單獨立卷，即按問題特征 立卷； 定卷時，對卷內(nèi)文件進行系統(tǒng)排列、編號，填寫卷內(nèi)目錄和卷本備考表，填好案卷的封皮及案卷的目錄。 收文 （ 1）建立收文登記簿。 （ 2）上級或其它單位文件、內(nèi)部資料以及掛號信件等都應(yīng)登記。 （ 3）急件隨到隨登，并及時分送，不得延誤。 第六章 印鑒、介紹信管理制度 第二十八條 公司印鑒、法定代表人個人印鑒、 總經(jīng)理個人印鑒由總經(jīng)理指派專人保管，公司各業(yè)務(wù)部門的印鑒由部門負責人指派專人保管。 第三十條 各業(yè)務(wù)部門因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要使用公司印鑒時，需經(jīng) 綜合管理部 審核、簽字登記后，方可辦理。 第三十一條 所有公司文件應(yīng)先編上文號，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后方可加蓋公 司印鑒。 第三十三條 凡以公司名義出具的介紹信，須由 綜合管理部 經(jīng)理簽發(fā)。 第三十四條 所有介紹信均應(yīng)按順序編號，非經(jīng)總經(jīng)理書面特許，不能出具空白介紹信。 第三十五條 非本公司工作人員，不得使用公司介紹信。 第三十六條 妥善保管介紹信存根，及時歸檔。各業(yè)務(wù)部門草擬的文件、報表和業(yè)務(wù)資料，需注明擬稿人及打印份數(shù)，經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準方可打印。 第四十條 公 司各業(yè)務(wù)部門需傳真的各種文件、資料，需注明傳真號、對方的單位名稱及接件人，經(jīng)部門負責人簽字并經(jīng) 綜合管理部 主管審核登記后發(fā)送。 第四十二條 復印機、傳真機由專人管理。 第四十四條 文印人員應(yīng)愛護設(shè)備，按操作程序進行操作，節(jié)約用紙，降低消耗，注意安全。 第四十六條 嚴禁私事用傳真電話，嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。 第四十七條 各業(yè)務(wù)部門發(fā)生的文印材料消耗及傳真、長途電話費用由 綜合管理部 負責統(tǒng)計，并報財務(wù)部門備案，作為年終各中心及業(yè)務(wù)部門費用考核的依據(jù)。 第四十九條 綜合管理部 指派