【正文】 ，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。2）檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。，填寫申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上； 檔案管理 文件的移交、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下：、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。 管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。 發(fā)出：由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。 校對(duì)、簽署由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。 發(fā)件 起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。 收發(fā)文管理 收文（包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。 公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，若金額或物品價(jià)值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始可赴約。2 廉潔守則 公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。，公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同，且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；造成公司損失的，公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。 員工泄密的后果與處理，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司/管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。，以后必須對(duì)公司/管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。，不得違反公司/管理處有關(guān)的保密規(guī)定；不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司/管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。 員工保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。，加具的密碼應(yīng)避免告知其他無(wú)關(guān)人員。 網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制，員工必須加具密碼儲(chǔ)存，并將有關(guān)的密碼告知主管。 保密文件的使用，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)印；管理處/部門間的借閱，須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱，被借部門/管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。 保密文件的傳遞，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。 保密文件的保管。技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營(yíng)信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。1報(bào)告關(guān)系/類別： 行政月報(bào)匯總： 半年度行政工作報(bào)告； 年度工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要； 審核管理處年度行政預(yù)算。制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提出意見和改進(jìn)建議；優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。對(duì)資產(chǎn)管理過(guò)程中出現(xiàn)問題的及時(shí)匯總、上報(bào)；配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購(gòu)流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采購(gòu)；管理處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序；管理好物管公司的所有文檔資料；匯報(bào)管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議；印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程；審批各管理處刻制管理處印章申請(qǐng)；嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請(qǐng)蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請(qǐng)刻制管理處印章，并妥善保管；資產(chǎn)采購(gòu)及管理制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴(yán)格要求實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作；指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作；在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；制定資產(chǎn)采購(gòu)流程及相關(guān)應(yīng)用表格；按照行政采購(gòu)審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)采購(gòu)工作；公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理工作；正確使用公司文本和表格模式。執(zhí)行公司的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù)；匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。編制管理處行政預(yù)算；執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算；定期檢查匯報(bào)管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。執(zhí)行物管公司行政管理制度；匯報(bào)管理處行政手冊(cè)的執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建議。 執(zhí)行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預(yù)算，認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算，并及時(shí)提出優(yōu)化成本的好建議； 嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進(jìn)行；接受公司行政的監(jiān)督； 組織協(xié)調(diào)管理處各類活動(dòng)及會(huì)議，并配合實(shí)施公司各類活動(dòng)； 按照《檔案管理規(guī)定》管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； 管理處日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 具體負(fù)責(zé)管理處的日常資產(chǎn)管理工作，包括申購(gòu)、采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費(fèi)用報(bào)銷； 收集、提供管理處日常運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項(xiàng)目的項(xiàng)目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合物管公司及管理處其他部門的工作。 負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)； 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。4）指導(dǎo)管理處各部門的文件資料管理。2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。資源部 二零零五年七月 管理處行政的工作職責(zé) 貫徹落實(shí)物管公司制定的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時(shí)，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理； 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責(zé)三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé)四、 管理處行政制度及流程1 保密規(guī)定2 廉潔守則3 收發(fā)文及檔案管理4 月報(bào)制度5 表格格式的管理規(guī)定6 文件格式的管理規(guī)定7 管理處印章使用管理規(guī)定8 資產(chǎn)管理規(guī)定9 采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定10 物品領(lǐng)用制度11 集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定13 工作任務(wù)單使用辦法14 圖書借閱管理規(guī)定15 制服管理規(guī)定16 車輛使用和管理制度17 宿舍管理制度18 電話接聽制度19 電話管理制度20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定22 辦公行政管理規(guī)定22．1員工證22．2更衣柜、鑰匙的管理22．3電腦使用與管理22．4復(fù)印使用管理22．5傳真機(jī)使用管理22．6辦公費(fèi)用控制六、相關(guān)表格（一） 模版1 公文模版2 信函模版3 傳真模版4 備忘錄模版5 會(huì)議紀(jì)要模版6 內(nèi)部工作聯(lián)系單模版 （二） 表格1 請(qǐng)購(gòu)單2 工作任務(wù)單3 公司車輛使用申請(qǐng)表4 車輛維修申請(qǐng)表5 固定資產(chǎn)申請(qǐng)表6 非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表7 實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表8 實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表9 合同審批流程表10 名片印制申請(qǐng)表11 報(bào)價(jià)分析報(bào)告12 事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)表13 行政費(fèi)用分析表前 言本《行政工作指引手冊(cè)》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán)。1）管理體系文件的發(fā)放管理。3）管理處合同、協(xié)議、評(píng)審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。5）管理處各類書籍的購(gòu)置、分類、保管、借閱、管理。 完成其他日常行政事務(wù)性工作；物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé)一、 資源部與管理處行政的定位和角色：資源部管理處行政規(guī)章制度的草擬者業(yè)務(wù)的支持者業(yè)務(wù)的監(jiān)督者業(yè)務(wù)咨詢顧問規(guī)章制度的執(zhí)行者業(yè)務(wù)的優(yōu)化者業(yè)務(wù)的實(shí)踐者基層信息的提供者二、資源部與管理處行政職責(zé)描述：資源部管理處行政 組織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題； 組織、協(xié)調(diào)公司各類活動(dòng)； 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導(dǎo)管理處的檔案管理； 各項(xiàng)日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實(shí)施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管理工作； 收集各管理處日常運(yùn)行資料，整理公司的運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)公司與項(xiàng)目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合公司各職能部門及管理處的工作。三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述：事務(wù)類型資源部管理處行政行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制度；執(zhí)行公司行政管理制度；監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度檢查、完善現(xiàn)行各項(xiàng)行政管理制度。預(yù)算管理編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)；編制公司本部的行政預(yù)算；協(xié)助管理處完成行政預(yù)算；執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé)；監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算；對(duì)公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范；負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù)；監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。文檔管理制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件，并統(tǒng)籌實(shí)施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等；草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》；負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整；監(jiān)督管理處檔案管理工作；組織實(shí)施公司本部檔案室盤點(diǎn)工作。按公司《資產(chǎn)管理制度》、的職責(zé)要求，嚴(yán)格實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。各類日常行政事務(wù)（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購(gòu)/分發(fā)、辦公設(shè)備的維護(hù)、指定供應(yīng)商的意見反饋等）負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評(píng)價(jià)、反饋、適時(shí)更換等事務(wù)。負(fù)責(zé)本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等工作；按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作，并及時(shí)反饋對(duì)供應(yīng)商的贊許/意見/建議；優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。 行政月報(bào) 半年度行政工作報(bào)告； 年度工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要；申報(bào)管理處年度行政預(yù)算行政工作制度及流程1 保密規(guī)定為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本規(guī)定。 商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息；或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。 保密文件的控制 保密文件的界定，界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。，須在文件上注明“密件，不得復(fù)印”字樣。、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無(wú)須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。 保密文件的銷毀