【正文】 縮短他人的工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對是很好的。　　31．呈送出去的書類文件也要做標(biāo)題和目錄　　除了時(shí)間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報(bào)告時(shí)，一定要在上面附標(biāo)題和目錄，同時(shí)也要求部屬，在呈送任何書類文件時(shí)，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄。這樣活頁夾中的資料，其正確性與精密度都會增加，并且越來越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁紙的魅力所在。　　如果記載事項(xiàng)無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。　　以前使用手動(dòng)式打孔機(jī)，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實(shí)在是件既麻煩又費(fèi)時(shí)的工作。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說來，應(yīng)該是五十二孔才對。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時(shí)也非常簡便。　　27．使用二十六孔的活頁紙　　應(yīng)一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙。另外，在復(fù)印時(shí)，除了彩色復(fù)印以外，資料會有不清楚等麻煩。　　26．使用白色活頁紙，日后的整理工作將更方便　　有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時(shí)將更為簡便。久而久之，活頁夾中的資料就會越來越豐富。　　25．經(jīng)常備有新的活頁紙　　為新書寫稿的時(shí)候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁夾中。　　比如塑膠面的活頁夾，專門保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)別；而布面的活頁夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。　　24．以不同顏色的活頁夾來區(qū)別不同內(nèi)容的檔案　　保存資料的活頁夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。但是，并不是馬上收到最后分類的活頁夾檔案中，而是收到“暫時(shí)檔案”里。這么一來，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對其深思一番，以謀求解決之道。　　22．將處理完畢的筆記頁要即刻抽出　　經(jīng)常使用便于插換的活頁筆記，隨意把第二天的預(yù)定工作和一定要處理的事項(xiàng)記在筆記本之后，將已處理完畢的事項(xiàng)用紅筆劃掉，而且，在全部事項(xiàng)完成之后，即將這一頁從筆記本中抽出移至保存檔案。　　21．將剪貼資料的印本直接存檔　　前面談過，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁夾上，方便存檔。　　在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。的確，有許多絕妙的靈感都是產(chǎn)生于枕邊，不過，要是不立刻記下來，到了第二天早上就會忘得一干二凈，這種情況經(jīng)常可見。即使要多花點(diǎn)錢，但是由于節(jié)省手寫作業(yè)的時(shí)間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。不過，在書架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”，為特殊書籍提供隨時(shí)可用的空間。其實(shí)把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)省不少時(shí)間。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。　　16．期數(shù)完整的雜志須編制索引　　通常將雜志上必要部分印下來之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。　　例如，如果指名要“ＸＸ牌三○一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數(shù)量和顏色來訂購，就不會有送錯(cuò)東西的情形發(fā)生。所謂的商品號碼，就是商品的正式名稱。　　15．記下常用文具的商品號碼　　前面講過，利用目錄來選購文具的方便。　　14．事先決定文具的“購買庫存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫存管理，是非常重要的。　　13．經(jīng)常備有文具目錄　　經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對自己來說，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不過由于文具的種類實(shí)在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見得能夠找到自己想要的東西，這時(shí)候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，并且知道正確的商品名稱?！　?2．在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西　　大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實(shí)用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都浪費(fèi)掉了。　　一旦習(xí)慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。普通橡皮擦，都是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來使用。如果采用這種方法，隨時(shí)隨地都可迅速地記下備忘錄。　　除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。先將資料整理成一冊，高效率地進(jìn)行工作。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。　　9．編制派得上用場的“專屬用書”〖HT5”，5SS〗每個(gè)月都要寫相當(dāng)多的稿件。　　通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來，隨即把書籍放回書架上，這么一來，書架才能保持有條不紊，過后也不必為了找尋書籍，而浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間。書架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)?！　≡诠芾碚咿k公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要復(fù)印，而且利用復(fù)印機(jī)放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來，不但日后容易整理，而且檢索工作也會更為輕松愉快。　　6．將重要的剪貼資料印成B5大小　　很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過，如果以此來整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。　　不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡略化。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語記號化、簡略化　　在處理的事務(wù)過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。　　百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實(shí)在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過了。　　4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效　　把百科全書排上書架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。　　把大套書籍排上書架時(shí)，都要書背向下排置。　　3．把書架上大套書籍書背向下排置　　百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應(yīng)經(jīng)常翻閱利用才是。也就是說，必要的時(shí)候活頁紙可以插換。不過，從講究效率的觀點(diǎn)來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。　　2．單面使用活頁紙　　從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)，文章是用文書處理機(jī)打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。　　可是，這種精心設(shè)計(jì)出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。哈佛時(shí)間管理法則　　一、辦公促效法 　　□ 促效法 　　1．將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來　　最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大的節(jié)省人力與時(shí)間。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。當(dāng)然，有時(shí)也會使用一般的筆記本。　　或許，這樣會令人覺得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁碼，使筆記更加清楚易讀。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進(jìn)行作業(yè)。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。大套書籍所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。把書背向下排置時(shí)，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。而且取下的硬紙盒另有妙用。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。像這樣將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。　例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當(dāng)不便。　　7．在活頁紙的兩側(cè)打孔　　我們習(xí)慣在活頁紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。　　如果有兩側(cè)打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂而不為呢?　　8．參考書籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位　　書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當(dāng)然會導(dǎo)致工作效率降低。整理的要訣在于——盡快將使用過的書籍歸位。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實(shí)在是一舉兩得。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時(shí)間也不夠用。　　因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專屬用書”。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。很多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)這樣，隨身攜帶筆記簿。　　11．善用鉛筆型橡皮擦　　我們在寫稿的時(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。它和一般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。　　所以就利用空名片盒，來裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門別類用來放置郵票、大小回紋針、零錢等小東西，移動(dòng)很方便。　　想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的文具制品。因此，事先決定“購買庫存量”，再根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預(yù)先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。只要告訴廠商這個(gè)號碼，就能夠正確且迅速的讓對方了解到所需哪一類文具。比起在店里對老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。　　可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來，已達(dá)幾百期，過期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。一般說來，即使收藏完整無缺的雜志，大概也很少有人會特地編制一本“索引”。　　17．在書架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”　　整理書架時(shí)，大概很多人都是根據(jù)書籍的內(nèi)容，而分門別類的排列，有關(guān)法律書籍，就應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”……區(qū)分成不同的范圍。　　剛剛開始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料不會太多，但是隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。　　18．把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在現(xiàn)代的辦公室中，OA機(jī)器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說，利用橡皮印。　　在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。　　19．夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可馬上記下　　躺在床上時(shí)，突然靈感一閃，大概很多人都有過這種經(jīng)驗(yàn)。　　在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。　　20．深度太高的書架，只會造成空間與時(shí)間的浪費(fèi)〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的書籍來說，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書架，深度大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。　　如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊，整齊而不占空間，好像一本書一樣。　　由于每天反復(fù)這個(gè)流程，有時(shí)候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁，當(dāng)然上面記載的全是些懸而未決的問題。　　23．日后還會使用的資料要收到“暫時(shí)檔案”里　　從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙，或許不會馬上用，不過偶而也會有再度派上用場的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類歸檔。　　然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。多年以來我們就使用這種活頁夾，到它有各種不同的顏色，因此應(yīng)想出一套使用方法充分利用。這么一來，不管活頁夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類。　　存檔時(shí)，如果發(fā)覺新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。當(dāng)然，一個(gè)活頁夾只能為一本書一個(gè)主題所專用，為了能夠隨時(shí)使用新的活頁夾，常備有大量的活頁紙。　　但是，最好一律使用白色活頁紙，因?yàn)楸緛砜梢噪S心所欲大肆使用的活頁紙，一旦區(qū)別顏色，不但日后分類非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。　　基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁紙。孔數(shù)太少，紙張撕破的危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活