【正文】 織。要站在全局的高度，對被協(xié)調(diào)的雙方平等相待，一視同仁，不偏不移，要在溝通感情的基礎(chǔ)上創(chuàng)造融洽、諒解 的協(xié)調(diào)環(huán)境，以利于合作、協(xié)商，達到協(xié)調(diào)的最終目的。因此，無論協(xié)調(diào)何種矛盾，都要尊重被協(xié)調(diào)的各方，以平等態(tài)度相待；要理解被協(xié)調(diào)的各方，設(shè)身處地為他們的利益著想；要協(xié)助被協(xié)調(diào)的各方，誠心實意為他們服務(wù)。 從某種意義上說，秘書人員從事協(xié)商工 作的過程，就是讓相關(guān)人員共同了解信息，共同理解信息，然后求得相互理解，相互諒解，以求協(xié)商解決問題。秘書人員要處理這樣的問題，必須堅持觀念領(lǐng)先的原則。由于人們受所處地位的限制，認(rèn)識水平的限制，文化素質(zhì)的限制，以及各種利益的限制，常常會滋生極端的個人主義、本位主義和小團體主義。所以，秘書人員在協(xié)調(diào)這類問題時，必須保持清醒的頭腦，說服有關(guān)方面從全局著想，從長遠著想，小道理應(yīng)服從大道理，使放棄局部利益的一方或數(shù)方明理曉義，積極配合，以統(tǒng)一工作步伐。因此，當(dāng)全局與局部利益發(fā)生矛盾時，要求犧牲局部利益，服從全局利益。秘書人員在協(xié)調(diào)這類矛盾時，必須堅 持局部服從全局的原則。在實際工作中，各種類型的矛盾很多。因此，秘書人員在協(xié)調(diào)問題時切忌偏聽偏信，主觀武斷，貿(mào)然行事，否則，是達不到協(xié)調(diào)目的的。弄清矛盾的來龍去脈，分析矛盾產(chǎn)生的原因，研究矛盾的性質(zhì)、矛盾的癥結(jié)所在，矛盾對全局的影響。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問題的前提和基礎(chǔ)。 四、協(xié)調(diào)工作的原則 秘書協(xié)調(diào)的目的在于理順各種關(guān)系，加快工作節(jié)奏，提高管理效率。這樣，統(tǒng)籌兼顧，合理部署，可以避免會議重疊或人員交叉的現(xiàn)象。各部門提出會議要求后，哪個會可開，哪個會可不開，哪個會可合并開，辦公部門應(yīng)按精簡會議、少開會、開短會的原則，拿出具體的主導(dǎo)意見。辦公部門應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，根據(jù)工作的主要目標(biāo)，考慮工作的輕重緩急，具體安排工作項目、工作步驟與活動日程等，使各項工作環(huán)環(huán)緊扣，密切配合，不使一環(huán)失靈影響全盤工作。與此同時，還要創(chuàng)造和諧友好的人際關(guān)系，保持融洽舒暢的人事環(huán)境，以達到配合恰當(dāng)、同步運轉(zhuǎn)的目的。即在次要問題上適當(dāng)讓步的藝術(shù)；在文字協(xié)調(diào)中使用必要的模糊語言的藝術(shù)；尋找最佳協(xié)調(diào)的藝術(shù)；在特殊條件下迂回前進的藝術(shù)等等。努力設(shè)法促使他們相互了解，彼此信任，以達到融洽共事、團結(jié)一致的目的。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)人各自分管業(yè)務(wù)工作的局限性和認(rèn)識上的差異，往往同一問題會產(chǎn)生不同的看法。 (3)領(lǐng)導(dǎo)集體的協(xié)調(diào) 領(lǐng)導(dǎo)集體的協(xié)調(diào)主要包括目標(biāo)協(xié)調(diào)、權(quán)力協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)活動的協(xié)調(diào)等。 它們之間是相互聯(lián)系，互為條件，相互制約的。處于中樞地位的辦公部門，要積極主動地搞好他們之間的協(xié)調(diào)工作，運用各種手段，溝通信息，疏通渠道，對上情要及時下達，下情應(yīng)迅速上報，不拖延積壓，貽誤時機，力求理順關(guān)系，化解矛盾。 辦公部門按所涉及到的關(guān)系來看，有四個方面的協(xié)調(diào)工作： (1)上下關(guān)系的協(xié)調(diào) 上下關(guān)系的協(xié)調(diào) ,即上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或下級所屬單位與本單位的關(guān)系協(xié)調(diào)。譬如，協(xié)調(diào)具體政策與一般政策和基本政策的關(guān)系；協(xié)調(diào)現(xiàn)行政策與原有政策的關(guān)系；協(xié)調(diào)現(xiàn)行政策與現(xiàn)行法律的關(guān)系；協(xié)調(diào)政策條文與實際情況的關(guān)系；協(xié)調(diào)政策制定機構(gòu)與政策執(zhí)行機構(gòu)的關(guān)系等等。 決策在國家行政管理中是非常重要的。在決策過程中辦公部門輔助與配合領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)層，收集信息，研究政策，提供決策方案，或者參與試點工作，發(fā)揮著輔助決策的重要作用。其中前四種，領(lǐng)導(dǎo)主要依靠各有關(guān)部門或?qū)I(yè)人員去具體進行，辦公部門只是處于配合有關(guān)部門的地位，發(fā)揮著參謀與助手的作用。 三、協(xié)調(diào)工作的類型 領(lǐng)導(dǎo)部門或領(lǐng)導(dǎo)層對工作要全面負(fù)責(zé)，而在其所管轄的各方面的工 作中幾乎都有協(xié)調(diào)任務(wù)，因此，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)協(xié)調(diào)工作的范圍是十分廣泛的。 ，能使人際關(guān)系更加和諧、融洽，使每個工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務(wù)，又能與別人和睦相處，配合默契，增進效益，真正起到服務(wù)功能的作用。 ，能使國家機關(guān)和企事業(yè)單位的管理高瞻遠矚，信息靈通，措施得力，指揮有方，減少失誤，提高工作效率，真正起到樞紐的作用。在辦公部門的輔助和配合下，使?jié)撃艿靡猿浞值丶泻桶l(fā)揮，使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)能夠真正起到領(lǐng)導(dǎo)功能的作用。不論從生產(chǎn)管理還是從行政管理方面，充分發(fā)揮辦公部門的協(xié)調(diào)作用也就顯得尤為突 出重要。辦公部門發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，就是要協(xié)調(diào)本單位領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)同其他單位之間的關(guān)系，進行必要的組合和調(diào)節(jié)，使之能夠互相配合，齊心協(xié)力，步調(diào)一致地去圓滿實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)制定的管理目標(biāo)，充分顯示協(xié)調(diào)的最大效能。 二、協(xié)調(diào)工作的作用 辦公部門不論是國家行政機關(guān)，還是企事業(yè)單位，都處于樞紐中心地位。這個協(xié)調(diào)的過程就是協(xié)調(diào)工作?！眳f(xié)調(diào)的 目的就在于消除“內(nèi)耗”，消除矛盾，把各方面的力量組成一個和諧統(tǒng)一的合力，以求得最佳管理效果，實現(xiàn)共同的目標(biāo)。 美國現(xiàn)代管理學(xué)者迪克協(xié)調(diào)的核心是使圍繞一個共同目標(biāo)的有關(guān)部門和人員，和諧協(xié)調(diào)地進行工作，在各自的崗位上，朝著一個目標(biāo)使勁出力。一個單獨的提琴手是自己指揮自己，一個樂隊就需要一個樂隊指揮。從管理的角度來解釋，所謂管理，就是協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的過程就是管理的過程。每年評選一次信息工作先進單位、最佳信息員和優(yōu)秀信息員，予以適當(dāng)榮 譽和物質(zhì)獎勵，并將先進事跡載入人事檔案，以調(diào)動信息網(wǎng)絡(luò)單位和個人的積極性。 (3)領(lǐng)導(dǎo)批示催辦制度 信息機構(gòu)要對領(lǐng)導(dǎo)的批示認(rèn)真填寫催辦卡片，通過有關(guān)地區(qū)或部門查辦、落實后，及時進行反饋，做到件件有著落，事事有回音。 (2)信息報送制度 規(guī)定網(wǎng)絡(luò)單位定時報送信息。 為了使信息工作做到程序化、規(guī)范化、從信息工作起步之初就應(yīng)注重建立科學(xué)的工作流程和制定有關(guān)的規(guī)章制度。下級信息機構(gòu)也可以派信息工作人員到上級信息機構(gòu)工作一段時間，以干代學(xué)，在實踐中提高。四是在實踐中加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高工作能力。二是定期召開專題研討會，深化理論認(rèn)識，提高實踐水平。一是有計劃地進行專業(yè)培訓(xùn)。人員的知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)應(yīng)該多樣化，初級、中級、高級知識水平的人 ，以及老、中、青人員按一定比例構(gòu)成，盡可能達到最佳組合，發(fā)揮最優(yōu)作用。另外，信息人員還必須具備科學(xué)的思維方法、嚴(yán)肅的科學(xué)態(tài)度以及實事求是的作風(fēng)，才能適應(yīng)信息工作的需要。 及時獲取信息和有效利用信息，不僅需要有相應(yīng)的專門機構(gòu)和健全的信息網(wǎng)絡(luò)，而且還必須建設(shè)一支素質(zhì)較高的工作隊伍。 加強信息工作系統(tǒng)的另一方面是建立廣泛而有效的信息網(wǎng)絡(luò)。 五、信息工作加強的方法 信息系統(tǒng) 建立健全信息系統(tǒng)，首先要加強辦公部門自身的信息機構(gòu)，有了專門的工作機構(gòu)才能承擔(dān)起收集、加工、傳遞信息和各種繁重任務(wù)。但現(xiàn)代管理中的信息反饋機制則主要依靠信息網(wǎng)絡(luò)，一個完整統(tǒng)一、精干合理的信息網(wǎng)絡(luò)，是信息反饋的最有效、最可靠的渠道，通過網(wǎng)絡(luò)循環(huán)往復(fù)地進行信息反饋，領(lǐng)導(dǎo)者可以源源不斷地獲得反饋信息。 信息反饋的渠道是多方面的。因此，一個現(xiàn)代管理系統(tǒng)，能否有效地進行指揮，不僅取決于控制系統(tǒng)能否及時準(zhǔn)確地接收、處理、利用各種信息，而且還有賴于反饋系統(tǒng)具有靈敏、高效的信息反饋機制。 信息的反饋，既在決策之末，又在決策之始。無論是正反饋還是負(fù)反饋，都是對不斷變化的客觀實際的反映，因此，掌握反饋機制，對各級領(lǐng)導(dǎo)有效地進行決策指揮是十分重要的。負(fù)反饋，使系統(tǒng)的輸入對輸出的影響減小，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)中的偏差和謬誤，使系統(tǒng)偏離目標(biāo)的運動收斂，保證系統(tǒng)達到預(yù)期的目的。 反饋分為正反饋與負(fù)反饋。反饋的本質(zhì)特征就是根據(jù)過去的操作情況去調(diào)整未來的行動。機密信息，在傳遞過程中要按保密規(guī)定處理，嚴(yán)防失密。 (3)迅速 傳遞信息必須迅速，要采用先進傳遞工具，在最短的時間內(nèi)把信息傳遞到接收者手里，確保信息的時效性。 （ 2）優(yōu)質(zhì) 信息的質(zhì)量越高，價值越大。 無論以何種形式進行信息傳遞，都要注意以下幾點： (1)適量 在通常情況下，傳遞的信息數(shù)量應(yīng)當(dāng)盡可能多些，這可以使接收者了解更多的情況。因此，隨著電報業(yè)的廣泛開通、傳真的普遍應(yīng)用和電子計算機的遠程聯(lián)網(wǎng)，信息的書面?zhèn)鬟f方式被廣泛地采用著。而且這種書面的信息資料可以遠距離多次傳遞，傳遞過程中不會變形，可以避免失真。 (2)書面?zhèn)麇? 書面?zhèn)鬟f信息，是把信息變成文字、符號、圖像等形式進遞。當(dāng)面交談時還能傳遞著 一些表情、動作，以加強傳遞的功能，提高傳遞的效果。 (1)口頭傳逑 口頭傳遞包括個人交談、舉行會議、打電話等形式。 信息的傳遞方式，總體是兩類。多通道傳遞，可以彌補單通道傳遞中，因為某種原因，信息在通道中被延誤、截留或被修正變形的缺陷。采用單通道傳遞信息的單位，常在組織上有一定的隸屬關(guān)系，因此傳遞的速度比較快，所傳的信息也具有很強的針對性，有用程度也比較 大。 (1)單通道傳逑 單通道傳遞，是指信息從信源發(fā)出后，沿著固定不變的單一通道傳遞給接收者的傳遞方式。 (5)內(nèi)容準(zhǔn)確 信息的事實敘述必須清楚明白，每一細(xì)節(jié)、數(shù)字、地點、時間等都應(yīng)經(jīng)過核對，準(zhǔn)確無誤，不能模棱兩可，含含糊糊。遣詞造句要通俗易懂，力求規(guī)范化。整篇資料要做到事實清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，詳略得當(dāng)，自然和諧。內(nèi)容安排要盡量減少層次和段落，凡能用一層次、一個段落說明問題的，盡量不要搞多余的層次和段落。導(dǎo)語應(yīng)鮮明、簡練。信息的標(biāo)題要以信息的具體事實為內(nèi)容來命題，通常是一個完整的句子，而且較少文學(xué)色彩。 信息資料的標(biāo)題要比文章標(biāo)題更為簡短。信息資料的編寫切忌貪大求全，面面俱到，以至枝蔓橫生，把主題淹沒。在一般情況下，一篇信息資料只能有一個主題，表達一個中心思想，論述一個觀點。 信息資料的編寫，與公文寫作的要領(lǐng)大同小異，所不同的是，信息資料要更加言簡意明，短小精悍，用精煉的語言、極少的文字反映最大的信息量。預(yù)測過程中，要善于假設(shè)，善于考慮并提出影響預(yù)測對象未來變化的主要原因和次要因素。信息預(yù)測的一般方法主要有：定性預(yù)測；定量預(yù)測；定時預(yù)測；定比預(yù)測等等。綜合分析就是對已經(jīng)搜集到和經(jīng)過初步整理的信息資料，進行由此及彼、由表及里的分析推導(dǎo)、濃縮綜合，使之條理 化、系統(tǒng)化，成為能夠準(zhǔn)確揭示和反映事物內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律的資料。 (3)通過鑒別，確定原始信息資料的可靠性、真實性 對獲取的信息，要認(rèn)真審查其來源是否可靠，方法是否科學(xué)；情況是否真實，對其中列舉的事實、數(shù)據(jù)、時間、地點、人物都要反復(fù)核實，絕對準(zhǔn)確。 (2)通過鑒別，確定原始信息資料的使用價值 在原始信息 資料中，哪些是有用的，哪些沒用的；哪些信息含量大，哪些信息含量?。荒男┬畔r值大，哪些信息價值小。一般要注意三點： (1)通過鑒別確定原始信息資料的性質(zhì) 這主要是看這個原始信息資料說明什么問題，有沒有典型意義，從中可以提煉或引出什么思想，得出什么新的觀點和結(jié)論。 信息的選樣判斷，就是對原始信息進行鑒別、篩選、修訂的過程。 二、信息的處理 對獲取的原始信息材料，必須根據(jù)一定的要求，按照科學(xué)的程序進行篩選、分類、分析、判斷和整理，使之成為領(lǐng)導(dǎo)者所需要的真實準(zhǔn)確的信息。既要避免掛一漏萬，顧此失彼，出現(xiàn)片面性；也不可事無巨細(xì)，面面俱到，包羅萬象；更不能淺嘗輒止，只搜集一些表面現(xiàn)象。這種信息對領(lǐng)導(dǎo)者的決策具有更大意義。 (4)保持信息的系統(tǒng)性 在搜集信息時，對某一事物的系列動態(tài)和變化特征，必須進行系統(tǒng)搜集，并使信息的傳播具有銜接性和連續(xù)性，只有這樣，才能發(fā)揮信息的潛在功能。 (3)注重信息的時敁性 搜集信息必須具有機不可失、時不再來的時間觀念，敏銳地發(fā)現(xiàn)、及時迅速地捕捉那些有用的信息。要有一說一，有二說二，既不夸大，也不縮??；要真實地反映事物發(fā)生的經(jīng)過、原因和結(jié)果，不能捕風(fēng)捉影或隨意歪曲事情的真象。 在收集信息的時候，無論采取哪種方法， 都要根據(jù)信息固有的特征，按信息運動的規(guī)律辦事，注意堅持以下幾方面原則： (1)突出信息的目的性 收集信息的目的在于運用，因此，在搜集信息時，必須首先明確服務(wù)對象及其所需信息的用途，然后有針對性地進行搜集，因為提供信息的內(nèi)容是隨著服務(wù)對象的不同而各有側(cè)重的。 (6)購置法 就是向信息服務(wù)單位或個人有償?shù)厮魅∷枰男畔ⅰ? (4)交換法 就是用自己搜集和加工整理的信息資料，同有關(guān)地區(qū)、部門或單位進行交換，互能有無，互惠互利。 (3)調(diào)查法 這是搜集、獲取信息最常用的重要方法；在實踐中，通常采取的有普通調(diào)查、重點調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查和連續(xù)調(diào)查等方式。 (2)閱讀法 就 是通過閱讀文件、資料、報紙、書刊，以及收聽廣播、收看電視等方式，搜集所需要的信息。就是人們直接用感覺器官或借助于其他工具來認(rèn)識客觀事物的過程。 (7)與本機關(guān)工作、本企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技新成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料） 以及先進的經(jīng)驗、方法等信息資料。 (5)與本機關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況和新信息，如社會動態(tài)、思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟改革、經(jīng)濟 發(fā)展情況，原材料供應(yīng)以及市場需求等。 (3)本機關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機構(gòu)、人員、財力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計劃、指標(biāo)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗、工作總結(jié)等。 就某個機關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下： (1)黨中央、國務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。 第三節(jié) 信息工