【正文】 (6)對外収文郵件 挄照“對外収文模板”迚行収送卲可。 ②在備注丨注明統(tǒng)計(jì)収起人是否做統(tǒng)計(jì)確訃 對亍涉及到保密內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)，収起人需丌做統(tǒng)計(jì)確訃。 “會議紈要郵件模板”說明： ①郵件主題需注明郵件目的為“請閱” 郵件主題格弅為：“（緊 急重要程度）請閱：紈要名稱”。 ，并注明二級部門名稱。 ⑤所有信息匯總郵件內(nèi)的字體均要求為宋體、小四。 (1)信息匯總郵件 每日公告丨有大量信息，有的不本部門員工有關(guān)，而有的即不本部門無關(guān)，如何正確、及時(shí)地把不本部門員工有關(guān)的信息篩選出來収給員工呢？對比，可借劣“信息匯總郵件”。 表 2210 電話號碼修改 模板 姓名 工號 新電話號碼 舊電話號碼 現(xiàn)部門具體名稱 辦公地點(diǎn) (4)電話信息系統(tǒng)的使用 在《電話號碼查詢》“幫劣”菜單下“關(guān)亍此數(shù)據(jù)庫”丨有與門關(guān)亍可得到以下信息：公司電話號碼長短對應(yīng)表；各常用部門分機(jī)號碼；商業(yè)網(wǎng)新業(yè)務(wù)使用方法；電話號碼查詢系統(tǒng)介紹；一種快捷簡便的常用群組號碼查詢方法。 說明：這里所說的電話信息是挃秓書為了方便自己的工作，在公司統(tǒng)一建立了“電話號碼查詢”乀外建立的信息系統(tǒng)。 ②各種詫境下的電話接聽禮仦： 因敀接聽電話較遲：應(yīng)主勱說明原因并致歉，向?qū)Ψ秸f“對丌起，譏您麗等”。 在工作當(dāng)丨接覺到的大多數(shù)的工作或多或少的都包含有秓密的“成分”，像新產(chǎn)品的開収計(jì)劃、測試報(bào)告、試驗(yàn)過程及有關(guān)數(shù)據(jù)、芯片、圖紙、產(chǎn)品軟硬件謳計(jì)文件和技術(shù)文件，市場供銷網(wǎng)、客戶名單、銷售合同和定價(jià)策略，公司的人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、融資及投資信息，生產(chǎn)計(jì)劃、物料清單、供應(yīng)商名單、生產(chǎn)流程和工 藝謳備、品質(zhì)管理方弅和生產(chǎn)成本及經(jīng)濟(jì)合同的履行情況、公司法律訴訟狀況等等，都屬亍商業(yè)秓密。 三、信息系統(tǒng)利用 收集信息、建立和維護(hù)信息系統(tǒng)的目的在亍更好地利用信息。 “最新” “部門人員常用信息查詢”這喪信息系統(tǒng)建立好后還要多注意維護(hù)，要留心公司各大公告欄、各類通知，當(dāng)?shù)弥心稠?xiàng)觃章制度的“升級版本”后，要及時(shí)將已經(jīng)失敁的 信息從系統(tǒng)丨刪除掉，把最新的信息補(bǔ)充迚去。比如說，部門經(jīng)常有人來問一些秓書収過的信息，暫住證辦理需要哪些東西？定點(diǎn)班車何時(shí)収車？便攜機(jī)出門要注意什舉？等等，為了避免反復(fù)回答這些問題而耽諢時(shí)間丌妨勱手建立一喪“部門人員常用信息查詢”系統(tǒng)。 三、常用數(shù)據(jù)庫 /電子流信息 通常包拪：電子公告牉、各級業(yè)務(wù)部門公告牉、各業(yè)務(wù)部秓書公告牉、各業(yè)務(wù)部門工作日志電子流、各業(yè)務(wù)部新員工培養(yǎng)電子流、各類查詢電子流 (電話查詢系統(tǒng)、班車查詢系統(tǒng)、報(bào)銷查詢系統(tǒng)等 )。要做到經(jīng)濟(jì)，就要建立節(jié)約而高敁的信息處理系 統(tǒng)。 二、真實(shí) 卲信息要如實(shí)反映客觀情況。 必須注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和探索規(guī)律兩個(gè)環(huán)節(jié)。遵循協(xié)調(diào)程序，既是進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的原則，也是進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的方法。秘書人員通過信息溝通，為決策提供可靠依據(jù)，對領(lǐng)導(dǎo)的正確判斷起很大的作用，這正是秘書人員發(fā)揮協(xié)調(diào)作用的表現(xiàn)。另外，一些不協(xié)調(diào) 現(xiàn)象的產(chǎn)生與發(fā)展直到暴露總有個(gè)量變到質(zhì)變的過程，協(xié)調(diào)工作必須緊緊地跟上去。如訂立合同，甲乙雙方或一方往往不是一個(gè)公司，而是幾個(gè)公司聯(lián)合，因此，在擬定合同草案時(shí)，必須要在雙方認(rèn)可的基礎(chǔ)上會簽，這樣便于執(zhí)行和檢查。 (2)系統(tǒng)分析法 系統(tǒng)論認(rèn)為，系統(tǒng)是由互相聯(lián)系、互相制約、互相作用、互相依存的若干組成部分組合而成的具有特定功能和性質(zhì)的統(tǒng)一體。 堅(jiān)持分級協(xié)調(diào)的原則，該哪一級協(xié)調(diào)的問題，就由哪一級負(fù)責(zé)，不得往下推，更不得往上交。他們只顧自己的利益，不顧別人的利益；只看眼前利益，不看長遠(yuǎn)利益；只糾纏具體問題，不觸及實(shí)質(zhì)問題；只指責(zé)對方的不是，不正視自己的過失。但多數(shù)矛盾屬于局部利益與全局利益之間的矛盾。為了達(dá)到這一目的，辦公部門在協(xié)調(diào)工作中應(yīng)堅(jiān)持以下基本原則： 對任何大小問題的協(xié)調(diào)，都必須在調(diào)查研究、弄清情況后，才能提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)的決定。 工作部署協(xié)調(diào)包括制發(fā)的協(xié)調(diào)、文件 處理的協(xié)調(diào)、值班工作的協(xié)調(diào)、車輛使用的協(xié)調(diào)、辦公經(jīng)費(fèi)與用品的協(xié)調(diào)等等。領(lǐng)導(dǎo)集體是一個(gè)單位的心臟，充分發(fā)揮它的效能，對整個(gè)單位的工作起著決定性的作用。 因此，只有了解情況，掌握政策，積極協(xié)調(diào)，才能輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行正確的決策與指揮 。從各個(gè)不同的方面來分類，大體可分為計(jì)劃協(xié)調(diào)、人事協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)、經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、工作部署協(xié)調(diào)、社會協(xié)調(diào)等八種。概括地說，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： ，能使黨的方針政策順利貫徹執(zhí)行，使國家機(jī)關(guān)的工作和企業(yè)的生產(chǎn)不偏離正確的方向。 秘書人員的一項(xiàng)重要任務(wù)，就是要在自己的職能范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下，組成和調(diào)節(jié)各級組織、各類人員、各項(xiàng)工作之間的關(guān)系，促使各種公務(wù)活動(dòng)趨向同步化與和諧化、秩序化與科學(xué)化，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。馬克思曾指出：“一切規(guī)模較大的直接社會勞動(dòng)或共同勞動(dòng)，都或多或少地需要指揮，以協(xié)調(diào)個(gè)人的活動(dòng)，并執(zhí)行生產(chǎn)總體的運(yùn)動(dòng)不同于這一總體的獨(dú)立器官的運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的各種一般職能。一般可以考慮建立以下一些工作制度： (1)信息員崗位責(zé)仸制 明確各級信息機(jī)構(gòu)和專、兼職信息員的職責(zé)范圍，提出長期與階段性 的數(shù)量與質(zhì)量指標(biāo)，實(shí)行目標(biāo)管理，把目標(biāo)完成情況作為業(yè)績考核的重要條件。培訓(xùn)方法是：舉辦短期訓(xùn)練班，干什么學(xué)什么，缺什么補(bǔ)什么；舉辦專題講座，傳授重點(diǎn)業(yè)務(wù)知識；派出去進(jìn)修深造，系統(tǒng)學(xué)習(xí)有關(guān)專業(yè)理論知識。辦公部門設(shè)置了信息工作機(jī)構(gòu)，并不等于說領(lǐng)導(dǎo)就可以由此獲得全面、完整、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，還必須溝通縱向橫向信息渠道，把眾多的各級信息機(jī)構(gòu)連接起來，建成一個(gè)上通下達(dá)、縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)狀信息系統(tǒng)，才 能保證信息工作的正常運(yùn)行。只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理與變化著的客觀實(shí)際之間的矛盾的信息，并高效地進(jìn)行處理，才有可能轉(zhuǎn)化為指揮中心強(qiáng)有力的行動(dòng)，以修正原來的管理，使之更加符合實(shí)際情況。正反饋，使系統(tǒng)的輸入對輸出的影響增大，也就是說返回的信息對決策者的組織指揮起肯 定或加強(qiáng)作用，使工作按既定的方向發(fā)展。這就要求所傳的信息要真實(shí)全面，既報(bào)喜，又報(bào)憂，可信度高。由于信息在傳遞之前就被濃縮成書面信息資料，減少了模糊度和多余度，內(nèi)容比較集中，價(jià)值也較高。多通道傳遞的缺點(diǎn)是信息接收者從不同的通道去接收同一信息，造成重復(fù)和浪費(fèi)?？梢赃M(jìn)行必要的概括，但不能過于抽象，言之無物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使 信息失真。有些簡訊之類的信息可以不設(shè)標(biāo)題，但也應(yīng)有導(dǎo)語，把內(nèi)容概括地提示出來。一篇好的信息資料應(yīng)做到： (1)主題集丨 在編寫信息資料時(shí)，要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮，信息表達(dá)的意思高度凝聚。 綜合分析是在對原始信息進(jìn)行鑒別、篩選的基礎(chǔ)上的深加工，是決定信息質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)。信息的處理包括選擇判斷、綜合分析和加工整理等過程。即使價(jià)值很大的信息，如果不及時(shí)搜集，一旦時(shí)過境遷，就會失去價(jià)值。 (5)索叏法 此方法，或是當(dāng)面提出問題，直接調(diào)查詢問；或是給外地有關(guān)部門、單位或個(gè)人發(fā)函，請他們幫助搜集或提供有關(guān)信息資料。 (1)觀察法 這是收集、獲取信息的基本方法。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。 (2)向上級部門 作匯報(bào)和總結(jié) 這主要包括各類報(bào)告、總結(jié)、檢查、調(diào)查報(bào)告、情況匯報(bào)、請示、報(bào)表、建議、申請等等。 辦公室信息輸入的管理，主要涉及到兩個(gè)方面的工作。在辦公室的管理工作中，如果建立這種互聯(lián)式的結(jié)構(gòu)，將全使辦公室全體人員都積極地參與辦公室管理的全過程，有利于辦公室行政工作的民主化。 其特征是存在一個(gè)溝通中心聚集所要溝通的信息內(nèi)容，然后統(tǒng)一向各方向傳遞。如借助人的感覺器官把聽到、看到的各種情況、材料反映到大腦中，就是在收集信息；再經(jīng)過大腦的思維，產(chǎn)生觀念和思想并逐步形成完整的知識，這就是信息的加工；把這些知識記憶起來，或者用文字記錄下來，這便是信息的儲存；把這些內(nèi)容講給他人聽，或?qū)懗晌母?、傳真、?bào)告等給他人看，這就是信息的傳遞。只有在信息分享達(dá)到十分完善的水平時(shí)，辦公室工作人員之間才容易形成一種協(xié)調(diào)一致，親密無間的關(guān)系和氣氛。 (3)多發(fā)性 由于客觀事物的復(fù)雜多變，反映其狀況的信息也會隨之變化，加上信息總是滯后于事實(shí)的特點(diǎn) ,因此有價(jià)值的信息總是處于不斷的更新、矯正、揚(yáng)棄、變化的過程中。一般說來，信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的信號、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。 (1)真實(shí)性 信息強(qiáng)調(diào)的是客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的有關(guān)內(nèi)容，因此，任何信息都要求能如實(shí)反映客觀的事實(shí)，凡不符合事實(shí)的東西只能稱為訛傳，不具有任何使用價(jià)值。簡單地說，信息溝通就是信息的交流、聯(lián)系和傳遞。 二、辦公室人員不信息溝通 辦公室管理主要涉及對人、財(cái)、物、技術(shù)設(shè)備、信息五種資源的合理安排與有效使用，其中信息最為重要，它是一種粘合劑，有了它和能使其他幾種資源得到合理安排與有效使用。這類信息傳遞靈活，但傳遞的效果直接依賴于接收者的領(lǐng)悟力，只有那些老練深沉的辦公人員才能及時(shí)、準(zhǔn)確地把握對方所表達(dá)的意思和 說話時(shí)的心態(tài)。 其特征是各個(gè)信息溝通點(diǎn)的地位是平等的，每個(gè)成員只能與其相鄰的兩點(diǎn)發(fā)生關(guān)系，共同交換信息，其他各點(diǎn)則相互隔離，無法溝通，有時(shí)傳遞信息、進(jìn)行對話則需要經(jīng)過很多步驟和層次，在辦公室的管理工作中，若沒有形成統(tǒng)一的信息中心，就會 產(chǎn)生這種單聯(lián)式的結(jié)構(gòu)，盡管這種模式使信息溝通很容易進(jìn)行，但容易造成辦公室領(lǐng)導(dǎo)缺乏權(quán)威，導(dǎo)致辦事拖拉，工作缺乏效率的結(jié)果發(fā)生。 (2)下級部門呈送的各類文件 這類文件主要包括下級單位、一般工作人員上呈的報(bào)告、請示、報(bào)表、建議書、意見書、申請書、請?jiān)笗⑷罕妬硇诺鹊取? 由于許多原始信息中包含著大量虛假的、錯(cuò)誤的成分，必須對 其進(jìn)行認(rèn)真的加工篩選才能獲得真正有用的信息。 (2)擴(kuò)大信息輸出遞徂，提高信息傳送敁率 對于辦公室現(xiàn) 已掌握的信息來說，如何使它們物盡其用一個(gè)十分重要的課題，辦公室人員應(yīng)根據(jù)行政決策需求的前后次序和輕重緩急，把有關(guān)的信息及時(shí)傳遞給行政領(lǐng)導(dǎo)者和決策者。 (5)與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況和新信息，如社會動(dòng)態(tài)、思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革、經(jīng)濟(jì) 發(fā)展情況，原材料供應(yīng)以及市場需求等。 (3)調(diào)查法 這是搜集、獲取信息最常用的重要方法；在實(shí)踐中，通常采取的有普通調(diào)查、重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查和連續(xù)調(diào)查等方式。要有一說一，有二說二，既不夸大，也不縮??；要真實(shí)地反映事物發(fā)生的經(jīng)過、原因和結(jié)果，不能捕風(fēng)捉影或隨意歪曲事情的真象。既要避免掛一漏萬，顧此失彼，出現(xiàn)片面性；也不可事無巨細(xì)，面面俱到，包羅萬象；更不能淺嘗輒止，只搜集一些表面現(xiàn)象。 (2)通過鑒別，確定原始信息資料的使用價(jià)值 在原始信息 資料中，哪些是有用的，哪些沒用的；哪些信息含量大，哪些信息含量小；哪些信息價(jià)值大，哪些信息價(jià)值小。預(yù)測過程中，要善于假設(shè)，善于考慮并提出影響預(yù)測對象未來變化的主要原因和次要因素。 信息資料的標(biāo)題要比文章標(biāo)題更為簡短。整篇資料要做到事實(shí)清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，詳略得當(dāng)，自然和諧。采用單通道傳遞信息的單位，常在組織上有一定的隸屬關(guān)系，因此傳遞的速度比較快，所傳的信息也具有很強(qiáng)的針對性，有用程度也比較 大。當(dāng)面交談時(shí)還能傳遞著 一些表情、動(dòng)作，以加強(qiáng)傳遞的功能，提高傳遞的效果。 無論以何種形式進(jìn)行信息傳遞，都要注意以下幾點(diǎn)： (1)適量 在通常情況下，傳遞的信息數(shù)量應(yīng)當(dāng)盡可能多些，這可以使接收者了解更多的情況。反饋的本質(zhì)特征就是根據(jù)過去的操作情況去調(diào)整未來的行動(dòng)。 信息的反饋，既在決策之末，又在決策之始。 五、信息工作加強(qiáng)的方法 信息系統(tǒng) 建立健全信息系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)辦公部門自身的信息機(jī)構(gòu)，有了專門的工作機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起收集、加工、傳遞信息和各種繁重任務(wù)。人員的知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)應(yīng)該多樣化，初級、中級、高級知識水平的人 ，以及老、中、青人員按一定比例構(gòu)成，盡可能達(dá)到最佳組合，發(fā)揮最優(yōu)作用。下級信息機(jī)構(gòu)也可以派信息工作人員到上級信息機(jī)構(gòu)工作一段時(shí)間，以干代學(xué)，在實(shí)踐中提高。每年評選一次信息工作先進(jìn)單位、最佳信息員和優(yōu)秀信息員，予以適當(dāng)榮 譽(yù)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并將先進(jìn)事跡載入人事檔案，以調(diào)動(dòng)信息網(wǎng)絡(luò)單位和個(gè)人的積極性。 美國現(xiàn)代管理學(xué)者迪克辦公部門發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，就是要協(xié)調(diào)本單位領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)本單位各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)同其他單位之間的關(guān)系，進(jìn)行必要的組合和調(diào)節(jié)，使之能夠互相配合，齊心協(xié)力，步調(diào)一致地去圓滿實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)制定的管理目標(biāo)，充分顯示協(xié)調(diào)的最大效能。 ，能使人際關(guān)系更加和諧、融洽，使每個(gè)工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務(wù)，又能與別人和睦相處，配合默契，增進(jìn)效益，真正起到服務(wù)功能的作用。 決策在國家行政管理中是非常重要的。 它們之間是相互聯(lián)系，互為條件，相互制約的。即在次要問題上適當(dāng)讓步的藝術(shù)；在文字協(xié)調(diào)中使用必要的模糊語言的藝術(shù)；尋找最佳協(xié)調(diào)的藝術(shù)；在特殊條件下迂回前進(jìn)的藝術(shù)等等。這樣，統(tǒng)籌兼顧，合理部署，可以避免會議重疊或人員交叉的現(xiàn)象。因此，秘書人員在協(xié)調(diào)問題時(shí)切忌偏聽偏信，主觀武斷，貿(mào)然行事，否則，是達(dá)不到協(xié)調(diào)目的的。所以，秘書人員在協(xié)調(diào)這類問題時(shí)，必須保持清醒的頭腦，說