【正文】 ，指定調(diào)查對(duì)象，及時(shí)反映有關(guān)情況；三是參加各種會(huì)議，獲取有用信息；四是處理和接待群眾來(lái)信來(lái)訪，及時(shí)發(fā)現(xiàn) 問(wèn)題、反映問(wèn)題和解決問(wèn)題。 (4)交換法 就是用自己搜集和加工整理的信息資料，同有關(guān)地區(qū)、部門(mén)或單位進(jìn)行交換，互能有無(wú)，互惠互利。 (5)索叏法 此方法，或是當(dāng)面提出問(wèn)題，直接調(diào)查詢(xún)問(wèn)；或是給外地有關(guān)部門(mén)、單位或個(gè)人發(fā)函，請(qǐng)他們幫助搜集或提供有關(guān)信息資料。 (6)購(gòu)置法 就是向信息服務(wù)單位或個(gè)人有償?shù)厮魅∷枰男畔ⅰ? (7)委托法 就是對(duì)一些內(nèi)部的和不易獲取的信息資料，在采取購(gòu)置、交換或其他一些辦法都難以得到情況下，可以委托有關(guān)單位或個(gè)人幫助搜集。 在收集信息的時(shí)候，無(wú)論采取哪種方法， 都要根據(jù)信息固有的特征，按信息運(yùn)動(dòng)的規(guī)律辦事，注意堅(jiān)持以下幾方面原則： (1)突出信息的目的性 收集信息的目的在于運(yùn)用，因此，在搜集信息時(shí)，必須首先明確服務(wù)對(duì)象及其所需信息的用途，然后有針對(duì)性地進(jìn)行搜集，因?yàn)樘峁┬畔⒌膬?nèi)容是隨著服務(wù)對(duì)象的不同而各有側(cè)重的。 (2)保證信息的真實(shí)性 在搜集信息的過(guò)程中，要尊重事物本質(zhì)特征的客觀性和反映事物的真實(shí)性。要有一說(shuō)一，有二說(shuō)二，既不夸大，也不縮小；要真實(shí)地反映事物發(fā)生的經(jīng)過(guò)、原因和結(jié)果，不能捕風(fēng)捉影或隨意歪曲事情的真象。對(duì)模糊不清的信息要追根溯源，挖掘信息的精髓和真值 ，最大限度地消除不確定因素。 (3)注重信息的時(shí)敁性 搜集信息必須具有機(jī)不可失、時(shí)不再來(lái)的時(shí)間觀念，敏銳地發(fā)現(xiàn)、及時(shí)迅速地捕捉那些有用的信息。即使價(jià)值很大的信息，如果不及時(shí)搜集，一旦時(shí)過(guò)境遷，就會(huì)失去價(jià)值。 (4)保持信息的系統(tǒng)性 在搜集信息時(shí)，對(duì)某一事物的系列動(dòng)態(tài)和變化特征，必須進(jìn)行系統(tǒng)搜集，并使信息的傳播具有銜接性和連續(xù)性，只有這樣，才能發(fā)揮信息的潛在功能。同時(shí)，還要根據(jù)這些系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、積累的已知信息及其規(guī)律，預(yù)測(cè)和推斷未來(lái)，演化成價(jià)值更大的預(yù)測(cè)性信息。這種信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的決策具有更大意義。 （ 5）注意信息 的全面性 在搜集信息時(shí)，既要盡可能拓寬開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，從整體上對(duì)事物進(jìn)行全面了解，也要深入挖掘事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)的各種相關(guān)的制約因素。既要避免掛一漏萬(wàn)，顧此失彼，出現(xiàn)片面性；也不可事無(wú)巨細(xì)，面面俱到，包羅萬(wàn)象；更不能淺嘗輒止，只搜集一些表面現(xiàn)象。只有具有一定廣度和深度的信息，才能客觀地反映事物的全貌及其本質(zhì)特征；才能充分發(fā)揮信息的利用價(jià)值。 二、信息的處理 對(duì)獲取的原始信息材料，必須根據(jù)一定的要求，按照科學(xué)的程序進(jìn)行篩選、分類(lèi)、分析、判斷和整理，使之成為領(lǐng)導(dǎo)者所需要的真實(shí)準(zhǔn)確的信息。信息的處理包括選擇判斷、綜合分析和加工整理等過(guò)程。 信息的選樣判斷，就是對(duì)原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、修訂的過(guò)程。鑒別是選擇的基礎(chǔ)，對(duì)原始信息資料的鑒別是一道復(fù)雜細(xì)致的工序。一般要注意三點(diǎn)： (1)通過(guò)鑒別確定原始信息資料的性質(zhì) 這主要是看這個(gè)原始信息資料說(shuō)明什么問(wèn)題，有沒(méi)有典型意義，從中可以提煉或引出什么思想，得出什么新的觀點(diǎn)和結(jié)論。對(duì)一些比較新鮮或有爭(zhēng)議的問(wèn)題，更應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地分析它的性質(zhì)，以確定對(duì)這一原始信息資料是持肯定態(tài)度還是持否定態(tài)度。 (2)通過(guò)鑒別，確定原始信息資料的使用價(jià)值 在原始信息 資料中，哪些是有用的，哪些沒(méi)用的；哪些信息含量大，哪些信息含量?。荒男┬畔r(jià)值大，哪些信息價(jià)值小。通過(guò)仔細(xì)分析做到心中有數(shù)。 (3)通過(guò)鑒別，確定原始信息資料的可靠性、真實(shí)性 對(duì)獲取的信息，要認(rèn)真審查其來(lái)源是否可靠，方法是否科學(xué)；情況是否真實(shí)，對(duì)其中列舉的事實(shí)、數(shù)據(jù)、時(shí)間、地點(diǎn)、人物都要反復(fù)核實(shí)，絕對(duì)準(zhǔn)確。 綜合分析是在對(duì)原始信息進(jìn)行鑒別、篩選的基礎(chǔ)上的深加工，是決定信息質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)。綜合分析就是對(duì)已經(jīng)搜集到和經(jīng)過(guò)初步整理的信息資料，進(jìn)行由此及彼、由表及里的分析推導(dǎo)、濃縮綜合，使之條理 化、系統(tǒng)化，成為能夠準(zhǔn)確揭示和反映事物內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律的資料。 預(yù)測(cè)是信息處理的中心環(huán)節(jié)，預(yù)測(cè)的目的在于獲得反映事物未來(lái)變化趨勢(shì)的新信息，這是一種高層次的信息，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。信息預(yù)測(cè)的一般方法主要有：定性預(yù)測(cè)；定量預(yù)測(cè)；定時(shí)預(yù)測(cè)；定比預(yù)測(cè)等等。開(kāi)展分析預(yù)測(cè)，做好前期工作至關(guān)重要，事先必須掌握充足的數(shù)據(jù)和資料，針對(duì)不同對(duì)象確定合適的預(yù)測(cè)方法。預(yù)測(cè)過(guò)程中，要善于假設(shè)，善于考慮并提出影響預(yù)測(cè)對(duì)象未來(lái)變化的主要原因和次要因素。預(yù)測(cè)工作要有尊重實(shí)際的科學(xué)態(tài)度，要使假設(shè)和推測(cè)符合事 物發(fā)展的客觀規(guī)律。 信息資料的編寫(xiě)，與公文寫(xiě)作的要領(lǐng)大同小異，所不同的是，信息資料要更加言簡(jiǎn)意明，短小精悍，用精煉的語(yǔ)言、極少的文字反映最大的信息量。一篇好的信息資料應(yīng)做到： (1)主題集丨 在編寫(xiě)信息資料時(shí)，要緊緊圍繞主題加以提煉、濃縮，信息表達(dá)的意思高度凝聚。在一般情況下，一篇信息資料只能有一個(gè)主題，表達(dá)一個(gè)中心思想，論述一個(gè)觀點(diǎn)。這樣才能做到目的性明確，重點(diǎn)突出，把事情說(shuō)深說(shuō)透。信息資料的編寫(xiě)切忌貪大求全，面面俱到，以至枝蔓橫生，把主題淹沒(méi)。 (2)標(biāo)題鮮明 標(biāo)題是信息內(nèi)容的概括。 信息資料的標(biāo)題要比文章標(biāo)題更為簡(jiǎn)短。既要盡可能做到直截了當(dāng)，言簡(jiǎn)意賅，又要力求形象、生動(dòng)、鮮明、準(zhǔn)確，起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用。信息的標(biāo)題要以信息的具體事實(shí)為內(nèi)容來(lái)命題，通常是一個(gè)完整的句子，而且較少文學(xué)色彩。有些簡(jiǎn)訊之類(lèi)的信息可以不設(shè)標(biāo)題，但也應(yīng)有導(dǎo)語(yǔ)，把內(nèi)容概括地提示出來(lái)。導(dǎo)語(yǔ)應(yīng)鮮明、簡(jiǎn)練。 (3)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn) 信息資料的結(jié)構(gòu)安排，應(yīng)該把最重要、最新鮮、最需要信息接受者先知道的事實(shí)或觀點(diǎn)放在最前面，以精煉的文字?jǐn)⑹鲋饕聦?shí)，表達(dá)主要觀點(diǎn)，然后按事實(shí)材料的重要程度、輕重緩急先后有序地排列，先講概況，再講細(xì)節(jié)；先講主 體，再講陪襯；先講事實(shí)，再講過(guò)程。內(nèi)容安排要盡量減少層次和段落，凡能用一層次、一個(gè)段落說(shuō)明問(wèn)題的，盡量不要搞多余的層次和段落。一般情況下，信息資料的開(kāi)頭不加導(dǎo)語(yǔ)，要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，落筆入題；上下之間的連接、轉(zhuǎn)換要簡(jiǎn)潔、精煉，過(guò)渡自然；結(jié)尾要簡(jiǎn)短而質(zhì)樸，意盡而言止。整篇資料要做到事實(shí)清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，詳略得當(dāng)，自然和諧。 (4)詫覬凝煉 編寫(xiě)信息資料，要盡可能做到刪繁就簡(jiǎn)，凝煉明快，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，文辭精煉不煩。遣詞造句要通俗易懂，力求規(guī)范化?？梢赃M(jìn)行必要的概括，但不能過(guò)于抽象，言之無(wú)物，更不能任意拔高或故弄玄虛，使 信息失真。 (5)內(nèi)容準(zhǔn)確 信息的事實(shí)敘述必須清楚明白，每一細(xì)節(jié)、數(shù)字、地點(diǎn)、時(shí)間等都應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)，準(zhǔn)確無(wú)誤，不能模棱兩可，含含糊糊。 三、信息的傳逑 信息的傳遞渠道有單通道傳遞和多通道傳遞兩類(lèi)。 (1)單通道傳逑 單通道傳遞，是指信息從信源發(fā)出后，沿著固定不變的單一通道傳遞給接收者的傳遞方式。這在信息網(wǎng)的縱向渠道中，是最常用的信息傳遞方式。采用單通道傳遞信息的單位，常在組織上有一定的隸屬關(guān)系，因此傳遞的速度比較快，所傳的信息也具有很強(qiáng)的針對(duì)性，有用程度也比較 大。 (2)多通道傳逑 多通道傳遞，是指信息從信源發(fā)出后，沿著多種通道傳遞給接收者的傳遞方式。多通道傳遞，可以彌補(bǔ)單通道傳遞中，因?yàn)槟撤N原因，信息在通道中被延誤、截留或被修正變形的缺陷。多通道傳遞的缺點(diǎn)是信息接收者從不同的通道去接收同一信息，造成重復(fù)和浪費(fèi)。 信息的傳遞方式，總體是兩類(lèi)。一類(lèi)是口頭傳遞；一類(lèi)是書(shū)面?zhèn)鬟f。 (1)口頭傳逑 口頭傳遞包括個(gè)人交談、舉行會(huì)議、打電話(huà)等形式?？陬^傳遞信息的好處是，可以不受任何限制，不需要筆墨紙張，能直接進(jìn)行交談，傳遞的速度較快。當(dāng)面交談時(shí)還能傳遞著 一些表情、動(dòng)作，以加強(qiáng)傳遞的功能，提高傳遞的效果。但是，口頭傳遞的信息不易貯存，并且由于受人為因素影響，傳遞過(guò)程易使信息失真。 (2)書(shū)面?zhèn)麇? 書(shū)面?zhèn)鬟f信息，是把信息變成文字、符號(hào)、圖像等形式進(jìn)遞。由于信息在傳遞之前就被濃縮成書(shū)面信息資料，減少了模糊度和多余度，內(nèi)容比較集中，價(jià)值也較高。而且這種書(shū)面的信息資料可以遠(yuǎn)距離多次傳遞，傳遞過(guò)程中不會(huì)變形，可以避免失真。同時(shí)這種書(shū)面信息資料還便于貯存。因此，隨著電報(bào)業(yè)的廣泛開(kāi)通、傳真的普遍應(yīng)用和電子計(jì)算機(jī)的遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)，信息的書(shū)面?zhèn)鬟f方式被廣泛地采用著。 工具 信息傳遞的工具很多，目前最常用的有：郵政和交通、電話(huà)、電報(bào)、傳真、廣播電視以及衛(wèi)星通訊等等。 無(wú)論以何種形式進(jìn)行信息傳遞，都要注意以下幾點(diǎn)： (1)適量 在通常情況下，傳遞的信息數(shù)量應(yīng)當(dāng)盡可能多些，這可以使接收者了解更多的情況。但過(guò)多的信息不僅造成浪費(fèi)，也會(huì)使人陷于“文山”之中。 （ 2）優(yōu)質(zhì) 信息的質(zhì)量越高，價(jià)值越大。這就要求所傳的信息要真實(shí)全面，既報(bào)喜，又報(bào)憂(yōu)，可信度高。 (3)迅速 傳遞信息必須迅速，要采用先進(jìn)傳遞工具，在最短的時(shí)間內(nèi)把信息傳遞到接收者手里，確保信息的時(shí)效性。 (4)保密 信息傳遞 的范圍都是一定的，需要傳到什么地方、什么范圍的，只能傳到這一地方和這一范圍。機(jī)密信息，在傳遞過(guò)程中要按保密規(guī)定處理，嚴(yán)防失密。 四、信息的反饋 所謂反饋，就是由控制系統(tǒng)把信息輸送出去，又把其作用結(jié)果返送回來(lái)，并對(duì)信息的再輸入發(fā)生影響，起到控制作用，以達(dá)到預(yù)定的目的。反饋的本質(zhì)特征就是根據(jù)過(guò)去的操作情況去調(diào)整未來(lái)的行動(dòng)。掌握反饋信息是實(shí)行科學(xué)管理的重要方法。 反饋分為正反饋與負(fù)反饋。正反饋，使系統(tǒng)的輸入對(duì)輸出的影響增大，也就是說(shuō)返回的信息對(duì)決策者的組織指揮起肯 定或加強(qiáng)作用，使工作按既定的方向發(fā)展。負(fù)反饋，使系統(tǒng)的輸入對(duì)輸出的影響減小，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)中的偏差和謬誤，使系統(tǒng)偏離目標(biāo)的運(yùn)動(dòng)收斂，保證系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的目的?；蛘哒f(shuō)返回的信息對(duì)決策者的組織指揮起減弱、否定或部分否定的作用，改變或部分改變?cè)瓉?lái)的工作狀態(tài)，以期取得系統(tǒng)的最佳效益。無(wú)論是正反饋還是負(fù)反饋，都是對(duì)不斷變化的客觀實(shí)際的反映，因此，掌握反饋機(jī)制，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有效地進(jìn)行決策指揮是十分重要的。由于負(fù)反饋可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)謬誤和偏差，因此，在一定意義上來(lái)說(shuō)，它對(duì)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)具有更重要的意義。 信息的反饋，既在決策之末，又在決策之始。決策、執(zhí)行、反饋、再?zèng)Q策、再執(zhí)行、再反饋，構(gòu)成一個(gè)循環(huán)回路，每次反饋，都對(duì)決策進(jìn)行修正和調(diào)整，使管理不斷進(jìn)步和完善。因此，一個(gè)現(xiàn)代管理系統(tǒng)，能否有效地進(jìn)行指揮，不僅取決于控制系統(tǒng)能否及時(shí)準(zhǔn)確地接收、處理、利用各種信息，而且還有賴(lài)于反饋系統(tǒng)具有靈敏、高效的信息反饋機(jī)制。只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理與變化著的客觀實(shí)際之間的矛盾的信息，并高效地進(jìn)行處理，才有可能轉(zhuǎn)化為指揮中心強(qiáng)有力的行動(dòng)，以修正原來(lái)的管理，使之更加符合實(shí)際情況。 信息反饋的渠道是多方面的。以個(gè)別面 談的形式，口頭反映問(wèn)題，匯報(bào)情況是信息反饋；通過(guò)召開(kāi)各種類(lèi)型的會(huì)議，搜集各方面的反映也是信息反饋；利用文件資料書(shū)面反映信息是信息反饋；開(kāi)展調(diào)查研究，獲取情況也同樣是信息的反饋。但現(xiàn)代管理中的信息反饋機(jī)制則主要依靠信息網(wǎng)絡(luò)，一個(gè)完整統(tǒng)一、精干合理的信息網(wǎng)絡(luò)，是信息反饋的最有效、最可靠的渠道，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)循環(huán)往復(fù)地進(jìn)行信息反饋，領(lǐng)導(dǎo)者可以源源不斷地獲得反饋信息?？梢哉f(shuō)，沒(méi)有一個(gè)縱橫交錯(cuò)、四通八達(dá)的信息反饋網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)決策和有效管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 五、信息工作加強(qiáng)的方法 信息系統(tǒng) 建立健全信息系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)辦公部門(mén)自身的信息機(jī)構(gòu)，有了專(zhuān)門(mén)的工作機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起收集、加工、傳遞信息和各種繁重任務(wù)。一般說(shuō)來(lái)，信息機(jī)構(gòu)應(yīng)與辦公部門(mén)相統(tǒng)一，因?yàn)樾畔⒐ぷ髋c辦公部門(mén)的其他工作，都是作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”、“助手”，圍繞政府的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。 加強(qiáng)信息工作系統(tǒng)的另一方面是建立廣泛而有效的信息網(wǎng)絡(luò)。辦公部門(mén)設(shè)置了信息工作機(jī)構(gòu)，并不等于說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)就可以由此獲得全面、完整、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，還必須溝通縱向橫向信息渠道，把眾多的各級(jí)信息機(jī)構(gòu)連接起來(lái)，建成一個(gè)上通下達(dá)、縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)狀信息系統(tǒng)，才 能保證信息工作的正常運(yùn)行。 及時(shí)獲取信息和有效利用信息，不僅需要有相應(yīng)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和健全的信息網(wǎng)絡(luò)，而且還必須建設(shè)一支素質(zhì)較高的工作隊(duì)伍。 (1)選拔信息工作人員必須考慮人員的基本素質(zhì) 信息人員應(yīng)該懂得一定的信息基礎(chǔ)理論，掌握處理信息的基本技能。另外，信息人員還必須具備科學(xué)的思維方法、嚴(yán)肅的科學(xué)態(tài)度以及實(shí)事求是的作風(fēng)，才能適應(yīng)信息工作的需要。 (2)建謳信息隊(duì)伍要注意群體結(jié)構(gòu)合理化 要根據(jù)實(shí)際需要選擇不同的專(zhuān)業(yè)人員。人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)應(yīng)該多樣化，初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)知識(shí)水平的人 ，以及老、中、青人員按一定比例構(gòu)成，盡可能達(dá)到最佳組合，發(fā)揮最優(yōu)作用。 (3)要抓好信息人員的培養(yǎng)不提高工作 為了適應(yīng)開(kāi)展信息工作的需要，除了在選配人員時(shí)要注重素質(zhì)外，還應(yīng)在工作實(shí)踐中繼續(xù)加以培養(yǎng)提高。一是有計(jì)劃地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)方法是：舉辦短期訓(xùn)練班，干什么學(xué)什么，缺什么補(bǔ)什么；舉辦專(zhuān)題講座，傳授重點(diǎn)業(yè)務(wù)知識(shí)；派出去進(jìn)修深造，系統(tǒng)學(xué)習(xí)有關(guān)專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)。二是定期召開(kāi)專(zhuān)題研討會(huì)，深化理論認(rèn)識(shí)，提高實(shí)踐水平。三是定期召開(kāi)信息工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，互相促進(jìn)，共同提高。四是在實(shí)踐中加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高工作能力。信息網(wǎng) 絡(luò)中心的人員要經(jīng)常深入分支系統(tǒng)，進(jìn)行具體地幫助指導(dǎo)。下級(jí)信息機(jī)構(gòu)也可以派信息工作人員到上級(jí)信息機(jī)構(gòu)工作一段時(shí)間，以干代學(xué)，在實(shí)踐中提高。 還可以編輯書(shū)刊業(yè)務(wù)指導(dǎo)讀物，介紹業(yè)務(wù)知識(shí)，轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)政策性文件，