【正文】 將舊的考勤制度迚行更新。首先，可以借用部門與欄上有一塊空間謳立 “部門人員常用信息查詢”系統(tǒng)，下面的工作就是往這喪信息系統(tǒng)里放信息了。 信息收集是信息管理知識(shí)鏈的第一步，是基礎(chǔ)，也是最重要的。 管 理 工 具 2 基本信息收集工作流程 基本信息收集工作主要包含以下三喪方面：部門及人員基本信息收集、基本觃章制度、常用電子流 /數(shù)據(jù)庫(kù)的基本情況了覽。信息管理人員在收集過(guò)程丨必須保證信息的真實(shí)性和可靠性，在加工過(guò)程丨必須防止和減少各種干擾，保證信息 丌失真。秘書人員在解決矛盾、處理問(wèn)題的協(xié)調(diào)工作中，要有意識(shí)地認(rèn)真地從正、反兩方面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。協(xié)調(diào)程序體現(xiàn)協(xié)調(diào)工作的科學(xué)性與規(guī)律性，掌握它有利于熟悉協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，提高協(xié)調(diào)效率，達(dá)到協(xié)調(diào)目標(biāo)。其他如日常的辦文、辦事、辦會(huì)需要信息，聯(lián)系上下左右有關(guān)各方也需要信息。要防止矛盾的繼續(xù)激化，不要等撞了車、卡了殼才去解決。 ③信函會(huì)簽 對(duì)涉及范圍廣，又不急于下發(fā)的公文，采用信函會(huì)簽，可以把初稿打印若干份，附上要求，寄送有關(guān)部門征求意見，這樣，文件下達(dá)后，有助于按文執(zhí)行，效果良好。系統(tǒng)具有層次性，主系統(tǒng)可以包括若干分系統(tǒng)。一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)組織 (包括辦公部門 )，不要越級(jí)處理下級(jí)職權(quán)范圍內(nèi)的問(wèn)題，同樣，下級(jí)組織 (包括辦公部門 )，也不要把自己職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的問(wèn)題交給上級(jí)組織。秘書人員要處理這樣的問(wèn)題，必須堅(jiān)持觀念領(lǐng)先的原則。秘書人員在協(xié)調(diào)這類矛盾時(shí)，必須堅(jiān) 持局部服從全局的原則。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問(wèn)題的前提和基礎(chǔ)。辦公部門應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，根據(jù)工作的主要目標(biāo)，考慮工作的輕重緩急，具體安排工作項(xiàng)目、工作步驟與活動(dòng)日程等，使各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)緊扣，密切配合，不使一環(huán)失靈影響全盤工作。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)人各自分管業(yè)務(wù)工作的局限性和認(rèn)識(shí)上的差異，往往同一問(wèn)題會(huì)產(chǎn)生不同的看法。 辦公部門按所涉及到的關(guān)系來(lái)看，有四個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作： (1)上下關(guān)系的協(xié)調(diào) 上下關(guān)系的協(xié)調(diào) ,即上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級(jí)所屬單位與本單位的關(guān)系協(xié)調(diào)。其中前四種，領(lǐng)導(dǎo)主要依靠各有關(guān)部門或?qū)I(yè)人員去具體進(jìn)行，辦公部門只是處于配合有關(guān)部門的地位，發(fā)揮著參謀與助手的作用。在辦公部門的輔助和配合下，使?jié)撃艿靡猿浞值丶泻桶l(fā)揮，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)能夠真正起到領(lǐng)導(dǎo)功能的作用。這個(gè)協(xié)調(diào)的過(guò)程就是協(xié)調(diào)工作。一個(gè)單獨(dú)的提琴手是自己指揮自己，一個(gè)樂(lè)隊(duì)就需要一個(gè)樂(lè)隊(duì)指揮。 (2)信息報(bào)送制度 規(guī)定網(wǎng)絡(luò)單位定時(shí)報(bào)送信息。二是定期召開專題研討會(huì)，深化理論認(rèn)識(shí)，提高實(shí)踐水平。 及時(shí)獲取信息和有效利用信息，不僅需要有相應(yīng)的專門機(jī)構(gòu)和健全的信息網(wǎng)絡(luò)，而且還必須建設(shè)一支素質(zhì)較高的工作隊(duì)伍。 信息反饋的渠道是多方面的。負(fù)反饋，使系統(tǒng)的輸入對(duì)輸出的影響減小，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)中的偏差和謬誤，使系統(tǒng)偏離目標(biāo)的運(yùn)動(dòng)收斂，保證系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的目的。 (3)迅速 傳遞信息必須迅速，要采用先進(jìn)傳遞工具，在最短的時(shí)間內(nèi)把信息傳遞到接收者手里，確保信息的時(shí)效性。而且這種書面的信息資料可以遠(yuǎn)距離多次傳遞，傳遞過(guò)程中不會(huì)變形，可以避免失真。 信息的傳遞方式，總體是兩類。 (5)內(nèi)容準(zhǔn)確 信息的事實(shí)敘述必須清楚明白，每一細(xì)節(jié)、數(shù)字、地點(diǎn)、時(shí)間等都應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)，準(zhǔn)確無(wú)誤，不能模棱兩可，含含糊糊。導(dǎo)語(yǔ)應(yīng)鮮明、簡(jiǎn)練。在一般情況下，一篇信息資料只能有一個(gè)主題，表達(dá)一個(gè)中心思想，論述一個(gè)觀點(diǎn)。綜合分析就是對(duì)已經(jīng)搜集到和經(jīng)過(guò)初步整理的信息資料，進(jìn)行由此及彼、由表及里的分析推導(dǎo)、濃縮綜合，使之條理 化、系統(tǒng)化，成為能夠準(zhǔn)確揭示和反映事物內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律的資料。 信息的選樣判斷，就是對(duì)原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、修訂的過(guò)程。 (4)保持信息的系統(tǒng)性 在搜集信息時(shí)，對(duì)某一事物的系列動(dòng)態(tài)和變化特征，必須進(jìn)行系統(tǒng)搜集，并使信息的傳播具有銜接性和連續(xù)性，只有這樣，才能發(fā)揮信息的潛在功能。 (6)購(gòu)置法 就是向信息服務(wù)單位或個(gè)人有償?shù)厮魅∷枰男畔?。就是人們直接用感覺器官或借助于其他工具來(lái)認(rèn)識(shí)客觀事物的過(guò)程。 就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們收集信息的內(nèi)容如下： (1)黨中央、國(guó)務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。 (3)向同級(jí)部門収出的函電等 為了加強(qiáng)與同級(jí)部門的聯(lián)絡(luò)，辦公室常常需要向有關(guān)部門發(fā)出信函，用來(lái)通報(bào)情況或解決問(wèn)題，辦公室也常常通過(guò)電話和傳真等方式，與同級(jí)機(jī)構(gòu)保持密切的聯(lián)系，以保證工作的順利進(jìn)行。 (1)切實(shí)保證收文制度的有序迚行 辦公室的收文程序包括簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等內(nèi)容；圍繞著這一過(guò)程，應(yīng)建立起各種有效的文件管理制度，主要包括文件的制作和監(jiān)督制度；文件的登記制度；文件的清退制度；文件的存放保管制度 以及文件的保密制度等。但其缺點(diǎn)也非常明顯，就是溝通渠道過(guò)于雜亂，導(dǎo)致信息流失與信息失真嚴(yán)重，結(jié)果反而會(huì)影響信息的管理。處于溝通中心的人可以和任何其他溝通點(diǎn)聯(lián)系；而其他各點(diǎn)則只能與溝通中心發(fā)生聯(lián)系，彼此間無(wú)相互的溝通渠道?？梢?，辦公室工作天天就是在和信息打交道。 (3)溝通渠道 溝通渠道就是聯(lián)接不同溝通主體的中間環(huán)節(jié)或傳遞媒介。 (4)共享性 信息資源與其他物質(zhì)資源不同，物質(zhì)資源在使用時(shí)具有一次性的特點(diǎn)，信息則不然。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。平時(shí)我們常說(shuō)到的語(yǔ)言、文字、圖形和符號(hào)本身也不是信息，它們只是信息的載體而己。 (1)信息溝通的涵丿 所謂信息溝通，就是指各種可理解的信息在兩個(gè)或兩個(gè)以上的人群中傳遞或交換的過(guò)程。由于溝通主要是傳遞和交流信息，所以任何媒介只要能擔(dān)負(fù)此項(xiàng) 功能，無(wú)論其形式如何都可構(gòu)成溝通渠道。 如言談中的“弦外之音”，談話時(shí)的表情、手勢(shì)、動(dòng)作、語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)等，這類信息?？扛叨鹊恼Z(yǔ)言技巧和談話藝術(shù)來(lái)間接表現(xiàn)，目的是給接收者以暗示。但其也有不利之處，即容易由信息壟斷而導(dǎo)致辦公室領(lǐng)導(dǎo)者的行政專斷，不利于辦公室工作人員主動(dòng)性和積極性的發(fā)揮。 第二節(jié) 信息溝通的輸入與輸出管理 一、信息的輸入管理 (1)上級(jí)部門下収 的正弅文件 這類正式文件的種類十分復(fù)雜，包括上級(jí)機(jī)構(gòu)正式下發(fā)的各種文件；中央和地方各級(jí)行政機(jī)構(gòu)正式發(fā)布的命令、指示、決定、決議、通告、布告、公告、通知、通報(bào)以及有關(guān)部門頒布的法令、規(guī)章、規(guī)則、規(guī)定、條例、章程等等。常用的收集原始信息的方法有常規(guī)性開發(fā)和創(chuàng)造性開發(fā)兩種，具體來(lái)說(shuō)包括專業(yè)實(shí)踐、有償征集、定點(diǎn)收集、采訪閱讀、信息追蹤、解剖分析、捕捉機(jī)遇、推理加工等等。辦公室的發(fā)文工作要求做到：擬稿時(shí)根據(jù)實(shí)事求是的精神如實(shí)匯報(bào)，制止虛報(bào)瞞報(bào)的錯(cuò)誤發(fā)生；擬好的文稿應(yīng)通過(guò)嚴(yán)格的領(lǐng)導(dǎo)審批程序，杜絕不負(fù)責(zé)任的亂發(fā)文現(xiàn)象；文稿的繕印和校對(duì)工作力求清晰準(zhǔn)確、精益求精；文稿的封發(fā)工作要求耐心細(xì)致，避免遺漏。 (4)本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推行工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾（包括用戶）的反映、意見、建議、要求等。運(yùn)用閱讀法要善于從現(xiàn)成的材料中發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、新政策、新動(dòng)向、新經(jīng)驗(yàn)和新知識(shí)，注意把握信息的價(jià)值所在，不可一覽而過(guò)，不求甚解。 (2)保證信息的真實(shí)性 在搜集信息的過(guò)程中，要尊重事物本質(zhì)特征的客觀性和反映事物的真實(shí)性。 （ 5）注意信息 的全面性 在搜集信息時(shí)，既要盡可能拓寬開發(fā)領(lǐng)域，從整體上對(duì)事物進(jìn)行全面了解，也要深入挖掘事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)的各種相關(guān)的制約因素。對(duì)一些比較新鮮或有爭(zhēng)議的問(wèn)題，更應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地分析它的性質(zhì)，以確定對(duì)這一原始信息資料是持肯定態(tài)度還是持否定態(tài)度。開展分析預(yù)測(cè)，做好前期工作至關(guān)重要，事先必須掌握充足的數(shù)據(jù)和資料，針對(duì)不同對(duì)象確定合適的預(yù)測(cè)方法。 (2)標(biāo)題鮮明 標(biāo)題是信息內(nèi)容的概括。一般情況下，信息資料的開頭不加導(dǎo)語(yǔ)，要開門見山，落筆入題；上下之間的連接、轉(zhuǎn)換要簡(jiǎn)潔、精煉，過(guò)渡自然；結(jié)尾要簡(jiǎn)短而質(zhì)樸，意盡而言止。這在信息網(wǎng)的縱向渠道中，是最常用的信息傳遞方式。口頭傳遞信息的好處是，可以不受任何限制，不需要筆墨紙張，能直接進(jìn)行交談，傳遞的速度較快。 工具 信息傳遞的工具很多，目前最常用的有：郵政和交通、電話、電報(bào)、傳真、廣播電視以及衛(wèi)星通訊等等。 四、信息的反饋 所謂反饋，就是由控制系統(tǒng)把信息輸送出去，又把其作用結(jié)果返送回來(lái)，并對(duì)信息的再輸入發(fā)生影響，起到控制作用，以達(dá)到預(yù)定的目的。由于負(fù)反饋可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)謬誤和偏差，因此，在一定意義上來(lái)說(shuō)，它對(duì)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)具有更重要的意義?？梢哉f(shuō)，沒有一個(gè)縱橫交錯(cuò)、四通八達(dá)的信息反饋網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)決策和有效管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 (2)建謳信息隊(duì)伍要注意群體結(jié)構(gòu)合理化 要根據(jù)實(shí)際需要選擇不同的專業(yè)人員。信息網(wǎng) 絡(luò)中心的人員要經(jīng)常深入分支系統(tǒng)，進(jìn)行具體地幫助指導(dǎo)。 (4)考核評(píng)比制度 信息網(wǎng)絡(luò)中心定期公布各聯(lián)絡(luò)點(diǎn)提供信息的數(shù)量、質(zhì)量和刊用情況。仿佛指揮樂(lè)隊(duì)演奏一樣，使眾多的不同樂(lè)器按統(tǒng)一指揮和樂(lè)章互相協(xié)調(diào)地配合，演奏出動(dòng)聽的樂(lè)章，而不是各自為政，互相干擾，發(fā)出噪音。是貫通上下 的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞神經(jīng)，也是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的參謀部與指揮部，這就決定辦公部門起著非常重要的協(xié)調(diào)作用。 ，能使每個(gè)成員各行其權(quán)，各盡其責(zé)，忠于職守，把各個(gè)方面的力量組成一個(gè)和諧統(tǒng)一的合力，使整個(gè)工作井然有序，同步運(yùn)轉(zhuǎn)，真正起到調(diào)節(jié)功能的作用。但是，必須明確辦公部門不是決策機(jī)構(gòu)，不能“越俎代庖”，不能越權(quán)，這是應(yīng)該特別注意的。 (2)左右關(guān)系的協(xié)調(diào) 左右關(guān)系的協(xié)調(diào)包括兩個(gè)內(nèi)容，一是協(xié)調(diào)本單位各部門之間的關(guān)系；二是協(xié)調(diào)本單位與有關(guān)單位的關(guān)系。 (4)人際關(guān)系的協(xié)調(diào) 辦公部門要針對(duì)不同對(duì)象，采用靈活多樣的協(xié)調(diào)方法，力求具備“以不變應(yīng)萬(wàn)變”的本領(lǐng)，學(xué)會(huì)和掌握協(xié)調(diào)人際關(guān)系的藝術(shù)。如果幾處會(huì)議同時(shí)邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人參加，辦公部門可根據(jù)實(shí)際情況，作出協(xié)調(diào)安排，哪個(gè)會(huì)該去 (如匯報(bào)部門工作等 )；哪個(gè)會(huì)不 該去 (如邀請(qǐng)者是出于禮節(jié) )；哪個(gè)會(huì)可派他人去等等。然后，在此基礎(chǔ)上向領(lǐng)導(dǎo)提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)決定，進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，盡量做到合情合理，各方滿意。不如此，全局得不到應(yīng)有的發(fā)展，必然使局部的發(fā)展受到嚴(yán)重制約，局部的發(fā)展既不能持久，又難以得到良好的效益。這是秘書人員對(duì)協(xié)商對(duì)象的態(tài)度問(wèn)題，也是影響協(xié)調(diào)效果的一個(gè)原則問(wèn)題。 五、協(xié)調(diào)工作的方法 在 明確了辦公部門協(xié)調(diào)工作的范圍、分類和原則后，就需要進(jìn)一步探討協(xié)調(diào)的方法。 (3)綜合治理法 辦公部門針對(duì)某一問(wèn)題，秉承領(lǐng)導(dǎo)旨意，而組織有關(guān)部門，并按部門的職能與職責(zé)，分工合作，共同配合解決這一問(wèn)題，就是綜合治理的方法。 ①冷處理法 冷處理法，就是遇到激烈的矛盾沖突時(shí)，先緩和緊張氣氛，然后再作處理。 (3)信息交流法 信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。 (4)心理協(xié)調(diào) 法 心理協(xié)調(diào)法是把管理心理學(xué)引入?yún)f(xié)調(diào)工作的新課題之一。 這個(gè)階段應(yīng)注意督 促檢查與監(jiān)督控制兩個(gè)環(huán)節(jié)。這樣，就可以減少類似矛盾的再度發(fā)生，使協(xié)調(diào)工作出現(xiàn)新局面，推動(dòng)整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在收集階殌，信息必須完整，在加工階殌，必須根據(jù)管理的需要迚行分類整理，便亍傳輸、利用。 表 221 部門基本信息登記表 表 222 部門基本資源分布表 表 223 部門人員辦公信息登記表 表 224 部門人員基本信息登記表 二、基本的觃章制度 基本觃章制度主要包拪《公司員工行為準(zhǔn)則》、《公司基本法》、《保密制度》等。 紙件信息的留底工作很重要，需挄一定的原則迚行分類，分類要清晰，方便自己和他人查找。最好在彔入這些信息時(shí)能加入秓書自己的總結(jié)使員工更易了覽。 文件夾里的各類紙件留底存放麗了，有可能會(huì)叐潮，多次借閱后也會(huì)出現(xiàn)殘損，所以要定期整理紙件文檔，重要的紙件文檔要復(fù)印一仹，保留原件，傳閱時(shí)盡量傳閱復(fù)印件。工作丨哪些信息是屬亍保密的？通常的泄密渠道有哪些？如何防范？ 商業(yè)秓密，是挃丌為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采叏保密 措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。 秓書每天都在不電話打交道，很多外公司的人對(duì)本公司的訃識(shí)都是從你的一聲問(wèn)候“您好，”開始的，你的聲音就是公司的形象；對(duì)內(nèi)也是如此，良 好的電話禮仦會(huì)給溝通工作帶來(lái)事半功倍的敁果。 接到轉(zhuǎn)錯(cuò)的電話：丌要簡(jiǎn)單地說(shuō)轉(zhuǎn)錯(cuò)了而將電話掛斷，應(yīng)主勱幫對(duì)方查出準(zhǔn)確的號(hào)碼后再將電話轉(zhuǎn)過(guò)去或直接告知對(duì)方正確的號(hào)碼。 部門信息：部門人員通訊彔。 一般來(lái)說(shuō)，只需要通過(guò)制作“私人便箋”，把各類郵件模板存為草稿狀態(tài)，到需要時(shí)直接調(diào)出使用卲可。 信息匯總郵件的說(shuō)明： ①郵件主題為：信息匯總 +日期；如“信息匯總 0416”。 如：“ (緊急 )0302會(huì)議通知：智能測(cè)試部例會(huì)” ：“ (緊急重要程度 )提醒 :會(huì)議主題 /今天 +時(shí)間 /地點(diǎn)”。 ④“會(huì)議通知”需要謳回執(zhí) 表 2212 會(huì)議紈要模板 秓書収送“會(huì)議通知”時(shí)要求在郵逑選項(xiàng)丨謳置回執(zhí)，及時(shí)掌握不會(huì)人員情況。 ③會(huì)議紈要內(nèi)容挄要求粘貳在會(huì)議紈要模板后 若會(huì)議紈要丨有表格，需要將表格調(diào)整為“挄窗口調(diào)整表格大小”，并將字體調(diào)整為 12號(hào)宋體，使紈要內(nèi)容整齊美觀方便閱讀。如：“（緊急）統(tǒng)計(jì)確訃：各部門反饋攜物出門單權(quán)簽人名單”。