【正文】 個漏斗漏得越來越少。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達(dá)心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。4種團(tuán)隊決策法五、如何圓滿結(jié)束會議第五講 會議中的溝通與反饋技巧本講重點：一、會議中的溝通技巧 二、會議中的反饋技巧一、會議中的溝通技巧3種溝通圖畫216。u 注意：無論團(tuán)隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達(dá)成。 無異議決策u 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。u 注意：如果決策時間有限，或團(tuán)隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。 共識決策u 共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團(tuán)隊成員均有否決權(quán)。u 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。 少數(shù)服從多數(shù)決策u 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。u 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊成員接納并支持某項決策時。 權(quán)威決策u 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。德魯克決議法彼德語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進(jìn)度。控場也就成為一個主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。表31 會議準(zhǔn)備工作核對表序號內(nèi) 容序號內(nèi) 容1了解會議的目的2是否一定要開會3確定會議的形式4安排會議的議程5決定會議的時間6確定會議的主持人7決定會議的地點8研究會場如何布置9確定出席人數(shù)10安排出席者座位11是否準(zhǔn)備會議名簽12是否安排交通工具13是否安排參會者住宿14是否發(fā)出了會議通知15確定視聽教材16確定輔助教材17準(zhǔn)備會場周邊位置圖18是否要求參會者準(zhǔn)備資料19確定自己人的相關(guān)資料20是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：l 如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論；l 如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；l 5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。因為分派任務(wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。在大會上當(dāng)眾表揚“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。u 表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。n 會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。n 如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。不需要開會的情況：圖31 不需開會的“五個如果”n 如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。第三講 開會前的準(zhǔn)備工作本講重點：一、如何判斷是否需要開會 二、會議準(zhǔn)備的作用和方法 三、會議準(zhǔn)備的內(nèi)容 四、主持人如何做會前準(zhǔn)備“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。216。216。216。216。216。216。216。216。216。會議規(guī)范主要包括以下條款：216。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。u 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。u 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。會議時間安排的規(guī)范n 上午89點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。三、高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預(yù)防性管理。二、如何進(jìn)行預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（2）地點安排得不妥當(dāng)會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。這3種原因是：主持人的技能、