【正文】 什么是習(xí)慣 作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題。 注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。 會(huì)議成功只有用結(jié)果來衡量。 會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。 注意力集中在政策和行動(dòng)上,別讓意外事件讓你陷入困境。 經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會(huì)議的方向。準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。216。216。216。四、怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量：216。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語的意思。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會(huì)你的真意。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實(shí)這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。三、自我評定u 以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。二、作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)作為一名會(huì)議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。第十講 會(huì)后跟進(jìn)本講重點(diǎn)：一、作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) 二、作為主持人的會(huì)后跟進(jìn) 三、自我評定 四、怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量 五、關(guān)于習(xí)慣一、作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)人們會(huì)以時(shí)間緊，任務(wù)急為借口，會(huì)后不再考慮開會(huì)過程中的各種情形，對于那些認(rèn)為與自己無關(guān)的會(huì)議則更是如此。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬?，而主要是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。對于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。n 將會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)者。 通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。 工作分派情形及完成日期記錄無誤。 使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，說出會(huì)議達(dá)成了什么一致。 標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單列在會(huì)議記錄起頭處。n 會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。252。252。n 會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確：252。252。252。n 會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面：252。n 會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。二、對會(huì)議記錄的10大建議對會(huì)議記錄的十大建議：n 重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。216。216。216。 記憶力特別強(qiáng)。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。 知識面廣。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。216。 反應(yīng)快。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。誰能勝任會(huì)議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。簡單來說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對主持人做出提醒。 觀察預(yù)防功能。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。216。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。216。 會(huì)議記錄者特別重要。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。216。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。216。 回避型。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。216。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。 暴力型。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。 帶入別人216。 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力216。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。216。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語的人。“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。排除是指拒絕某些參會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請某些參會(huì)者發(fā)言。216。 總結(jié)。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。 測試?yán)斫馇闆r?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將參會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達(dá)成一致。 建立。參會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對參會(huì)者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是 .......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。參會(huì)者面對主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解參會(huì)者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”216。216。 展示?！皟A聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話，這些語言會(huì)激勵(lì)對方越說越多，因?yàn)樗麜?huì)覺得自己是被傾聽的。n 其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。批評三步曲：首先表揚(yáng)特定的成就、指出做得不好的地方、以肯定和支持來結(jié)束。u 建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。二、會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型u 正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。在溝通前，有充分的準(zhǔn)備工作。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。216。 溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這