高效會議管理技巧講義(參考版)
2025-06-29 14:09本頁面
【正文】 通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵?！?結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議?！?進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程?！羲信c會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任?！羲信c會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時(shí)間。2．會議規(guī)范本身這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。1．會議時(shí)間安排的規(guī)范◆上午89點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。會議規(guī)范包含3個(gè)部分：會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。高效會議具有8大特征。高效會議的八大特征（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙
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