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正文內(nèi)容

高效會(huì)議管理技巧講學(xué)(已改無錯(cuò)字)

2022-07-25 22:53:03 本頁面
  

【正文】 內(nèi)容:首先建議你學(xué)會(huì)傾聽別人的故事,進(jìn)而傾聽別人完整的故事,而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后,你才能換一個(gè)角度,站在他人的立場(chǎng)上,充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情,也才能幫助你做出正確的判斷,以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為,一定要充分重視。聽充分注意了傾聽的禮節(jié),就能夠很好的理解什么是傾聽。n 傾聽首先是一種管理技巧,這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。n 其次傾聽是一種忘我的方式,讓自我與他人在同一種話語背景中融合。傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌,你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|,要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音,例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎?”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話,這些語言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說越多,因?yàn)樗麜?huì)覺得自己是被傾聽的。此外,身體前傾也是傾聽的有效技巧,這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式,同時(shí)還可以保證你不走神,你的身體前傾時(shí),會(huì)給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié),當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū),一定要格外注意?!皟A聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧,那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài),同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí),這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受,又能與別人融洽溝通的情境中,如此一來,身為主持人的你,當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。二、會(huì)議中的說話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說話技巧:216。 展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。216。 探詢。參會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見,這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解參會(huì)者的意見,例如:“后來呢?”“那結(jié)果怎么樣呢?”“那你到底什么意思呢?”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎?”216。 評(píng)論。參會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后,主持人將對(duì)參會(huì)者的回答作出評(píng)論,如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是 .......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。216。 建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣,是指主持人將參會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納,從低級(jí)到高級(jí),由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?!敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了,接著我們?cè)龠M(jìn)一步,第二個(gè)問題您怎么看?”“那我們?cè)偕钜徊?,你如何看待這個(gè)問題的成因呢?”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢?”216。 測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見,對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒聽明白,或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白,這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問話方式,來測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎?”或者說 “您剛才是說的這個(gè)意思,我理解對(duì)了嗎?”這就是測(cè)試的說話方式,用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。216。 總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后,就需要總結(jié),即把大家的意見集中,例如:“剛才大家討論非常好,我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。216。 排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些參會(huì)者繼續(xù)發(fā)言,引進(jìn)指邀請(qǐng)某些參會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕,或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí),要將其關(guān)在門外,即將其排除”?!芭懦钡木唧w方法是:“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了,那么您對(duì)下一個(gè)問題怎么看?”或是“你這個(gè)問題回答得非常好,您旁邊那位有什么見解呀?后邊那位有什么見解呀?”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果,其一是可以把你想排除的人排除出去,其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之,排除的是滔滔不絕的人,引進(jìn)的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧,這兩種技巧通常是連用的。216。 就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議,主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí),主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說:“好,這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了,那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用?”第七講 如何對(duì)待會(huì)議中意外情況本講重點(diǎn):一、“蟬”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 二、“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 三、“驢”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 四、“兔子”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 五、“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法一、“蟬”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法二、“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法三、“驢”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法四、“兔子”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法五、“螃蟹” 型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法對(duì)付“螃蟹”型發(fā)言者的辦法:216。 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力216。 重申會(huì)議規(guī)范216。 帶入別人216。 短暫沉默第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任本講重點(diǎn):一、主持人的守則與責(zé)任 二、參會(huì)者的守則與責(zé)任 三、主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議一、主持人的守則與責(zé)任具體的守則與責(zé)任主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)二、參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者10大守則參會(huì)者的責(zé)任表81 參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成三、主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議圖81 沖突的二維模式圖81是一個(gè)坐標(biāo)系,反映了面對(duì)沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷,橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí),個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人,也就是選擇決斷還是選擇合作。根據(jù)這個(gè)坐標(biāo),介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾,處理沖突,達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。216。 暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類,面對(duì)沖突的時(shí)候,處理人往往以個(gè)人意志為主,馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求,類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下,暴力型的處理者也是必不可少。216。 遷就型。遷就型就是一味地放棄自己的要求,一味地滿足對(duì)方的要求,遷就型又稱為適應(yīng)型。216。 回避型?;乇苄图炔粵Q斷,又不合作,而是回避矛盾。216。 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型,可以做到既滿足自己的需求,又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突,促使大家合作,共同解決沖突。216。 妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間,屬于“和事佬”。第九講 會(huì)議記錄本講重點(diǎn):一、記錄者功能和勝任條件 二、對(duì)會(huì)議記錄的10大建議 三、團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)一、記錄者功能和勝任條件會(huì)議記錄者主要有4種功能216。 會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人,他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。216。 會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
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