【正文】 會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。效率損失成本包括以下3種情況：第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案本講重點(diǎn)：一、會(huì)議效率不高的原因二、如何進(jìn)行預(yù)防性管理 三、高效效益的八大特征 四、會(huì)議規(guī)范一、會(huì)議效率不高的原因會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。 效率損失的費(fèi)用開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。 會(huì)議的時(shí)間成本216。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。 處理突發(fā)事件的會(huì)議216。 固定的部門(mén)會(huì)議216。表11 會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)● 團(tuán)體會(huì)議● 一對(duì)一會(huì)議● 面對(duì)面會(huì)議● 電話會(huì)議● 視頻會(huì)議● 固定的部門(mén)會(huì)議● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議● 宣布人事安排和政策的會(huì)議● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議● 集思廣益的會(huì)議四、會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。 鞏固經(jīng)理人地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。216。 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。 決策和資源共享利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 達(dá)成協(xié)議、解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。 監(jiān)督員工的工作進(jìn)度、協(xié)調(diào)工作矛盾許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。 資訊傳達(dá)通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些公司決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門(mén)的相關(guān)資訊。 開(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類(lèi)原本的溝通習(xí)慣。 會(huì)議是重要的群體溝通方式開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門(mén)的存在價(jià)值。 會(huì)議顯示組織或部門(mén)的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。高效會(huì)議管理技巧 主講：張曉彤第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀本講重點(diǎn)：一、會(huì)議的意義 二、會(huì)議的目的 三、會(huì)議的種類(lèi) 四、會(huì)議的頻率 五、會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。一、會(huì)議的意義216。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。216。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門(mén)，一個(gè)組織或部門(mén)不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。圖12 組織或部門(mén)與會(huì)議216。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅmail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。二、會(huì)議的目的216。216。216。216。圖13 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟216。216。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 激勵(lì)員工的士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。216。三、會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類(lèi)，每一種分類(lèi)都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類(lèi)都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。216。 全體會(huì)議216。 一對(duì)一會(huì)議五、會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。216。 直接的會(huì)議成本216。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下：l 公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。l 許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)。l 有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。表21 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（5）參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（7）目的和結(jié)果不明確開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。表22 預(yù)防性管理效率不高的原因預(yù)防性管理措施會(huì)議時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類(lèi)。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。高效會(huì)議具有8大特征。四、會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。n 上午910點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。n 上午1012點(diǎn)或下午13點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。n 下午35點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。固定的會(huì)議流程規(guī)范圖21 固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。一個(gè)中心