【正文】 遇【本講重點(diǎn)】與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚(yú)”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________同時(shí)，要熟悉傾聽(tīng)和說(shuō)話時(shí)經(jīng)常使用的一些話語(yǔ)，這樣有助于主持人工作的順利進(jìn)行。對(duì)聽(tīng)來(lái)說(shuō)，要掌握傾聽(tīng)的禮節(jié)、傾聽(tīng)的具體方法，要識(shí)別傾聽(tīng)的誤區(qū)?！颈局v總結(jié)】主持人的會(huì)議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是如何聽(tīng)；第二是如何說(shuō)。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會(huì)場(chǎng)，使會(huì)議盡在你的掌握之中。這個(gè)情景劇從反面說(shuō)明，如果主持人沒(méi)有談話技巧，對(duì)一個(gè)會(huì)議來(lái)說(shuō)是多大的災(zāi)難?！敖裉煜葎e討論這個(gè)問(wèn)題了，會(huì)議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會(huì)議，再開(kāi)一個(gè)吧，我覺(jué)得今天的會(huì)議沒(méi)結(jié)果?！痹u(píng)議：當(dāng)與會(huì)者1和與會(huì)者2爭(zhēng)吵了13句話之后，經(jīng)與會(huì)者3提醒，才說(shuō)了這一句?！痹u(píng)議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說(shuō)了這么一句簡(jiǎn)短無(wú)力的話。主持人語(yǔ)錄：開(kāi)場(chǎng)白——“我們今天的會(huì)議主要是討論一下新年晚會(huì)的問(wèn)題，一個(gè)是確定一下晚會(huì)舉行的地點(diǎn)、時(shí)間；第二個(gè)就是員工的節(jié)目；第三個(gè)就是抽獎(jiǎng)和禮品，大家有什么意見(jiàn)呢？”評(píng)議：只明確了會(huì)議議題，會(huì)議時(shí)間等因素只字未提。人物——主持人；與會(huì)者1；與會(huì)者2；與會(huì)者3；與會(huì)者4會(huì)議主題——關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會(huì)議特色——主持人說(shuō)話技巧太差，無(wú)法控制會(huì)場(chǎng)，致使會(huì)議完全失敗。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。這是兩種很好的說(shuō)話技巧，這兩種技巧通常是連用的。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所謂的“引進(jìn)”。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門(mén)外，即將其排除”?！襞懦c引進(jìn)?！艨偨Y(jié)。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見(jiàn)，對(duì)于這些反對(duì)意見(jiàn)作為主持人的你可能沒(méi)聽(tīng)明白，或者你認(rèn)為大家可能沒(méi)有聽(tīng)明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！艚?。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見(jiàn)，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢(xún)式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見(jiàn)，例如：“后來(lái)呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”◆評(píng)論。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。會(huì)議中的說(shuō)話技巧其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來(lái)，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。3．傾聽(tīng)的誤區(qū)傾聽(tīng)容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：傾聽(tīng)的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。另外還要發(fā)出一些傾聽(tīng)的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話，這些語(yǔ)言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說(shuō)越多，因?yàn)樗麜?huì)覺(jué)得自己是被傾聽(tīng)的?！魞A聽(tīng)首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。這次溝通以失敗告終。員工甲說(shuō)：差12000元。經(jīng)理乙說(shuō)：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢(qián)？員工甲說(shuō)：不好意思，我還差很多錢(qián)?！咀詸z】某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問(wèn)題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。傾聽(tīng)是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。1．傾聽(tīng)的禮節(jié)傾聽(tīng)的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽(tīng)別人的故事，進(jìn)而傾聽(tīng)別人完整的故事，而且最好能在聽(tīng)完別人完整的故事之后再發(fā)言。第6講 主持人的會(huì)議管理技巧溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。是□ 否□◆見(jiàn)參考答案51是□ 否□(4)為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。(1)你出生前我們就是這么做的!3．反饋時(shí)的特征4．如何接受反饋批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類(lèi)型造成溝通困難的因素如何建立信任只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說(shuō)卻沒(méi)說(shuō)出的內(nèi)容則占到80%～95%。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來(lái)越少。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。對(duì)溝通者來(lái)說(shuō)，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開(kāi)會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說(shuō)出來(lái)的只剩80%了。3種溝通圖畫(huà)會(huì)議中的溝通第5講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧希望你的每一次會(huì)議都碩果累累!需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法?！颈局v總結(jié)】會(huì)議的成功需要高明的策略?！粢?jiàn)參考答案41決議可通過(guò)簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策 C、允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)。 (2)權(quán)威決策 B、保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。4種團(tuán)隊(duì)決策法無(wú)異議決策常常難以做出。優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和和沖突最低。注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。4．無(wú)異議決策無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽(tīng)并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)和分享其見(jiàn)解，必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動(dòng)，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。3．共識(shí)決策共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。決議可通過(guò)簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。優(yōu)點(diǎn)：允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)?！九e例】團(tuán)隊(duì)成員投票接受一項(xiàng)新的工作程序。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。2．少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到影響。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。4種群體決策圖41 4種群體決策通過(guò)這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。德魯克決議法彼德比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說(shuō)話的人可以停止說(shuō)話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說(shuō)一下？”當(dāng)他說(shuō)到5分鐘的時(shí)候，你可以再說(shuō)：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說(shuō)的正是我們需要的。1．語(yǔ)言方式語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語(yǔ)言方式與非語(yǔ)言方式。掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要。第4講 成功會(huì)議的五種策略無(wú)論是簡(jiǎn)潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。【本講總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周?chē)沫h(huán)境（也包括你自身）可能帶來(lái)的機(jī)會(huì)或是威脅。1．主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單了解會(huì)議的目的確定會(huì)議的形式?jīng)Q定會(huì)議的時(shí)間決定會(huì)議的地點(diǎn)確定出席人數(shù)1是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽1是否安排與會(huì)者住宿1確定視聽(tīng)教材1準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開(kāi)會(huì)安排會(huì)議的議程確定會(huì)議的主持人研究會(huì)場(chǎng)如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會(huì)議通知1確定輔助教材1是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：◆如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過(guò)9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過(guò)充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書(shū)面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？◆當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門(mén)分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書(shū)面形式。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。因此，每月一定要召開(kāi)正式的會(huì)議，聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。2．必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”圖32 必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”◆“聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書(shū)面報(bào)告的方式取代?！魰?huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問(wèn)題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失?！羧绻闶俏ㄒ豢梢宰鰶Q策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。1．無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”圖31 不需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”◆如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法，即如果能夠通過(guò)一些看似原始的方法達(dá)到與開(kāi)會(huì)同樣的目的，就無(wú)需舉行會(huì)議，例如寫(xiě)紙條、打電話或發(fā)郵件等。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開(kāi)始之前就開(kāi)始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開(kāi)會(huì)的必要性?！皺C(jī)遇只偏愛(ài)那些有準(zhǔn)備的頭腦”?！颈局v重點(diǎn)】是否要開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作【心得體會(huì)】_________________________________