【正文】 準備是成功的一半，一定要做好會議的準備工作。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。不宜使用：當團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。如何圓滿結(jié)束會議等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。會議中的反饋技巧【本講總結(jié)】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言?！拔覀兪窃谥v今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來。第7講 如何對待會議中的意外情況會議內(nèi)容如下主持人說：今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時間局限在1小時之內(nèi)，我們要決定4項內(nèi)容，即晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內(nèi)容。評議：與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。主持人說：按照我們這個討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結(jié)束時大家做一個表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？與會者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個機會應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來一個什么獨唱呀，或者是請幾個比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動性強。第8講 主持人與參會者的守則與責任◆暴力型。在會議中難免會出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達成會議的最終結(jié)果?！粲^察預(yù)防功能?！咀詸z】會議中非常容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進入會議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會議決策的客觀性。◆總結(jié)能力強。會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。其實，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習慣。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會議時間，影響溝通效果。作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言,鼓勵沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點,刪除重復(fù)的話題。◆以自我評定單中的第9條為例如果主持人在發(fā)言中表達的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。第10講 會后跟進適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行。◆記憶力特別強。第三誤區(qū) 團體極化團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞?！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”。它反映了沖突發(fā)生時，個人的選擇情況。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對這些意外情況的對策。評議：主持人及時打斷了與會者1和與會者2的爭吵，避免了大會開成小會。與會者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點和抽獎這些都是次要的，既然是一個晚會，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個晚會質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。( )◆見參考答案71就說而言，主要應(yīng)學習8種說話技巧。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)，并且雙方為達成目標而不斷努力。1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”。保證大多數(shù)獲勝。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批評某些情節(jié)嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗?！?結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間?！咀詸z】請根據(jù)自身情況完成下列表格。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的?！魝鬟_資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。會議的意義2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。會議地點的布局讓人很有壓迫感□是 □否這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)?！羲信c會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？會議準備工作核對單這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行?！颈局v總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。員工甲說：差12000元。會議中的說話技巧具體是指當主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外，即將其排除”?！痹u議：當與會者1和與會者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。【本講重點】與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇下面請大家各抒己見。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時間、地點，我們不妨先按照這個順序討論，然后馬上討論這個禮品發(fā)放的問題，好嗎？評議：主持人要采取以下方式對付這樣的人：肯定他的貢獻或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請誰？與會者5——“螃蟹”：同意?！颈局v重點】主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。如何克服這種情況？為什么？__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案91使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點工作分派情形及完成日期記錄無誤。怎樣提高下次會議的質(zhì)量【本講總結(jié)】會后的跟進工作既可以說是一次會議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會議的準備工作，因此必不可少。注重結(jié)果，但更強調(diào)實施所有的決定。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________會議記錄者的責任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預(yù)防。會議記錄者在會議的過程中主要負責記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用?！敉讌f(xié)型。這個圖的縱坐標分為決斷和不決斷，橫坐標則是合作與不合作。【本講總結(jié)】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。( )(4)保持短暫的沉默可以對付在會議中打瞌睡的人。對聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要識別傾聽的誤區(qū)。人物——主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4會議主題——關(guān)于新年晚會地點、時間、節(jié)目和抽獎禮品的討論會議特色——主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認為大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當然也要做好相關(guān)的記錄。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標，并且有明確的時間約束。3種溝通圖畫 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策 C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。“機遇只偏愛那些有準備的頭腦”。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。【舉例】以會