【正文】 安排在周一或周五。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。表21 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”?！粼S多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。會議效率不高的原因及預(yù)防性管理A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次B、一對一會議 ②隨時C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要D、全體會議 ④至少每月一次◆見參考答案11開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的?！綮柟讨鞴艿匚唤?jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。◆開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中?！魝鬟_(dá)資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。圖12 組織或部門與會議會議的意義【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。1．會議是一個集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。會議的目的◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。表11 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類● 團(tuán)體會議● 一對一會議會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本?！颈局v總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。地 點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進(jìn)意見。會議地點的布局讓人很有壓迫感□是 □否高效會議具有8大特征。會議規(guī)范這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)?！羯衔?012點或下午13點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羲信c會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率?！颈局v重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通?！舢?dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。會議準(zhǔn)備工作核對單會議準(zhǔn)備工作核對單了解會議的目的確定會議的形式?jīng)Q定會議的時間決定會議的地點確定出席人數(shù)1是否準(zhǔn)備會議名簽1是否安排與會者住宿1確定視聽教材1準(zhǔn)備會場周邊位置圖1確定自己人的相關(guān)資料是否一定要開會安排會議的議程確定會議的主持人研究會場如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會議通知1確定輔助教材1是否要求與會者準(zhǔn)備資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論。1．主持人的4個準(zhǔn)備工作【本講總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。掌握議事進(jìn)度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要。1．語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進(jìn)度。德魯克決議法彼德4種群體決策圖41 4種群體決策缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。注意：如果決策時間有限，或團(tuán)隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。4．無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。無異議決策常常難以做出。 (2)權(quán)威決策 B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團(tuán)隊成員均有機會發(fā)表意見。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。【本講總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。希望你的每一次會議都碩果累累!會議中的溝通對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達(dá)心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型批評要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。(1)你出生前我們就是這么做的!是□ 否□(4)為了按時完成任務(wù)，我要你這樣做。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。第6講 主持人的會議管理技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容：首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言?！咀詸z】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。員工甲說：差12000元?！魞A聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：會議中的說話技巧與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”◆評論。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達(dá)的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！艨偨Y(jié)。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。主持人語錄：開場白——“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個是確定一下晚會舉行的地點、時間；第二個就是員工的節(jié)目；第三個就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”評議：只明確了會議議題，會議時間等因素只字未提?！痹u議：當(dāng)與會者1和與會者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。這個情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對一個會議來說是多大的災(zāi)難?！颈局v總結(jié)】主持人的會議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個方面：第一是如何聽；第二是如何說。同時，要熟悉傾聽和說話時經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進(jìn)行?！颈局v重點】與“Cicada蟬”相遇與“