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正文內(nèi)容

高效會(huì)議管理技巧詳解(編輯修改稿)

2024-07-24 17:23 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 生高質(zhì)量決議。缺點(diǎn):達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間,并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽(tīng)并理解他人觀點(diǎn);為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)和分享其見(jiàn)解,必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。4.無(wú)異議決策無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要,要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí),團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。注意:無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn),無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。【舉例】一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后,呈遞一份無(wú)異議裁決書(shū)。優(yōu)點(diǎn):確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的,并公開(kāi)支持它;意見(jiàn)不和和沖突最低。缺點(diǎn):因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍,達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無(wú)異議決策常常難以做出。4種團(tuán)隊(duì)決策法【自檢】請(qǐng)你完成以下連線題: (1)無(wú)異議決策 A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的,并公開(kāi)支持它;意見(jiàn)不和及沖突最低。 (2)權(quán)威決策 B、保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論,每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮,從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策 C、允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過(guò)簡(jiǎn)單唱票,相對(duì)迅速和高效做出。(4)共識(shí)決策 D、決策迅速高效;在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用;在權(quán)力界限明顯的地方最有效?!粢?jiàn)參考答案41如何圓滿結(jié)束會(huì)議【本講總結(jié)】會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開(kāi)始直至?xí)h的結(jié)束,每一步都需要掌握得恰到好處,只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬(wàn)無(wú)一失。需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一,一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。希望你的每一次會(huì)議都碩果累累!【心得體會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第5講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧【本講重點(diǎn)】會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的溝通3種溝通圖畫(huà)1.溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì),因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥薄?duì)溝通者來(lái)說(shuō),是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西,當(dāng)你在眾人面前、在開(kāi)會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)心里100%的東西時(shí),這些東西已經(jīng)漏掉了20%,你說(shuō)出來(lái)的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí),由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系,只存活了60%。實(shí)際上,真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí),已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗,它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而,這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周?chē)?,真的非??膳隆K?,一定要掌握一些溝通技巧,?zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來(lái)越少。2.溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖52所示,在三角形的底端, “自己”和“對(duì)方”在兩邊說(shuō)話,你談你的事兒,我談我的事兒,這種溝通只是在對(duì)話,是不會(huì)成功的;只有在金三角的頂端,只有開(kāi)會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式,使談話雙方都站在對(duì)方的角度上,設(shè)身處地的為對(duì)方考慮,才能真正體會(huì)彼此的意思,也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通,所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3.溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí),談的是同一個(gè)話題,但是大家說(shuō)出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分,而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%~20%,隱含在水面以下的冰山體積,即對(duì)方真正想說(shuō)卻沒(méi)說(shuō)出的內(nèi)容則占到80%~95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí),雙方都有明確的溝通目標(biāo),并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過(guò)程中,彼此積極主動(dòng),善于傾聽(tīng)對(duì)方,注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié),并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則,才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任會(huì)議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式2.反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo),即一般意義上的表?yè)P(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征:具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少?!艚ㄔO(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo),即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式,既要達(dá)到反饋的目的,又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋:3.反饋時(shí)的特征4.如何接受反饋【自檢】請(qǐng)?jiān)谝韵旅枋鲂栽捳Z(yǔ)中選出正確的反饋:描述性話語(yǔ)是否正確(1)你出生前我們就是這么做的!是□ 否□(2)這就是最佳解決方法。是□ 否□(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法,你還有什么更好的建議?是□ 否□(4)為了按時(shí)完成任務(wù),我要你這樣做。是□ 否□◆見(jiàn)參考答案51【本講總結(jié)】高效的會(huì)議離不開(kāi)良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。所以,要深刻理解溝通的特征,溝通會(huì)遇到的障礙,也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表?yè)P(yáng)和批評(píng),如何理性的接受反饋,這樣才能有效提高會(huì)議的效率?!拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 主持人的會(huì)議管理技巧【本講重點(diǎn)】?jī)A聽(tīng)的技巧實(shí)際的說(shuō)話技巧傾聽(tīng)的技巧1.傾聽(tīng)的禮節(jié)傾聽(tīng)的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容:首先建議你學(xué)會(huì)傾聽(tīng)別人的故事,進(jìn)而傾聽(tīng)別人完整的故事,而且最好能在聽(tīng)完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽(tīng)完別人完整的故事之后,你才能換一個(gè)角度,站在他人的立場(chǎng)上,充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情,也才能幫助你做出正確的判斷,以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽(tīng)是有一定禮節(jié)的行為,一定要充分重視。【自檢】某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問(wèn)題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。談話內(nèi)容如下:?jiǎn)T工甲說(shuō):我想貸款買(mǎi)房,但是首付不夠,所以很煩惱。經(jīng)理乙說(shuō):別太著急,大家可以幫你湊足首付,你還差多少錢(qián)?員工甲說(shuō):不好意思,我還差很多錢(qián)。經(jīng)理乙說(shuō):沒(méi)關(guān)系的,你說(shuō)吧。員工甲說(shuō):差12000元。經(jīng)理乙說(shuō):啊......員工甲聽(tīng)到經(jīng)理乙的“啊......”之后,就此閉嘴不語(yǔ)。這次溝通以失敗告終。請(qǐng)你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤?在傾聽(tīng)中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問(wèn)題?@__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見(jiàn)參考答案61充分注意了傾聽(tīng)的禮節(jié),就能夠很好的理解什么是傾聽(tīng)。◆傾聽(tīng)首先是一種管理技巧,這種技巧能夠通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高?!羝浯蝺A聽(tīng)是一種忘我的方式,讓自我與他人在同一種話語(yǔ)背景中融合。2.傾聽(tīng)的具體方法傾聽(tīng)時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌,你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|,要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺(jué)。另外還要發(fā)出一些傾聽(tīng)的聲音,例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎?”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話,這些語(yǔ)言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說(shuō)越多,因?yàn)樗麜?huì)覺(jué)得自己是被傾聽(tīng)的。此外,身體前傾也是傾聽(tīng)的有效技巧,這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式,同時(shí)還可以保證你不走神,你的身體前傾時(shí),會(huì)給被傾聽(tīng)者其很受尊重的印象。傾聽(tīng)的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié),當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3.傾聽(tīng)的誤區(qū)傾聽(tīng)容易陷入以下誤區(qū),一定要格外注意:4.“傾聽(tīng)”小總結(jié)如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽(tīng)的技巧,那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽(tīng)狀態(tài),同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽(tīng)。其實(shí),這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受,又能與別人融洽溝通的情境中,如此一來(lái),身為主持人的你,當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。會(huì)議中的說(shuō)話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說(shuō)話技巧:◆展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家?!籼皆儭Ec會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見(jiàn),這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見(jiàn),例如:“后來(lái)呢?”“那結(jié)果怎么樣呢?”“那你到底什么意思呢?”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎?”◆評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問(wèn)話之后,主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論,如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問(wèn)題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。◆建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說(shuō)話技巧。“建立”就像搭積木一樣,是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納,從低級(jí)到高級(jí),由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致。“建立”經(jīng)常使用的問(wèn)話是“我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了,接著我們?cè)龠M(jìn)一步,第二個(gè)問(wèn)題您怎么看?”“那我們?cè)偕钜徊?,你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢?”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢?”◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見(jiàn),對(duì)于這些反對(duì)意見(jiàn)作為主持人的你可能沒(méi)聽(tīng)明白,或者你認(rèn)為大家可能沒(méi)有聽(tīng)明白,這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式,來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎?”或者說(shuō) “您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思,我理解對(duì)了嗎?”這就是測(cè)試的說(shuō)話方式,用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見(jiàn)的實(shí)際含義?!艨偨Y(jié)。在測(cè)試完理解情況之后,就需要總結(jié),即把大家的意見(jiàn)集中,例如:“剛才大家討論非常好,我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三……”?!襞懦c引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言,引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕,或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí),要將其關(guān)在門(mén)外,即將其排除”。“排除”的具體方法是:“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了,那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)題怎么看?”或是“你這個(gè)問(wèn)題回答得非常好,您旁邊那位有什么見(jiàn)解呀?后邊那位有什么見(jiàn)解呀?”用這種問(wèn)話可以達(dá)到一舉兩得的效果,其一是可以把你想排除的人排除出去,其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之,排除的是滔滔不絕的人,引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)話技巧,這兩種技巧通常是連用的?!艟统绦蛱岢鼋ㄗh。主持人就會(huì)議程序提出一些建議,主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí),主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō):“好,這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了,那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用?”。情景小案例人物——主持人;與會(huì)者1;與會(huì)者2;與會(huì)者3;與會(huì)者4會(huì)議主題——關(guān)于新年晚會(huì)地
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